Оформить выплату зарплаты из кассы организации можно в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Для удобства заполнения разных видов ведомостей в программе имеется возможность указать, каким способом тем или иным сотрудникам выплачивается зарплата.
Выплата зарплаты сразу всем сотрудникам. Способ выплаты указывается в карточке организации. Способ выплаты зарплаты можно уточнить для любого подразделения организации - тогда будет считаться, что всем сотрудникам данного подразделения зарплата выплачивается другим способом, отличным от способа выплаты всей организации. Способ выплаты указывается непосредственно в карточке подразделения. Также способ выплаты зарплаты можно уточнить конкретно для сотрудника в его карточке. По умолчанию в программе считается, что зарплата всем сотрудникам организации выплачивается через кассу по расходным кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям.
Если же в организации несколько касс, через которые разным сотрудникам одновременно выплачивается зарплата, то можно указать кассу, через которую выплачивается зарплата большинству подразделений. Для этого предварительно необходимо ее создать в справочнике Кассы организаций. Для отдельных подразделений или сотрудников в этом случае следует указать другие кассы. Если зарплата каким-либо подразделениям или сотрудникам производится через раздатчика, то следует отметить это в соответствующей карточке, при этом выбрав раздатчика из справочника Сотрудники.
Создание документа "Ведомость в кассу"
Выплата заработной платы через кассу производится в программе с помощью документа Ведомость в кассу (Раздел Выплаты - Ведомости в кассу)
1. Кнопка Создать. При автоматическом заполнении ведомости по окончательному расчету учитываются все зарегистрированные суммы по месяц, указанный в поле Месяц выплаты, включительно. При этом период регистрации ранее зарегистрированных сумм определяется по месяцу начисления, указанному в соответствующих документах. При заполнении ведомости по остальным видам сумм учитываются документы, месяц начисления которых соответствует указанному в ведомости месяцу выплаты. Месяц выплаты также влияет на регистрацию оплаты по ней – задолженность считается погашенной именно этим месяцем.
2. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбирать ту, по которой формируется ведомость на выплату. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при автоматическом заполнении в ведомость попадут только сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату ведомости. Если необходимо сделать выплату сотрудникам разных подразделений, то данное поле заполнять не нужно. Если суммы сотрудников регистрировались в разных подразделениях или по разным рабочим местам, то при заполнении будут учтены суммы по ним. Распределение сумм по подразделениям или рабочим местам можно посмотреть и при необходимости отредактировать в отдельной форме, которая откроется, дважды щелкнув левой кнопкой мыши в колонке Сотрудник или К выплате, или нажав на кнопку Изменить зарплату.
3. В поле Выплачивать выберите характер выплаты, который определяет, что именно по ней будет выплачиваться. Все производимые сотрудникам выплаты можно условно разделить на три группы. Выплата аванса, причем как по результатам предварительного расчета первой половины месяца, так и просто некоторой определенной суммы. Выплаты в межрасчетный период, т.е. отдельно от выплаты аванса или зарплаты. Выплата по результатам окончательного расчета за месяц. От того, что указано в поле Выплачивать, напрямую зависит, какие суммы будут автоматически помещены в табличную часть документа.
4. В поле Касса указывается касса, в которую данная ведомость будет передаваться и через которую выплачивается зарплата сотрудникам организации. При указании кассы ведомость заполняется только теми сотрудниками, для которых выплата назначена именно через эту кассу. Если касс в организации несколько, то в таком случае потребуется подготавливать несколько ведомостей для выплаты по каждой кассе. Если касса в поле не указана, ведомость заполняется всеми сотрудниками, которым на текущий момент указано, что зарплата выплачивается через кассу.
5. Начиная с версии 3.1.13 появилась возможность раздельно выплачивать суммы, учтенные как Расчеты по оплате труда, Расчеты с контрагентами и Прочие расчеты с персоналом. Для этого в поле Учтенные как выберите необходимый способ расчета. Если в ведомости необходимо отразить выплаты, учитываемые только на 70 счете в поле Учтенные как выберите способ расчета - Расчеты по оплате труда. Если поле Учтенные как не заполнено, то в ведомость попадут все выплаты, независимо от счета учета. Для контроля заполнения ведомостей по счету учета можно в настройке расчета зарплаты установить флажок Проверить заполнение способа расчетов в ведомостях.
