С версии 3.0 программы 1С:РМК, 1С:Розница и 1С:УНФ имеют один код, архитектуру и схожий интерфейс работы. Поэтому важно понять, как лучше использовать этот набор программ для автоматизации розничной компании. В этой статье рассмотрим различные варианты построения IT-ландшафта для розничного бизнеса с помощью программ 1С:РМК, 1С:Розница 3.0 и 1С:УНФ, а также уточним особенности использования того или иного выбранного варианта.
IT- ландшафт – это термин, употребляющийся в информационных технологиях и описывающий все приложения, используемые в системной среде, а также все компоненты инфраструктуры сети, данные, которыми необходимо управлять, и интерфейсы между компонентами. При построении IT-ландшафта или системного ландшафта для автоматизации любой компании требуется учесть много факторов: начиная от стратегии развития бизнеса, цели автоматизации, выбора программных продуктов и заканчивая стоимостью владения.
Предварительный анализ бизнеса для проектирования IT-ландшафта
IT-ландшафт неразрывно связан с физической структурой бизнеса. Даже небольшая компания может оказывать услуги или выполнять работы на территории клиента: мини-пекарня – это уже производство со своим складом готовой продукции, которую реализуют оптом или через сеть магазинов, или даже через Интернет. Т.е. малый бизнес по своей структуре может быть таким же сложным, как и крупный, с похожими процессами и задачами автоматизации.
Для планирования ландшафта проведем анализ и ответим на вопросы. Получив ответы на этот вопросы можно уже проектировать решения.
1. Один магазин или сеть? Сколько магазинов, как далеко они друг от друга?
2. Требования к автономности магазинов. Всегда ли в магазине хорошая связь? Кассовый аппарат по закону может работать автономно до 72 часов. Затем нужно обеспечить подключение к Интернету для передачи данных о продажах. Но магазин не может себе позволить простой, поэтому кассовый узел должен работать даже при отсутствии связи.
3. Степень централизации управления. Как выполняются в сети магазинов те или иные операции? Документы складского учета вводятся в программу в магазине или в центральном офисе? Как планируются и проводятся инвентаризации? Кто оформляет заказ поставщику и устанавливает розничные цены – менеджер магазина или офиса?
4. Управление лояльностью покупателей. Используются ли в компании скидки? Какие? Раздают ли покупателям дисконтные карточки? Есть ли накопительные скидки или бонусные программы?
5. Развитие предприятия. Каким видят будущее бизнеса его владельцы: расширение розничной сети, смена формата магазина? Открытие цеха по производству кулинарии? Торговля через Интернет?
Для проектирования IT-ландшафта для автоматизации розничной торговли рассмотрим продукты 1С для малого бизнеса 1С:РМК – программа для установки на кассовые места магазинов, 1С:Розница – программа для автоматизации операционной деятельности магазинов, 1С:Управление нашей фирмой – решение для автоматизации всех видов малого бизнеса: торговли, услуг и производства. Используя все эти программы, приложения и сервисы, можно предложить пользователю множество вариантов построения системного ландшафта.
Все программы могут обмениваться между собой информацией. Обмены между программами реализованы в технологии Enterprise Data и имеют следующие преимущества:
1. Независимоe обновление программ в рамках одной версии формата. Пользователь может обновить только одну из программ. Если при этом версия формата передачи данных не изменилась, то обмен данными гарантированно будет работать. Контроль обновления информационных баз в удаленных торговых точках – полностью на пользователе.
2. Обмены в технологии ED, кроме того, имеют меньший трафик и гибкую кастомизацию. Новые редакции 3.0 программ «1С:Розница» и 1С:УНФ, а также программа 1С:РМК имеют одну кодовую базу, что облегчает обмен данными между ними, делает их более полными и надежными.
Обмен между информационными базами одного программного продукта производятся в технологии РИБ. При этом одна из ИБ становится основным, центральным узлом, а остальные ИБ – подчиненными. В технологии поддерживается и подчинение второго уровня, это может быть удобно для автоматизации подсетей по схеме франчайзинга. В РИБ предусматривается автоматическое обновление конфигураций в подчиненных узлах по расписанию, что облегчает администрирование сети.
