Вести упрощенный кадровый учет и начислять зарплату можно в программах “1С:Бухгалтерия”, некоторых отраслевых решениях фирмы 1С. Для полноценного учета персонала, автоматизации HR-процессов, кадрового администрирования создана программа “1С:Зарплата и управление персоналом”. Каковы ее возможности? Какие версии существуют?
Общие сведения
Программный продукт позволяет вносить и хранить персональные данные сотрудников. В карточке работника содержатся сведения:
- фамилия, имя отчество;
- паспортные данные;
- СНИЛС
- ИНН
- адреса, телефоны, e-mail;
- данные по стажу (с разбивкой на общий, северный, льготный);
- гражданство;
- наличие инвалидности;
- сведения для воинского учета.
В программе доступно рассчитывать зарплату, хранить данные о начислениях работникам, в том числе, по выдаче премий, призов, иных поощрений.
Помимо начислений, в “1С:ЗУП” рассчитываются удержания по НДФЛ, исполнительным и иным документам. Для работников, имеющих детей, данные о них вносятся в программу для правомерности применения налогового вычета.
Среди функций — формирование отчетности в Социальный фонд, налоговую инспекцию, статистических данных и сведений, касающихся воинского учета.
Начиная с версии 3.1 стало доступно отправлять регламентированную отчетность из программы, без использования сторонних сервисов. Добавлена возможность работы в удаленном формате в режиме тонкого и вэб-клиента. Это позволяет вести учет и отчетность вне зависимости от местонахождения сотрудника.
В чем разница между базовой версией, ПРОФ и КОРП?
Специалисты фирмы 1С учли особенности предприятий, принадлежащих к малому бизнесу, и крупных компаний. В этой связи разработаны три версии. Базовая идеально подходит небольшим фирмам и ИП. ПРОФ и КОРП предназначены для средних и крупных предприятий со сложной системой учета кадров, подбора персонала, использования KPI.
В любой из версий доступны:
- кадровый учет, включая формирование и распечатку документов;
- расчет зарплаты, стимулирующих надбавок, премий;
- начисление налогов, взносов, предусмотренных законодательством;
- подготовка регламентированной отчетности.
Дополнительно в ПРОФ возможно:
- вести учет нескольких компаний;
- изменять конфигурацию, добавляя функции;
- применять клиент-серверный вариант для работы нескольких пользователей одновременно;
- использовать РИБ с возможностью обмена информацией.
Версия КОРП объединила в себе возможности ПРОФ с дополнительными функциями:
- автоматическое взаимодействие с рекрутинговыми ресурсами для подбора персонала;
- сложное начисление зарплаты с учетом грейда и KPI;
- учет льгот и компенсаций сотрудников;
- адаптация персонала;
- управление талантами и ведение кадрового резерва;
- распределение зарплаты по проектам;
- управление охраной труда и регистрация несчастных случаев.
Несмотря на высокую стоимость КОРП, ее приобретение позволяет сэкономить на оплате дополнительных сервисов по автоматизации HR-процессов. Она позволяет сберечь время и деньги.
Настройка программы
Начало работы с программой связано с выстраиванием настроек и вводом начальных остатков:
- штатная расстановка;
- данные для расчета отпусков;
- сведения для расчета больничных;
- остатки неотгулянных отпусков;
- невыплаченная зарплата.
Сведения вносятся по каждому сотруднику и виду расчета.
В разделе “Расчет зарплаты и кадровый учет” можно предусмотреть выплату материальной помощи, иных выплат, предусмотренных локальными актами компании.
Также доступно без участия программистов настроить начисления с использованием формул по различным системам сдельной оплаты труда. В разделе удержаний можно установить регламенты, когда суммы будут автоматически удерживаться из зарплаты. К примеру, когда превышены расходы на мобильную связь.
“1С:ЗУП” интегрируется с “1С:Бухгалтерия”. Если в предыдущих версиях было доступно выгружать проводки по зарплате, то теперь можно выставить настройки в “ЗУП”, указав способ отражения. При этом в “Бухгалтерии” указывается проводка.
Кадрово-расчетные документы
Автоматизация процесса расчета события на основании введенного кадрового документа облегчает работу расчетчика. Это стало доступно с версии 3.1. Процесс происходит так: кадровик формирует документ, например, уход сотрудника в очередной отпуск. Расчетный документ появляется автоматически. Его достаточно проверить и провести.
Программа обязывает кадровика вводить документ при возвращении декретницы из отпуска. Это позволяет контролировать своевременный выход. Иногда мамы решают остаться дома, но забывают предупредить об этом работодателя. Новый документ позволит контролировать процесс.
Страховые взносы формируются автоматически при начислении выплат сотрудникам. Если вносятся изменения, программа пересчитывает начисления.
НДФЛ
При начислении зарплаты НДФЛ регистрируется автоматически. В “ЗУП” нет функции, чтобы система приравнивала исчисленный и удержанный налог. Однако можно поставить галочку, что налог перечисляется одновременно с зарплатой. В отношении удержания НДФЛ программа позволяет учитывать:
- стандартные вычеты на детей, в том числе, с учетом использования на прошлом месте работы;
- социальные, имущественные, профессиональные налоговые вычеты;
- статус резидента;
- возврат налога.
Программа позволяет учитывать выплаты не только штатным сотрудникам, но и акционерам, лицам, работающим по гражданско-правовому договору.
Персонифицированный учет
Работодатели обязаны вести персонифицированный учет и сдавать отчетность по сотрудникам. Программа позволяет:
- рассчитывать страховые взносы;
- регистрировать платежи по ним;
- сдавать персонифицированную отчетность в Социальный фонд.
В программе доступно применять пониженные тарифы страховых взносов для компаний, вид деятельности которых предусматривает льготы, например, для IT— компаний. Также реализована возможность выставлять процент по взносам по травматизму.
Что нового появилось в 3.1?
В предыдущих версиях при смене должности нужно было оформлять увольнение и прием. Теперь появился документ “Кадровый перевод”, в котором изменяется должность, график работы, начисления. Его можно сделать на одно лицо и подразделение в целом. Документ “Совмещение должностей” позволяет оформить доплаты внутри компании. Есть возможность выбрать сумму доплаты: в процентах либо, как разницу между окладом сотрудника, который замещает, и окладом по замещаемой должности.
Также имеется новый документ “Перевод к другому работодателю”. Это удобно для кадрового учета в холдингах.
Программа позволяет вести полноценное штатное расписание, в котором можно учесть особенности работы каждого сотрудника. Если на одной должности специалистам предусмотрены разные условия труда, это доступно отразить в штатном расписании. Также предусмотрены документы для утверждения и хранения штатного расписания.
Версия КОРП позволяет оформлять замещение сотрудника, например, на время декрета. Не нужно вручную отслеживать окончание срока действия договора. Программа выдаст предупреждение.
Рабочее место сотрудника
Эта функция доступна в версии КОРП. Каждый сотрудник имеет доступ в личный кабинет, где он может увидеть:
- Личные данные, должность, график работы;
- Расчетный листок;
- Остаток отпуска.