6. В разделе Заполнение по ссылке становятся доступны дополнительные настройки расчета: настройка округления сумм и настройка процента выплаты. Если ведомость уже заполнена, то после изменения настроек ее следует перезаполнить.
7. Для автоматического заполнения табличной части документа нажмите на кнопку Заполнить. Таблица заполнится физическими лицами в соответствии с установленными в ведомости параметрами. Кроме того, табличную часть документа можно заполнить и в ручном режиме по кнопке Подобрать. В табличной части ведомости отражаются суммы выплат, суммы ранее исчисленного налога, которые теперь будут зарегистрированы как удержанные при выплате по этой ведомости. При этом в строке ведомости отображается только одна итоговая сумма налога, а ее расшифровка доступна в отдельной форме, открыть которую можно, нажав на кнопку Изменить налог или дважды щелкнув левой кнопкой мыши по соответствующей сумме налога в колонке НДФЛ к перечислению. Кнопка Обновить налог позволяет перезаполнить НДФЛ к перечислению без необходимости перезаполнения всей ведомости. Обновление выполняется по выбранной строке табличной части. Если требуется обновить несколько строк или все строки сразу, то их необходимо выделить.
8. В разделе Подписи поля Руководитель, Главный бухгалтер, Кассир, Должность руководителя и Должность кассира автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации, главного бухгалтера и кассира на основании сведений об ответственных лицах организации в справочнике Организации и используются для расшифровки подписи в печатных формах ведомостей № Т-49 и № Т-53. Поле Бухгалтер заполняется вручную.
9. В разделе Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ при начислении доходов не в виде оплаты труда в документе-начисления указывается планируемая дата их выплаты. Это необходимо для корректного расчета НДФЛ. Иногда фактическая дата выплаты таких начислений отличается от запланированной. Чтобы не возвращаться в документ-начисления и не уточнять в нем дату выплаты, в поле Дата выплаты автоматически уточняется дата получения дохода. Именно эта дата будет отражена в строке 100 расчета по форме 6-НДФЛ. После проведения документа изменение даты получения дохода на дату выплаты ведомости произойдет не для всех видов доходов, а только для доходов со следующими категориями: Прочие доходы от трудовой деятельности, Прочие доходы. Дата получения доходов с категориями: Оплата труда, Натуральный доход не зависит от даты выплаты ведомости. Если оказалось, что дата фактической выплаты средств по ведомости отличается и от указанной в самой ведомости, и при этом изменять ее в ведомости и перепроводить ведомость возможности уже нет, можно воспользоваться документом Подтверждение выплаты доходов, который можно ввести на основании ведомости, или из раздела Выплаты - Подтверждения выплаты доходов. В нем для выбранной ведомости можно указать реальную дату, которой она была оплачена. И эта дата станет датой получения соответствующих доходов. Флажок Налог перечислен вместе с зарплатой установлен по умолчанию. Он регистрирует перечисление удержанного НДФЛ в бюджет без ввода дополнительных документов. В этом случае в поле Платежный документ введите информацию об уплате с указанием реквизитов платежного документа, которым был перечислен налог, для их заполнения в регистре налогового учета по НДФЛ. Если НДФЛ не был перечислен вовремя или перечислен частично необходимо снять флажок, а потом по факту перечисления ввести документ Перечисление НДФЛ в бюджет по ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ или ввести этот документ отдельно в разделе Налоги и взносы - Все документы перечисления в бюджет НДФЛ.
10. Кнопка Провести. Факт выплаты зарплаты регистрируется сразу при проведении документа, без создания дополнительных кассовых документов, подтверждающих, что сотрудники действительно получили деньги в кассе по этой ведомости. При проведении документа списывается задолженность организации перед сотрудниками (или образуется задолженность за сотрудниками, если выплачивается сверх положенного), также регистрируется удержание исчисленного НДФЛ, не удержанного ранее, а также может регистрироваться и перечисленный НДФЛ. Дата удержания НДФЛ соответствует дате выплаты.
