Реализация мер, связанных с оптимизацией деятельности государственных внебюджетных фондов, в частности ПФР и ФСС, привела к кардинальному обновлению форм, применяемых в кадровом учете. В отдельных случаях применение обновленных форм вызывает вопросы как у работодателей, так и у работников. На один из таких вопросов, связанных с выдачей сведений о трудовой деятельности работнику при увольнении, разъяснение дало Минтруда России в письме 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661.
Базовые нормы
Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) возлагает на работодателя обязанность формировать основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. Такаю информацию нужно формировать в электронном виде, поскольку в дальнейшем она составляет основу индивидуального (персонифицированного) учета в системах обязательного пенсионного страхования (ОПС) и обязательного социального страхования (ОСС). Сведения хранят в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР). Порядок хранения установлен Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».
Другая норма ТК РФ (ч. 4 ст. 84.1) обязывает работодателя в день увольнения работника выдать ему:
- трудовую книжку (при условии ее ведения в бумажном виде) или
- сведения о трудовой деятельности (в случае перехода на ведение таких сведений в электронном виде).
Сведения по форме СТД-Р
С 01.01.2023 сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем работнику, выдают по обновленной форме СТД-Р (приведена в приложении 1 к приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н).
Напомним, что ранее применялась форма с аналогичным названием, которая была приведена в приложении 1 к приказу Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Необходимость обновлений была обусловлена началом функционирования с 01.01.2023 СФР (п. 1 ст. 18, п. 2 ст. 20 Федерального закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ).
Одно из отличий новой формы от прежней – это изменение названия строки, в которой страхователь - работодатель отражает регистрационный номер. Для работодателей, которые начали деятельность до 01.01.2023, действует правило преемственности: в этой строке они отражают регистрационный номер, присвоенный в ПФР. В связи с объединением фондов закон не предусматривал процедуры перерегистрации. А раз форма посвящена сведениям о трудовой деятельности, то указывать в этой форме нужно номер, присвоенный именно ПРФ (а, например, не регистрационный номер ФСС, с которым объединились пенсионщики).
Работодатели-новички, которые прошли регистрацию после 01.01.2023, в рассматриваемой строке указывают регистрационный номер, присвоенный им в качестве страхователя уже СФР.
Минтруд также напомнил, что до 31.10.2020 включительно работодатель обязан был уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Каждому работнику до конца 2020 года предлагалось подать работодателю письменное заявление:
- о продолжении ведения им трудовой книжки в силу статьи 66 ТК РФ (в бумажном варианте) или
- о представлении сведений о трудовой деятельности работника в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (при переходе на электронный вариант).
Работник, который в свое время в 2020 году подал работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде (равно как и «молчун»), при увольнении может обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. Минтруд в письме № 14-6/ООГ-2661 констатировал, что в отношении таких работников у работодателя нет обязанности предоставлять сведения по форме СТД-Р. При ведении бумажной трудовой книжки в случае увольнения работник получает именно ее. Поэтому дополнительно выдавать сведения по форме СТД-Р закон не требует.
В обновленной с 2023 года форме сохранено поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Его заполняют те работодатели, у которых есть работники, подавшие такое заявление (абз. 2 п. 7 порядка заполнения форм СТД-Р и СТД-СФР (приложение 3 к приказу № 713н)).
Если работодатель решил не выдавать сведения работникам с бумажными трудовыми книжками, ТК РФ (ст. 66.1) предоставляет таким работникам возможность получить сведения о трудовой деятельности:
- в МФЦ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в СФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа (СТД-СФР), подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
- с использованием ЕПГУ в форме электронного документа, подписанного УКЭП.
Что касается перешедших на ведение электронной трудовой книжки работников, то при увольнении по их заявлениям, работодатели обязаны выдавать сведения об их трудовой деятельности. Такие сведения выдают за период работы у данного работодателя (ст. 66.1 ТК РФ, п. 10 порядка заполнения формы СТД-Р (приложение 3 к приказу № 713н)). В заявлении увольняющийся указывает способ предоставления сведений (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП (при ее наличии у работодателя)). Не являющийся юридическим лицом работодатель обязан заверить документ личной подписью. Позиции «Должность уполномоченного лица», «Расшифровка подписи» (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) обязательны к заполнению.
При увольнении заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности подают в письменной форме или направляют в порядке, установленном работодателем, по адресу его электронной почты. Работнику при увольнении сведения нужно выдать в день прекращения трудового договора. Во избежание претензий со стороны уволившегося работника в дальнейшем работодателям рекомендуют зафиксировать дату и способ выдачи сведений, которые должны быть подтверждены подписью работника (можно в журнале учета выдачи сведений).
Единая форма ЕФС-1
Отчетность по ОПС в части индивидуального (персонифицированного) учета и по ОСС от НСП и ПЗ в текущем году работодатели формируют по единой форме ЕФС-1 (приложение 1 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Форму ЕФС-1 работодатели подают в территориальные отделения СФР по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
В форму ЕФС-1 входит в частности подраздел 1.1. В нем отражают сведения о трудовой (иной) деятельности, которые являются частью отражаемых в разделе 1 сведений (о трудовой (иной) деятельности, о страховом стаже, о зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию). Подраздел 1.1 с титульным листом страхователю следует оформлять в случаях:
- перевода застрахованного лица на другую постоянную работу, подачи указанным лицом заявления о продолжении ведения страхователем его трудовой книжки;
- приема, увольнения работника, заключения договора гражданско-правового характера с застрахованным лицом.
- в первом случае - не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение) о переводе работника на другую постоянную работу;
- во втором – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения с застрахованным лицом трудового договора или договора ГПХ.
Выдавать ЕФС-1 не требуется при увольнении как работникам, перешедшим на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, так и работникам, трудовые книжки которых работодатели продолжают вести в бумажном виде.
