Документооборот — это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.
Как сообщает Интерфакс: «В ноябре 2010г. многие федеральные ведомства перейдут на электронный документооборот». Отсюда возникает вопрос, в чем причина и почему автоматизация документооборота сегодня является необходимостью? Рассмотрим ряд задач, решение которых инициирует автоматизацию документооборота в госсекторе:
- хотелось бы сократить время на поиск нужной информации и время коллективной обработки документов;
- исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- упорядочить работу сотрудников с документами;
- автоматизировать учет документов организаций госсектора;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов;
- контролировать движение документов и анализировать их исполнение.
Решить вышеуказанные задачи привычным способ нам не удается, в современном обществе постоянное развитие и стремление снизить трудоемкость бизнес-процессов является необходимостью. Поэтому эффективно управлять документооборотом можно с помощью современного инструмента — программного обеспечения, которое будет решать задачи государственного сектора по части управления документооборотом. Что может превратить рутинную бумажную работу в оперативный механизм работы с документами? Комплексное решение 1С: Документооборот 8, разработанное на усовершенствованной технологической платформе 1С: Предприятие 8.2. Программа позволяет:
- организовать коллективную работу пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- учитывать и контролировать рабочее время сотрудников;
- осуществлять полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- контролировать различные версии документов;
- регистрировать входящие и исходящие документы;
- получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- автоматизировать загрузку документов из электронной почты и со сканера;
- централизованно и безопасно хранить документы;
- маршрутизировать документы, настроив каждый вид документов в отдельности;
- работать с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио — и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
- просматривать и редактировать документы.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета: входящие, исходящие и внутренние документы, заложены в программу и полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:
- ГОСТ Р 6.30-2003;
- ГОСТ Р 51141-98;
- Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
- Требования ГСДОУ;
- Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.
Участников рынка автоматизации документооборота в государственном секторе не так много. Компания «1С:ВДГБ» входит в их число и обладает уникальным опыт автоматизации государственных организаций и бюджетных учреждений на базе программных продуктов 1С. Учитывая потребность предприятий государственного сектора в технологиях сбора и анализа учетной и управленческой информации, «1С:ВДГБ» оказывает методологическую поддержку и консультирование бухгалтерских работников.
Свистунов Дмитрий, Заместитель Генерального директора Некоммерческого Партнерства «Проектирование инженерных систем зданий и сооружений» прокомментировал результат внедрения программы 1С: Документооборот 8 таким образом:
Наша компания Некоммерческое Партнерство «Проектирование инженерных систем зданий и сооружений» выражает благодарность коллективу компании «1С:ВДГБ» за успешное внедрение программного продукта 1С: Документооборот 8. Специалистами «1С:ВДГБ» была оказана помощь в выборе оптимального решения с учетом всех особенностей ведения бухгалтерского и налогового учета в нашей организации. В результате автоматизации выросли качественные и скоростные показатели документооборота, повысилась прозрачность учета, получен качественный аналитический инструмент. Доставка и установка программного продукта были выполнены своевременно. Оказана первоначальная консультация по работе с программой. Руководство и бухгалтерия нашей компании дают положительную оценку профессиональным действиям сотрудников «1С:ВДГБ»
Автоматизация документооборота с помощью программы 1С: Документооборот 8 дает руководству государственной организации следующие преимущества:
- возможность вести учет официальных документов предприятия: входящих, исходящих, организационно-распорядительных;
- коллективный доступ к файлам;
- автоматизированные бизнес-процессы документооборота: поручения, согласования, регистрация документов, выполнение задач и т.д.;
- средства для оценки эффективности работы сотрудников;
- средства для удобного и быстрого поиска хранимых файлов;
- доступ к данным через Интернет. Любой документ или файл можно отправить по электронной почте;
- возможность установить разные настройки и разные ограничения доступа к данным.