11. После проведения ведомости имеется возможность по кнопке Еще установить пометку Передан для выплаты. После чего документ становится недоступен для редактирования для исключения вероятности по ошибке отредактировать уже оплаченную ведомость. При необходимости пометку можно снять. Данная возможность становится доступной, если в настройках расчета зарплаты установлен флажок Автоматически защищать платежные документы от редактирования после выгрузки из системы.
12. Если по истечении установленного законодательством срока сотрудник не явился для получения денег в кассе и зарплата была депонирована, то можно отразить этот факт специальным документом Депонирование зарплаты, который доступен по ссылке Ввести сведения о депонировании зарплаты из самой ведомости в разделе Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ.
13. По кнопке Печать в документе Ведомость в кассу можно сформировать печатные формы: платежную ведомость по форме № Т-53, расчетно-платежную ведомость № Т-49 для передачи в кассу, а также реестр перечисленных сумм НДФЛ в случае регистрации перечисления удержанного НДФЛ в бюджет без ввода дополнительных документов, т.е. в самой ведомости. Расчетная ведомость № Т-51 доступна по ссылке Расчетная ведомость.
Создание документа "Ведомость через раздатчика"
Однако, деньги за некоторых сотрудников могут быть выданы сначала некоторому лицу, уполномоченному на их передачу этим сотрудникам. Раздатчик, в свою очередь, раздает причитающиеся деньги непосредственно сотрудникам. Как правило, в роли раздатчиков выступают руководители подразделений – производят выплаты своим сотрудникам.
Выплата зарплаты через раздатчика производится в программе с помощью документа Ведомость через раздатчика. В ведомости укажите раздатчика в поле Раздатчик, который выплачивает зарплату сотрудникам. Документ заполняется всеми сотрудниками, которым указано в карточке сотрудника или в карточке подразделения, что зарплата выплачивается именно через выбранного раздатчика. Указание раздатчика является обязательным. Для выбора раздатчика из полного списка сотрудников установите флажок Выбирать из состава сотрудников. В части подготовки печатных форм и оплаты ведомости принципы работы те же, что и для документа Ведомость в кассу.
Выплаты бывшим сотрудникам и прочим физическим лицам регистрируются специальными документами Выплата бывшим сотрудникам только с целью исчисления НДФЛ и/или страховых взносов, и отражения их в соответствующей отчетности. Взаиморасчеты с такими лицами в программе не ведутся. Данный документ появляется в программе, если в настройках расчета зарплаты установлены флажки Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия и Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда.
Ведомости можно формировать как на выплаты конкретных сумм, начисленных определенными межрасчетными документами, так и на выплату аванса или всей задолженности. Ведомости можно вводить по одной непосредственно в журнал, указывать все ее параметры и заполнять. Для удобства массового формирования ведомостей в программе реализована возможность для их ввода непосредственно из документов, которые требуется выплатить в межрасчетный период.
При нажатии на кнопку Выплатить в данных документах открывается окно Выплата начисленной зарплаты. В табличной части автоматически отображаются, какие ведомости могут быть созданы по этому документу с учетом способа выплаты зарплаты сотрудников. Каждую из "предполагаемых" ведомостей из этого списка можно открыть, посмотреть, при необходимости отредактировать. По кнопке Провести и закрыть можно сразу зарегистрировать оплату ведомостей.
Для анализа взаиморасчетов с сотрудниками по заработной плате предназначен отчет Задолженность по зарплате. Также можно сформировать отчет Анализ депонированной зарплаты, в котором отражаются зарегистрированные суммы депонентов и сведения об их выплате за указанный период. Можно сформировать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам, в котором начисления, удержания и выплаты по сотрудникам выведены сводно за весь период отчета. Также можно сформировать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам, в котором начисления, удержания и выплаты по сотрудникам сгруппированы помесячно.
В программе существует возможность учитывать выплаты в отчетах по зарплате не по месяцу, за который они произведены, а по дате выплаты. Возможность включается в разделе Настройка - Дополнительные настройки путем установки переключателя в положение По данным бухучета в разделе Показывать взаиморасчеты.
