В последних версиях «1С:Документооборота» ведение учета договоров стало еще более удобным: в частности, были введены их стороны, что повлекло за собой определенное изменение бизнес-процессов. Вместо процесса, называвшегося «Утверждение», теперь необходимо использовать процесс «Подписание для договоров».
Акцентируем внимание на самых важных моментах при внедрении эффективного управления договорами на базе «1С:Документооборота».
Виды договоров
Документы договоров можно классифицировать следующим образом:
- доходные;
- затратные;
- соглашения;
- дополнительные соглашения;
- сопроводительные документы.
Настройка вида договора в обязательном порядке должна содержать пояснение «Является договором». Лишь это позволит программе посчитать документ именно договором.
Когда мы установим флажок данного параметра, окажутся автоматически установлены и нижеуказанные настройки:
- использовать подписание должностным лицом;
- вести учет по организациям;
- вести учет сторон;
- вариант подписания будет установлен в состояние «Мы и контрагенты»;
- учитывать срок действия;
- учитывать сумму документа;
- учитывать недействующие документы.
Будет полезно также активировать настройки обязательного файла скан-копии оригинала и обязательного указания ответственного.
Определяем права доступа и указываем папки для внутренних документов
Нужно установить для сотрудников права доступа, а также указать папки, в которых будут содержаться внутренние документы. Они должны быть понятны всем имеющим доступ специалистам, например, «Акты», «Заказы клиентов», «Доходные договоры», «Затратные договоры» и т.п.
Вид карточки документа-договора
Внешне она схожа с карточкой внутреннего стандартного документа, однако обладает полезной функциональностью, установленной в процессе настройки вида документа.
Возможность автозаполнения шаблонов файлов договоров
Обычно доходные договоры снабжены бланками, которые можно сделать заполняемыми в автоматическом режиме, чтобы создавать новые документы быстрее.
Чтобы подготовить проект договора, можно задействовать инструмент автозаполнения шаблона файла, используя который можно заполнить следующие поля из карточки договора:
- дата заключения;
- номер договора;
- контрагент;
- сумма;
- срок действия и др.
Соглашения к договорам
В большинстве случаев к договорам обычно требуются следующие соглашения:
- дополнительное (меняющее определенные условия договора, часто срок его действия);
- о неразглашении информации;
- о расторжении.
Для настройки связей соглашений и договоров понадобится заранее установить типы связей в разделе «НСИ» и там же произвести их настройку. Для дополнительного соглашения может потребоваться настроить по связанному документу соответствующий нумератор для соблюдения в договоре сплошной нумерации.
Контроль над возвратом переданных экземпляров договоров
Журнал передачи документов позволяет проконтролировать возвращение переданных копий: нужно просто внести в него реквизиты сроков возврата. Документация, которую не вернули в установленное время, будет отображаться в данном журнале красным.
Создание маршрутов движения договоров
Чтобы сформировать маршрут в «1С:Документообороте», нужно воспользоваться шаблоном комплексного процесса, определяющего регламент движения договоров. С версии программы 2.1.8 можно представить маршрут процесса графически.
