Как избежать ошибок при переносе данных из товарной накладной в программу «1С»

Товарная накладная – важный документ, ошибка в котором чревата серьезными последствиями. Поэтому при ее заполнении нужно быть предельно внимательным. Программное обеспечение «1С» помогает свести риск появления неточностей в документах к минимуму, однако возможное негативное влияние «человеческого фактора» и здесь исключать ни в коем случае нельзя, особенно при большом документообороте в крупной компании.

Рассмотрим, какие ошибки можно допустить при заполнении ТОРГ-12 и как их избежать.

Проверка входящих и исходящих бумажных накладных

Даты: необходимо проверить взаимосвязь документа с транспортной накладной либо с ТТН. Поскольку ТОРГ-12 составляется в день отгрузки товара или сразу же после нее, ее дату нельзя указывать предыдущими днями, иначе сделка может быть признана недействительной. Если же даты в накладной вообще не будет, налоговая служба может даже снять вычет.

Реквизиты: если данные компании, поставщика, грузополучателя или плательщика будут указаны неправильно, при действительном ИНН все же можно будет учесть расходы; однако различия с остальными документами вызовут вопросы у контролирующих органов.

ИНН: если в идентификационном номере налогоплательщика хоть одна цифра окажется неверной, у налоговой не получится определить поставщика продукции и ее покупателя, и она сможет снять с последнего расходы.

Подписи, их расшифровки и печати: если на бумаге не будет подписей или она будет подписана неуполномоченными для этого лицами, невозможно будет подтвердить расходы; если поставщик не поставил печать, нужно попросить его написать об этом в специальном письме.

Реквизиты связанных документов: в случае, если в договор или заказ на отгрузку или транспортную накладную закралась ошибка, следует ожидать запроса на пояснение из налоговой.

Ошибки в таблице: особенно важно верно внести в табличную часть формы цену и число товара, которые обязательно должны соответствовать информации, указанной в транспортной накладной и счете-фактуре. Иначе сделку аннулируют и снимут расходы.

Данные под таблицей: число мест и масса продукции обязательно должны соответствовать сведениям, внесенным в табличную часть ТОРГ-12. Иначе налоговая служба запросит пояснения.

Возможные ошибки во время переноса данных в программу «1С»

Допущенные в процессе внесения данных в приложение неточности могут отразиться на конечном финансовом результате, поэтому важно их избежать.

Даты: дата накладной может быть отличной от даты ее ввода.

Номера документов: нельзя путать указанный контрагентом номер накладной с номером, присвоенным ему базой.

Закладки: нужно стараться не заносить услуги на закладку товаров и наоборот; при заполнении услуг, поле склада заполнять не надо.

Счет-фактура: нужно проверить, какой именно счет-фактура (если он есть) связан с данной накладной; в счете-фактуре нужно проконтролировать номера и даты.

НДС: необходимо провести сравнение конечной суммы и убедиться в том, что она совпадает с указанной на бумаге, и в правильности выбранного способа расчета.

Как вносить ТОРГ-12 в «1С», не допуская ошибок

Для этого можно воспользоваться специальным программным обеспечением, автоматизирующим ввод данных с бумажных документов. Такие приложения способны распознавать данные в товарных накладных, счетах-фактурах и УПД с отсканированных документов и самостоятельно вносить их в конфигурацию «1С».

Для этого нужно выбрать папку, в которой находятся сканы, либо устройство, с которого они будут поступать. Во время обработки потребуется указать вид распознаваемого документа, а также тип используемой печатной формы.