На любом предприятии бывают случаи, когда нужно выдать наличные средства сотруднику авансовым платежом. По каждому такому платежу необходимо сформировать авансовый отчет, а ниже будет представлен образец его заполнения в 1С.
Оформление выдачи средств
Первый шаг в подобной ситуации - фактическая передача денег сотруднику. Чтобы верно проделать операцию, нужно войти в раздел «Банк и касса», а там выбрать – пункт «Кассовые документы» или «Выдача денежных документов». Возможны случаи, когда списание средств для выдачи происходит с расчетного счета, но подобное встречается редко, поэтому пока рассмотрим варианты с наличными.
При клике на пункт «Выдача денежных документов» откроется форма со следующими полями:
· Вид операции – рекомендуется вписать текст «выдача подотчетному лицу»;
· Получатель – указывается актуальный получатель;
· Сумма- указывается сумма;
· Статья ДДС – автоматически подставится на основании первой заполненной строки;
· Комментарии – рекомендуется здесь указать о назначении выданных средств.
Счета учета подставятся автоматически и сформируются проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. При необходимости подставленный системой счет можно изменить.
Формирование отчета
В том же разделе «Банк и касса» необходимо нажать на пункт «Авансовые отчеты». На экране появится список уже имеющихся, но создать нужно новый – для этого жмем кнопку «Создать». Для дальнейшего заполнения авансового отчета в 1С действовать надо так:
· Из списка выбрать сотрудника, которому были выданы деньги. Нижняя строка «Склад» должна оставаться пустой;
· После этого во вкладке «Авансы» появится список операций, на основании которых он получал деньги;
· Во второй вкладке «Товары» формируются товары, которые были куплены на выданные деньги;
· Если от поставщика была получена возвратная тара, она появится в третьей вкладке;
· Вкладка «Оплата» хранит все суммы, которые были оплачены поставщиком ранее;
· Пятая вкладка «Прочее» станет рабочей для формирования нужного документа.
В подразделе «Прочее» необходимо нажать кнопку «Добавить», а далее заполнить название купленного товара, сумму, НДС (если есть), счет затрат (выбрать надо 26), номенклатуру. После проведения отчета будут сформированы проводки Дт26-Кт71.01.
Примечательно, что данный алгоритм подходит при заполнении авансового отчета в 1С 8.3 и 8.2.
Если по фактическим затратам сотрудника будет наблюдаться перерасход, то авансовый отчет в 1С и образец его заполнения 2019 допускают провести излишки по новому кассовому документу выданных средств.
