Суточные, выплачиваемые работнику, который направляется в командировку, облагаются НДФЛ только в той части, которая превышает установленные законом размеры. Это напомнил Минфин России в письме от 07.06.2022 № 03-04-05/53719. В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ в доход работника, который не облагается НДФЛ, включаются суточные, но не более 700 рублей за день нахождения в командировке по России и не более 2500 рублей в день при командировках за рубеж.
Порядок и размер командировочных расходов в небюджетных организациях определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Работодатель может выплачивать суточные в повышенном размере сверх установленных норм. В таком случае облагаться НДФЛ они должны только в той части, которая превышает 700 рублей в сутки при командировках по России и 2500 рублей в сутки при командировках за границу. Аналогичное мнение Минфин России высказывал и ранее.
НДФЛ при выплате суточных командированному сотруднику
При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан оплатить ему суточные – это дополнительные расходы работника, понесенные в связи с проживанием вне места постоянного жительства. Порядок выплаты и размер суточных устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя. ТК РФ не регулирует минимальную или максимальную сумму таких затрат, то есть работодатель может установить их в любом размере. Однако от НДФЛ освобождаются суточные в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Освобождение от НДФЛ указанной суммы действует, даже если при длительной загранкомандировке сотрудник утрачивает статус налогового резидента РФ.
Суточные, выплаченные сверх установленных норм, облагаются НДФЛ. С суммы превышения работодатель должен исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Если сотрудник является резидентом, то налог следует рассчитать по ставке 13 и 15 процентов, если нерезидентом – по ставке 30 процентов. Согласно пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ датой получения дохода в таком случае является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет сотрудника после возвращения из командировки. Именно на этот день следует исчислить НДФЛ, а перечислить удержанный налог в бюджет следует не позднее следующего дня после удержания. Если суточные выплачены в иностранной валюте, то для целей исчисления НДФЛ они пересчитываются в рубли также на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Для освобождения от НДФЛ не требуется подтверждать факт использования суточных работником. Поэтому не нужно запрашивать у работника документы, подтверждающие затраты на проживание в командировке. Работодателю достаточно подтвердить факт нахождения сотрудника в командировке и размер суточных. Подробнее, какими документами это можно подтвердить, см. статью-рекомендацию справочника "Налог на прибыль". Работодатель выплачивает сотруднику суточные за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути. При этом если работник направляется в однодневную командировку в пределах РФ, суточные ему не положены. Однако работодатель может предусмотреть в коллективном договоре и локальном нормативном акте выплату суточных при однодневных командировках.
При заграничной командировке за время нахождения в пути суточные выплачиваются за дни проезда по территории России – в размере, установленном для командировок по России, за время проезда по территории иностранного государства – в размере, установленном для командировок за границу, за день пересечения госграницы при отправлении в место командировки – в иностранной валюте, за день пересечения госграницы при возвращении из командировки – в рублях.
Однако НК РФ не уточняет, в каком размере не облагаются НДФЛ суточные за дни пересечения границы.
