Трудовым законодательством предусмотрена возможность ведения работодателями электронного документооборота. Нормы, регулирующие электронный документооборот, появились в ТК РФ с 22.10 2021.
Переход на кадровый электронный документооборот
Издать локальный акт о введении КЭДО
Если решение о введении КЭДО принято, то издается локальный нормативный акт, например, Положение или Приказ работодателя.
В Положении о введении КЭДО указывается информационная система для ведения электронного документооборота, порядок доступа к информационной системе работодателя, перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот, срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, сведения о дате введения электронного документооборота.
ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза. С Положением необходимо ознакомить работников под подпись.
Разработать положение о КЭДО
Положение регламентирует порядок ведения электронного документооборота у работодателя.
Этот ЛНА может предусматривать сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления, порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота, исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе, процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам.
Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза. С Положением необходимо ознакомить работников под подпись.
Уведомить работников о введении КЭДО
Уведомить работников необходимо в сроки, которые определены самим работодателем и установлены в ЛНА. Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. Уведомления можно подготовить на бумажном носителе и вручить непосредственно работникам, направить работникам по электронной почте либо по почте заказным письмом.
В уведомлении должна содержаться информация о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО и о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него. В уведомление также можно включить отдельную графу для выражения работником согласия или отказа, вопрос о наличии либо отсутствии у работника простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи или усиленной квалифицированной электронной подписи.
Для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников.
Конкретного способа для оформления такого согласия законодательством не предусмотрено. Поэтому согласие или отказ работник может выразить в виде отметки о согласии или отказе с подписью работника на уведомлении о введении КЭДО, в виде заявления работника, составленного в свободной форме.
Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством. В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО. Если работник не выразил согласие на переход на КЭДО, то данный факт считается отказом от перехода. Соответственно, в отношении таких работников работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО не требуется получать у работников, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату. В отношении этих работников КЭДО можно вести по умолчанию, если работодатель его применяет.
Таким образом, у работодателя могут появиться две категории работников – согласившиеся перейти на КЭДО и отказавшиеся от него. Поэтому работодателю придется применять КЭДО в отношении работников, согласившихся на него перейти и обычный документооборот на бумажных носителях – в отношении отказавшихся перейти на КЭДО.
Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на кадровый ЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись. Указанные ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.122021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Таких работников можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО.
Обеспечить сотрудников электронными подписями
Работодателю необходимо решить вопрос о получении электронных подписей для работников, которые согласились перейти на КЭДО. Работодатель может уточнить информацию о наличии у работника электронной подписи посредством направления отдельного запроса или включив такой вопрос в уведомление о введении КЭДО.
Если у работника нет электронной подписи, расходы по ее получению и использованию несет работодатель. В ситуации, когда у работника имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая получена раньше, он вправе использовать эту подпись.
Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись, а работники могут использовать простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП.
Электронные подписи применяются работодателем и работниками в зависимости от используемой работодателем информационной системы для ведения кадрового ЭДО и от видов подписываемых документов.
Для подписания кадровых электронных документов работодателям рекомендуется использовать УКЭП, а со стороны работника может применяться УКЭП или УНЭП, в зависимости от решения, принятого работодателем при переходе на КЭДО.