Также в линейке программ для малого бизнеса есть мобильные приложения для создания дополнительных рабочих мест и сервисы для поддержки работы малого бизнеса как с товарами, так и с покупателями и поставщиками.
Варианты построения системных ландшафтов для розничной торговли
Одиночный розничный магазин
Вариант 1 "Все в руках владельца бизнеса". Если весь учет ведет сам владелец и он же оформляет розничные продажи, то можно предложить вариант покупки базовой «Розницы». Программа устанавливается на ноутбук владельца, где он оформляет складские операции, назначает цены продажи, пробивает чеки на подключенном кассовом аппарате. В этом случае нужно только одно рабочее место, подойдет недорогая базовая версия «1С:Розницы». Дополнительное преимущество этого варианта – возможность вести учет по двум организациям, подключив, если это необходимо, второй кассовый аппарат. Ограничений по количеству рабочих мест нет при использовании версии ПРОФ программы «Розница». Также снимается ограничение на количество используемых организаций. Два рабочих места также предоставляются при подписке на тариф «Розница» в облаке 1С:Fresh. При этом подключаться к облаку можно даже с недорогого компьютера с низкой производительностью, но требуется достаточно устойчивый Интернет для оформления всех видов операций.
Вариант 2 "Нагруженная касса". Следующий вариант автоматизации магазина предполагает высокую нагрузку на кассовый узел. Например, если оформляется более 3–4 чеков в час, уже полезно организовать отдельное рабочее место кассира. Сделать это можно с помощью программы 1С:РМК. Между программами настраивается обмен данными. Сохраняются также все ограничения базовой версии «1С:Розницы»: только две организации и только одно рабочее место в бэк-офисе. Для работы со скидками в этом случае потребуется сервер управления лояльностью покупателей. Это сервис, встроенный в программы 1С:Розницу и 1С:УНФ. В зависимости от варианта автоматизации рабочего места кассира расчет скидок происходит по-разному. При использовании РМК, встроенного в 1С:УНФ или 1С:Розницу, доступны все скидки без ограничений, нужно только настроить скидки в информационной базе на кассовом узле. В отдельном 1С:РМК расчет скидок ведется с помощью сервисной модели: РМК делает запрос на сервер лояльности, передавая состав чека и ID покупателя, и получает в ответ конечную цену со скидкой и текущий бонусный счет.
Для работы со скидками в локальных версиях программ 1С:Розница и 1С:УНФ необходимо настроить веб-сервер и опубликовать http-сервис, который называется СервисЛояльности. В отдельных статьях можно прочитать, как опубликовать базу на веб-сервере и как подключить информационную базу кассира к серверу лояльности. Скидки настраиваются в той информационной базе, в которой публикуется сервер лояльности. В облачном варианте программ сервер доступен без дополнительных настроек со стороны пользователя, так как уже опубликован сотрудниками 1C:Fresh для всех абонентов. Нужно только настроить сами скидки. В программе 1С:РМК в обоих случаях подключение к серверу лояльности настраивается одинаково и несложно. Но для расчета скидок потребуется устойчивая связь, которая в локальной сети магазина обеспечивается пользователем, а между магазинами – зависит от внешнего поставщика услуг. При построении системного ландшафта следует учитывать, что настройки скидок не передаются обменом по формату ED, а РИБ доступны только между идентичными конфигурациями и для них требуется версия программы ПРОФ. При использовании версии ПРОФ «Розницы» можно организовать дополнительные рабочие места для менеджеров и кладовщиков магазина. При этом сохраняется полная независимость магазина от внешней среды. При использовании облачной версии «1С:Розницы» вместе с 1С:РМК в магазине отпадает необходимость настройки web-сервера для системы управления лояльностью покупателя; дополнительные плюсы – два рабочих места в бэк-офисе магазина для менеджеров и снижение требований к их компьютерам. Но следует учесть, что доступность информационной базы «Розницы» для оформления учетных операций будет только при наличии Интернета.
