В большинстве компаний есть необходимость приобретать ГСМ для автомобилей, и эти расходы требуется учитывать и отражать в 1С. Покупка может происходить за наличный расчет, по топливным картам или оформленному авансовому отчету. Для верного учета ГСМ в 1С 8.3 представлена пошаговая инструкция.
Операции по расходу топлива должны начинаться с прихода данного материала. В зависимости от выбранной формы расчета – наличные, авансовый отчет или карты - действия будут отличаться.
Как вести учет ГСМ в 1С 8.3 по топливным картам
Между поставщиком ГСМ и компанией заключается договор на покупку бензина или дизельного топлива по топливным картам. В договоре указываются виды топлива и другие сопутствующие услуги, которые водитель может получить, а также лимит количества и денежных средств в месяц.
Главный инструмент операции – топливная карта. Топливная компания может предоставить ее бесплатно или продать. В любом случае карта должна быть оприходована и учитываться на забалансовом счете 006. При бесплатном изготовлении стоимость карты указывается как 1 рубль. Для оформления прихода карты используют такой алгоритм:
-
В разделе «Продажи» выбрать пункт «Поступление», внутри него – «Услуги (акт)».
-
Помимо этого карта должна отразиться как бланк строгой отчетности. Для этого в разделе «Операции» выбрать «Создать операцию» и ввести данные карты вручную.
Для корректного учета ГСМ в 1С 8.3 действуют на основании предоставленных топливной компанией документов. Указанное количество приобретенных литров бензина отражается так:
-
Раздел «Покупки», подраздел «Поступление» - в новом окне вводятся данные поставщика, тип номенклатуры. Если автоматически подбор не выдал результат «ГСМ», параметр надо задать вручную.
-
После заполнения всех полей документ проводят. По сформированной проводке топливо будет оприходовано.
О списании израсходованного бензина будет рассказано ниже.
Учет ГСМ в 1С:Бухгалтерия 8.3 при наличном расчете
Прежде, чем сотрудник самостоятельно приобретет бензин за наличный расчет, он должен получить наличные средства из компании. Для этой операции оформляется документ «Выдача наличных», где в поле «Операция» указывается тип «выдача подотчетному лицу». Далее действия такие:
-
Раздел «Банк и касса», подраздел «Авансовые отчеты» - создаем новое окно, где указывается факт уже выданных средств и другие подотчетные документы;
-
Нижняя часть окна – таблица – должна содержать информацию о типе топлива, количестве и цене. По кнопке «Провести и закрыть» топливные материалы будут оприходованы.
Если номенклатурные позиции не содержат по умолчанию нужного типа топлива – например, бензин АИ-92 – его нужно создать вручную. Счет учета должен указываться 10.03 «Топливо».
Списание ГСМ в 1С
Специалисты не рекомендуют использовать для прихода или списания топлива функцию «Операция, созданная вручную». Связно это с тем, что она не учитывает систему налогообложения, а работать удобнее не с записями, а документами.
Учет и списание ГСМ в 1С:Бухгалтерия производится на основании путевых листов. Данные сравниваются с актами от поставщика, чеками. Списывается израсходованный бензин документом «Требование-накладная», находящимся в разделе «Склад»:
-
Через подбор находится нужная номенклатура и тип топлива;
-
Указывается актуальный счет для списания – это зависит от вида деятельности компании;
-
На странице есть пункт «Счета затрат на закладке «Материалы», его лучше активировать галочкой. Тогда счета не придется заполнять на отдельной вкладке;
-
Столбец стоимости бензина будет содержать среднее значение цены.
Завершив заполнение, документ можно провести и закрыть. Автоматически сформируются две проводки.
Как правильно оформить учет ГСМ в 1С:Бухгалтерия 8.3? Для начала нужно оприходовать топливо удобным способом, а затем сформировать «Требование-накладную» - именно она отвечает за списание ГСМ в 1С.
