Как правильно организовать документооборот в вашей компании

Деятельность компании любого рода и масштаба тесно связана с большим количеством оформляемых документов – от внутренних бланков до регламентированной отчетности в налоговую, страховые фонды и так далее. А чем крупнее предприятие, тем сильнее ощущается необходимость автоматизации учета всех документов, благодаря чему можно обеспечить полную достоверность (исключаются ошибки) и сохранности документации.

Применение программного обеспечения от компании 1С позволяет в целом упростить работу организации за счет простого обмена данными с типовыми продуктами, например: 1С: Управление торговлей 8, 1С: Бухгалтерия 8 и другими.

За счет универсального решения, внедрение 1С: Документооборот 8 становится в один ряд с приобретением продуктов для бухгалтерского и управленческого учета.

Какие задачи решает 1С: Документооборот 8?

Когда система 1С: Документооборот 8 устанавливается на компьютеры сотрудников так или иначе связанных с ведением бумажного документооборота, деятельность предприятия получает целый перечень преимуществ:

• ведение учета официальных документов с разделением по категориям – входящие, исходящие, организационно-распорядительные;
• единое хранилище с быстрым доступом и удобным поиском;
• коллективное пользование файлами с настраиваемым доступом и контролем всех вносимых изменений (с сохранением предыдущих копий);
• автоматизированное заполнение типовых бланков;
• контроль над исполнением поручений, несанкционированным доступом к базе;
• простая отправка документов и файлов посредством электронной почты.

При наличии таковой потребности электронный документооборот в 1С может вестись параллельно с бумажным (например, с сохранением архива первичной документации для проведения аудиторских проверок). В программе доступны настраиваемые отчеты, за счет которых легко проанализировать временные затраты в разрезе отдельных сотрудников, подразделений или периодов.

Преимуществом является и то, что электронный документооборот в 1С соответствует общепринятым стандартам ГОСТ в части унификации оформления документов, а также полностью поддерживает работу с соблюдением законов №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г., №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г.

Какую версию выбрать?

Программа 1С: Документооборот 8 во всех выпускаемых модификациях рассчитана на работу в локальной сети во многопользовательском режиме, что значительно упрощает ее одновременное использование различными подразделениями и сотрудниками. К продаже предлагаются три версии продукта:

• ПРОФ;
• КОРП;
• Документооборот государственного учреждения.

В корпоративной версии КОРП в отличие от ее более простого варианта ПРОФ имеется целый перечень дополнительных модулей. Например, поддержка штрихкодирования всех документов, доступ к документам через веб-браузер, автоматическая рассылка отчетов и множество иных функций.

Выбор той или иной версии программы 1С: Документооборот 8 зависит как от бюджета на процессы автоматизации бизнеса, так и от реальных потребностей предприятия. Число клиентских лицензий может быть практически любым, причем количество сотрудников, подключенных к базе легко менять за счет приобретения дополнительных ключей.