Дополнительные кассовые узлы
Мы рассмотрели различные схемы автоматизации магазина с одним кассовым узлом. Каждая из них имеет свои плюсы и минусы. Выбирая решение, необходимо выяснить правила работы сотрудников магазина, качество связи. Но в любом из рассмотренных вариантов есть возможность организации дополнительного кассового узла с помощью программы 1С:РМК. В случае использования версии ПРОФ или облачной версии «Розницы» добавляется возможность покупки дополнительного рабочего места или сеанса и подключения кассового аппарата непосредственно к программе «1С:Розница».
Розничная сеть
Вариант 3 "Несколько магазинов небольшой площади". Допустим, у нас очень небольшая розничная сеть, всего несколько магазинов, с редкими поставками товаров – например, раз в неделю. Это могут быть магазины хозяйственных товаров, овощные, мясные лавки – словом, множество частных магазинов небольшой площади. В магазинах устанавливаем 1С:РМК и подключаем один или два кассовых аппарата в зависимости от количества учетных организаций. Схема требует высокой централизации процессов. В частности, складские операции оформляются не в магазине, а на компьютере владельца, на который устанавливается «1С:Розница» базовой версии. Если потребуются скидки, то на компьютере владельца нужно развернуть сервер лояльности и настроить скидки в «1С:Рознице», а для применения скидок потребуется устойчивая связь. Этот ландшафт легко масштабируется: в новых магазинах устанавливается 1С:РМК и подключается к «Рознице». И так можно продолжать до тех пор, пока не потребуется второе рабочее место в «офисе» компании. Для этого можно сделать апгрейд базовой версии «1С:Розницы» до версии ПРОФ, докупив лицензию «1С:Предприятия» на дополнительное рабочее место. Теперь в программе «Розница» смогут работать два пользователя одновременно. Вместе с тем снимается ограничение на количество организаций, по которым можно вести управленческий учет.
Вариант 4 "Несколько магазинов среднего формата". Если у торгового предприятия есть потребность оформлять складские операции непосредственно в магазине, то возможна распространенная схема автоматизации розничной сети на ПРОФ-версиях «Розницы» с обменами РИБ. Центральный офис обычно разворачивается в одном из магазинов. В этом случае нужно столько основных поставок «1С:Розницы» ПРОФ, сколько магазинов в сети. Выделенный офис потребует дополнительную лицензию программы. Из плюсов такой организации – полный учет на местах. Настройки скидок передаются с помощью обмена РИБ и могут рассчитываться в каждом магазине. Таким образом, магазины при кратковременной потере связи могут работать автономно. Такую схему предпочитают при развитии розницы по схеме франчайзинга. Каждый магазин или сегмент сети может быть обособлен вплоть до принятия решений о пополнении товарного остатка и назначении цен. И в то же время информация о движении товаров, продажах собирается в центральный узел. Традиционную схему можно удешевить, если на кассовых местах использовать 1С:РМК. Это может дать пользователю заметную экономию на масштабе, если в каждом магазине несколько кассовых узлов. Например, продуктовый магазин площадью 400–500 м2 уже имеет линейку в 3–4, а то и 5 касс, если место проходное.
Вместо «коробочной» версии в центре можно подключиться к «1С:Рознице» в облаке 1С:Fresh. Такой вариант тоже потребует ПРОФ-версии «Розницы» в магазинах для организации обмена данными. Кроме того, в этой схеме легко централизуется управление ценами и программами управления лояльностью покупателя. В подписку на «1С:Розницу» уже входят два рабочих места, это количество можно увеличить, оформив подписку на дополнительное рабочее место. Наконец, если в магазинах есть хорошая устойчивая связь, то рабочие места менеджеров магазина можно перенести в облако. В магазинах останется только 1С:РМК на кассовых узлах. Еще одно важное преимущество переноса центрального офиса в облако – это экономия на приобретении и обслуживании серверов и серверного программного обеспечения.
