Выплатить зарплату через банк можно в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3).
Выплачиваем заработную плату через банк в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"
Для удобства заполнения разных видов ведомостей в программе имеется возможность указать, каким способом тем или иным сотрудникам выплачивается зарплата. Выплата зарплаты сразу всем сотрудникам. Способ выплаты указывается в карточке организации. Способ выплаты зарплаты можно уточнить для любого подразделения организации – тогда будет считаться, что всем сотрудникам данного подразделения зарплата выплачивается другим способом, отличным от способа выплаты всей организации. Способ выплаты указывается непосредственно в карточке подразделения. Также способ выплаты зарплаты можно уточнить конкретно для сотрудника в карточке сотрудника.
Выплата заработной платы через банк может осуществляться без зарплатного проекта, в рамках зарплатного проекта без использования электронного обмена с банком и с использованием электронного обмена с банком.
В случае выплаты зарплаты через банк без зарплатного проекта каждый сотрудник для выплаты зарплаты должен самостоятельно открыть счет в банке и сообщить организации полные реквизиты своего счета. Зарплата перечисляется по каждому сотруднику по списку перечисляемой в банк зарплаты. Факт выплаты зарплаты оформляется документом Ведомость на счета.
Ввод данных, необходимых для перечисления зарплаты на банковские счета сотрудников
Если всем или некоторым сотрудникам выплата зарплаты производится на указанные ими банковские счета, то это необходимо отметить в карточке каждого такого сотрудника. При этом необходимо установить переключатель в положение Перечислением на счет в банке и указать номер банковского счета сотрудника, на который будет перечисляться зарплата, описав его в справочнике Банковские счета контрагентов.
Поле Контрагент заполняется автоматически ФИО физического лица. В поле Номер счета введите номер счета данного физического лица, на который будет производиться перечисление зарплаты. В поле БИК введите БИК банка, в котором открыт счет. Поле Банк заполняется автоматически после ввода БИК банка. Поле Наименование заполняется автоматически, при необходимости его можно изменить. Кнопка Записать и закрыть.
Создание документа для перечисления зарплаты на банковские счета сотрудников
Выплата заработной платы перечислением на банковские счета без использования зарплатного проекта производится с помощью документа Ведомость на счета (Раздел Выплаты - Ведомости на счета).
1. Кнопка Создать. Поле Месяц выплаты заполняется по умолчанию - анализируется дата выплаты зарплаты, указанная в карточке организации. Если документ создается до этой даты или в нее - заполняется прошлый месяц, если документ создается после этой даты - текущий. Если организация в документе пока не заполнена, тогда месяц устанавливается из предположения, что число выплаты зарплаты - 13. При заполнении организации месяц может измениться с учетом ее плановой даты выплаты. При автоматическом заполнении ведомости по окончательному расчету учитываются все зарегистрированные суммы по месяц, указанный в поле Месяц выплаты, включительно. При этом период регистрации ранее зарегистрированных сумм определяется по месяцу начисления, указанному в соответствующих документах. При заполнении ведомости по остальным видам сумм учитываются документы, месяц начисления которых соответствует указанному в ведомости месяцу выплаты. Месяц выплаты также влияет на регистрацию оплаты по ней – задолженность считается погашенной именно в этом месяце.
2. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбирать ту, по которой формируется ведомость на выплату. В поле Банк укажите банк, в котором у сотрудников открыт счет. При указании банка ведомость заполнится всеми сотрудниками, которым на текущий момент указано, что счет открыт именно в этом банке. Если данное поле не будет заполнено, то ведомость заполнится всеми сотрудниками, у которых на текущий момент в карточке сотрудника указано, что зарплата выплачивается перечислением на произвольный счет в банке, даже если их счета открыты в разных банках.
