Закрытие месяца в «1С:УНФ» – важная часть подготовки достоверных управленческих отчётов. На их основании принимаются решения о будущем развитии бизнеса. В этой статье мы расскажем, как правильно закрыть месяц в программе «1С:Управление нашей фирмой».
Цели закрытия месяца: подготовка к следующему месяцу (систематизация данных и приведение в порядок финансовых записей), контроль над финансами (выявление ошибок в финансовых записях), формирование достоверной управленческой отчётности (предоставление руководителям общей картины состояния бизнеса).
Процедура закрытия месяца состоит из двух частей: «Техническое закрытие месяца» и «Финансовое закрытие месяца». Они связаны, но имеют принципиальные различия. Перед началом необходимо убедиться, что все финансовые операции зарегистрированы и обработаны.
Техническое закрытие месяца в «1С:УНФ»
Во время процедуры закрытия месяца 1С анализирует движения за период и приводит в порядок себестоимость. Начисляется амортизация, проводятся взаимозачёты, корректируется себестоимость, учитываются затраты, формируется результат. 1С обратит внимание на ошибки, что позволит вовремя исправить их. Чтобы закрытие месяца прошло без ошибок, надо перепровести документы, убедиться в отсутствии отрицательных остатков, помеченных на удаление документов, дублей, товаров с нулевой/отрицательной себестоимостью и товаров без количества.
- Перепроведение документов: используйте обработку «Групповое перепроведение документов» в разделе «Настройки – Администрирование – Корректировка данных». При установке флага «Останавливаться по ошибке» внизу программа будет останавливаться при нахождении ошибки. После перепроведения доступен список проведённых документов и перечень ошибок.
- Проверка на отрицательные остатки: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах (отрицательные резервы)» или «Запасы – анализ отрицательных остатков».
- Удаление помеченных на удаление документов: откройте раздел «Настройки – Администрирование – Обслуживание», перейдите по ссылке «Удаление помеченных объектов» и выполните команду «Удалить выбранные». Часть документов может не удалиться из-за ссылок на них из других документов.
- Поиск и удаление дублей: откройте раздел «Настройки - Администрирование – Обслуживание» и перейдите по ссылке «Поиск и удаление дублей». Задайте область поиска, установите значение «Все элементы» в поле «Отбирать», выберите параметры «Наименование» – «Совпадает» в фильтре «Сравнивать» и выполните команду «Найти дубли». Проверьте список, нажмите «Удалить дубли».
- Проверка себестоимости: воспользуйтесь отчётом «Запасы», выполнив настройки. В полях и сортировках настройте колонки так, чтобы отображались «Начальный остаток». Сформируйте отчёт и обратите внимание на колонку «Конечный остаток»: в ней не должно быть отрицательных значений, пустых сумм при наличии количества, пустого количества при наличии суммы.
- Проверка наличия количества у товара: настройте в отчёте «Себестоимость остатков» отборы и установите флаг в поле «Количество конечный остаток». Отчёт должен быть пустым.
Финансовое закрытие месяца в «1С:УНФ»
Финансовое закрытие месяца позволяет убедиться в достоверности управленческих отчётов. Можно выявить недостающие для верного учёта данные. Расхождения указывают на возможную ошибку в учёте и неточность отчётов.
Некоторые примеры ошибок. Инвентаризация: программа может отображать наличие товара на складе, а он может отсутствовать. Остатки денежных средств: если данные не сходятся, это может свидетельствовать о неправильном отражении поступлений и выплат (надо сверить остатки с данными в программе и клиент-банке). Статьи ДДС и затраты: их важно правильно учитывать, чтобы получить данные о доходах/расходах.
Для финансового закрытия месяца проверяем: проведение инвентаризации запасов, соответствие остатков безналичных/наличных денежных средств факту, указание статей ДДС в банковских кассовых документах, указание статей затрат в документах отгрузки, отражение документов отгрузки в отчёте «Доходы и расходы», отражение документов с операциями по движению ДДС в отчёте «Денежный поток», совпадение остатков денег у подотчётных лиц с фактом и отсутствие развёрнутого сальдо, совпадение остатков расчётов с контрагентами, совпадение данных в отчётах «Расчёты с поставщиками»/«Расчёты с покупателями» с оборотно-сальдовой ведомостью, отсутствие развёрнутого сальдо по расчётам с контрагентами, совпадение остатка расчётов с персоналом с фактом и отсутствие развёрнутого сальдо, начисление налогов, соответствие расчётов по кредитам фактическим данным, нулевое значение прочих оборотных активов в балансе, равенство актива/пассива в балансе, равенство нераспределённой прибыли и чистой прибыли за вычетом дивидендов.
Важно правильно настроить программу для получения данных. Отчёт «Деньги» должен содержать иерархию и структуру статей ДДС, что упростит проверку. Отчёт «Анализ статей учёта затрат в номенклатуре» поможет отследить указание счетов учёта затрат. «Анализ бизнеса» - удобный инструмент для отображения сводных данных, но требует своевременного обновления.