3. В поле Вид дохода выберите значение из предложенного списка. Банк России установил числовые значения таких кодов, а также порядок их заполнения. В платежном поручении указывать соответствующий код вида дохода нужно в поле 20 "Назначение платежа". По умолчанию указывается значение Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания. Документ на выплату заполняется автоматически всеми положенными сотрудникам выплатами без разбивки по видам доходов. Поэтому при наличии начислений по другим видам дохода их выплату необходимо зарегистрировать вручную в отдельные ведомости и указать в них соответствующий вид дохода. Указание вида дохода в начислениях и автоматическое заполнение ведомостей по ним будет реализовано только в версии 3.1.14. С 01.06.2020 это поле необходимо заполнять обязательно!
4. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при автоматическом заполнении в ведомость попадут только сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату ведомости. Если необходимо сделать выплату сотрудникам разных подразделений, то тогда данное поле заполнять не нужно. Если суммы сотрудников регистрировались в разных подразделениях или по разным рабочим местам, то при заполнении будут учтены суммы по ним. Распределение сумм по подразделениям или рабочим местам можно посмотреть и при необходимости отредактировать в отдельной форме, которая откроется, дважды щелкнув левой кнопкой мыши в колонке К выплате, или нажав на кнопку Изменить зарплату.
5. В программе есть возможность раздельно выплачивать суммы, учтенные как Расчеты по оплате труда, Расчеты с контрагентами и Прочие расчеты с персоналом. Для этого в поле Учтенные как выберите необходимый способ расчета. Если поле Учтенные как не заполнено, то в ведомость попадут все выплаты, независимо от счета учета. Для контроля заполнения ведомостей по счету учета можно в настройке расчета зарплаты установить флажок Проверить заполнение способа расчетов в ведомостях.
6. В поле Выплачивать выберите характер выплаты, который определяет, что именно по ней будет выплачиваться. Все производимые сотрудникам выплаты можно условно разделить на три группы. Выплата аванса, причем как по результатам предварительного расчета первой половины месяца, так и просто некоторой определенной суммы. Выплаты в межрасчетный период, т.е. отдельно от выплаты аванса или зарплаты. Выплата по результатам окончательного расчета за месяц. От того, что указано в поле Выплачивать, напрямую зависит, какие суммы будут автоматически помещены в табличную часть документа.
7. В разделе Заполнение по ссылке становится доступной дополнительная настройка расчета: настройка округления сумм и настройка процента выплаты. Если ведомость уже заполнена, то после изменения настроек ее следует перезаполнить.
8. Для автоматического заполнения табличной части документа нажмите на кнопку Заполнить. Таблица заполнится физическими лицами в соответствии с установленными в ведомости параметрами. Кроме того, табличную часть документа можно заполнить и в ручном режиме по кнопке Подобрать. В табличной части ведомости отражаются суммы выплат в разрезе месяцев образования задолженности, в привязке к документам-основаниям, которыми эти выплачиваемые суммы были начислены, расшифровываются взаимозачеты по подразделениям и рабочим местам. Если в настройках расчета зарплаты включена возможность проверки рассогласования начисленных сумм с выплачиваемыми, то при попытке выплатить больше чем было начислено ведомость проведена не будет, о чем будет выдано соответствующее сообщение. Если после проведения ведомости изменить начисление так, что сумма в нем уменьшится, документ по этому начислению также не проведется. Проверка выполняется и при проведении начислений. В колонке Взыскано указываются удержанные суммы по исполнительным листам при выплате зарплаты. Суммы ранее исчисленного налога, которые теперь удерживаются при выплате по этой ведомости. Как правило, редактировать эти суммы вручную необходимости нет. Однако, рекомендуется проконтролировать, что они соответствуют ранее исчисленному, но еще не удержанному налогу. При этом в строке ведомости отображается только одна итоговая сумма налога, а ее расшифровка доступна в отдельной форме, открыть которую можно, нажав на кнопку Изменить налог или дважды щелкнув левой кнопкой мыши по соответствующей сумме налога в колонке НДФЛ к перечислению. Суммы НДФЛ учитываются также в привязке к документу-основанию. Кнопка Обновить налог позволяет перезаполнить НДФЛ к перечислению без необходимости перезаполнения всей ведомости. Обновление выполняется по выбранной строке табличной части. Если требуется обновить несколько строк или все строки сразу, то их необходимо выделить.
9. В разделе Подписи поля Руководитель, Должность, Главный бухгалтер автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации, главного бухгалтера на основании сведений об ответственных лицах организации в справочнике Организации и используются для расшифровки подписи в списке перечисляемой в банк зарплаты. Поле Бухгалтер заполняется вручную.
10. В разделе Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ при начислении доходов не в виде оплаты труда в документе начисления сразу указывается планируемая дата их выплаты. Это необходимо для корректного расчета НДФЛ с учетом вычетов. Иногда фактическая дата выплаты таких начислений отличается от запланированной. Чтобы не возвращаться в документ начисления и не уточнять в нем дату выплаты, в поле Дата выплаты автоматически уточняется дата получения дохода при проведении ведомости. После проведения документа изменение даты получения дохода на дату выплаты ведомости произойдет не для всех видов доходов, а только для доходов со следующими категориями: Прочие доходы от трудовой деятельности, Прочие доходы. Дата получения доходов с категориями: Оплата труда, Натуральный доход не зависит от даты выплаты ведомости. Если оказалось, что дата фактической выплаты средств по ведомости отличается и от указанной в самой ведомости, и при этом изменять ее в ведомости и перепроводить ведомость возможности уже нет, можно воспользоваться документом Подтверждение выплаты доходов, который можно ввести на основании ведомости. В нем для выбранной ведомости можно указать реальную дату, которой она была оплачена. И эта дата станет датой получения соответствующих доходов.
11. Флажок Налог перечислен вместе с зарплатой установлен по умолчанию. Он регистрирует перечисление удержанного НДФЛ в бюджет без ввода дополнительных документов. В этом случае в поле Платежный документ введите информацию об уплате с указанием реквизитов платежного документа, которым был перечислен налог, для их заполнения в регистре налогового учета по НДФЛ. Если НДФЛ не был перечислен вовремя или перечислен частично необходимо снять флажок, а потом по факту перечисления ввести документ Перечисление НДФЛ в бюджет по ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ или ввести этот документ отдельно в разделе Налоги и взносы - Перечисления НДФЛ в бюджет - кнопка Создать - Перечисление НДФЛ в бюджет.
12. Кнопка Провести. Ведомость в банк считается оплаченной без ввода дополнительных документов. При ее проведении списывается задолженность организации перед сотрудниками (или образуется задолженность за сотрудниками, если выплачивается сверх положенного), регистрируется удержанный НДФЛ, а также может регистрироваться и перечисленный НДФЛ. Дата удержания НДФЛ соответствует дате выплаты. После проведения ведомости имеется возможность по кнопке Еще установить пометку Передан для выплаты. После чего документ становится недоступен для редактирования для исключения вероятности по ошибке отредактировать уже оплаченную ведомость. При необходимости пометку можно снять. Данная возможность становится доступной, если в настройках расчета зарплаты установить флажок Автоматически защищать платежные документы от редактирования после выгрузки из системы.
13. По кнопке Печать – Список перечислений можно сформировать список перечисляемой в банк зарплаты. В случае, если зарплата была отправлена на счет, но не была зачислена сотруднику, можно воспользоваться документом Сведения о незачисленной зарплате, который можно ввести из самой ведомости по ссылке Ввести сведения о незачисленной зарплате в разделе Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ документа. В программе считается, что если сумма по сотруднику не была зачислена, то она не была зачислена полностью. Т.е. нельзя отразить, что часть суммы была зачислена, а часть – нет. После проведения этого документа зарплата будет считаться невыплаченной, НДФЛ неудержанным. Для повторной выплаты необходимо будет создать новую ведомость.