Розничная сеть с производством
Вариант 5 "Сеть пунктов приемки в стирку, химчистку или ремонт". Для сети пунктов приемки для оказания услуг можно использовать ландшафт, в котором в пунктах приемки устанавливается базовая «1С:Розница», а в офисе или на производстве – базовая 1С:УНФ. Плюс такой схемы – возможен автономный учет всех операций в удаленных пунктах приемки. Если же в сети разработаны правила предоставления скидок, особенно если это накопительная или бонусная программа, то для ее поддержки лучше установить на кассах программу 1С:РМК, а сервер лояльности развернуть на базе УНФ. У схемы есть ограничения: только две организации в целом по всей сети и на всех объектах предприятия только по одному рабочему месту, в пунктах приемки – оно же и касса. Ограничения можно снять путем перехода на ПРОФ-версию 1С:УНФ и покупки дополнительных рабочих мест «1С:Предприятия» в центральном офисе. Покупка дополнительных 1С:РМК поможет организовать кассовую линейку супермаркета. Интенсивный товарооборот супермаркета потребует дополнительных рабочих мест в магазинах, и их можно организовать с помощью ПРОФ-версии «1С:Розницы». Вместо «коробочной» УНФ можно подключиться к программе в облаке, так же как и в схеме с облачной «1С:Розницей» в центре. Однако в этом случае допустимо использовать в магазинах базовые версии «Розницы», что заметно удешевляет тиражирование решения при росте торговой сети с магазинами небольшого формата.
Стоимость владения системным ландшафтом
Стоимость владения системным ландшафтом складывается из стоимости серверов, компьютеров, сетевой инфраструктуры, обслуживания инфраструктуры, услуг провайдеров связи, лицензий на основные поставки продуктов и их сопровождения. Оставляя в стороне стоимость инфраструктуры, рассмотрим, как формируется стоимость владения программными продуктами. Помимо стоимости лицензий на продукты следует учитывать, что базовые версии «коробок» могут обновляться без подписки на Информационно-технологическое сопровождение, в то время как для обновления ПРОФ-версий она нужна. Можно использовать тариф «ИТС Ритейл» или «ИТС Ритейл ПРОФ», специально разработанный для предприятий с розницей. Подписка оформляется на каждую основную поставку продуктов, но если вы используете «1С:Розницу» в магазинах, то на эти поставки можно оформить ИТС для удаленного офиса с большой скидкой.
Как зависит стоимость владения системным ландшафтом от его составляющих?
В розничных сетях самое многочисленное рабочее место – это кассовый узел. Использование программы 1С:РМК вместо РМК, встроенного в «1С:Розницу» или 1С:УНФ, позволяет сэкономить на каждом кассовом узле 3300 руб. на лицензиях. Оплаты за сопровождение 1С:РМК не требуется. К программе можно подключить несколько кассовых аппаратов, если нужно оформлять продажи от имени нескольких организаций. Подключение касс не лицензируется. Кроме того, это более легкое решение работает на маломощных, более бюджетных компьютерах. Переход на 1С:РМК сократит бюджет IT-проекта розничной сети за счет масштабирования более дешевого кассового места.
Стоимость автоматизации бэк-офиса больше зависит от формата магазина и степени централизации учетных функций в сети. Чем больше централизация, тем менее функциональным становится бэк-офис магазина и тем меньше для него требуется рабочих мест. Оправданно использование в магазинах «1С:Розницы», более бюджетной по сравнению с 1С:УНФ. Но не все предприятия смогут использовать бюджетную однопользовательскую версию «Розницы» или отказаться от товароучетной программы совсем. Наконец, установка 1С:УНФ необходима там, где в «1С:Рознице» не хватает функциональных возможностей: для автоматизации складов пополнения с адресным хранением, объектов сети с элементами производства, в офисах продаж с продвинутыми технологиями их учета, а также для учета работ и подведения финансовых итогов.
Сравнивая между собой по стоимости владения «коробочные» и облачные версии программ, следует учитывать, что в локальном ландшафте торговой сети потребуются единоразовые вложения для закупки серверного оборудования, программного обеспечения и настройки сервера, потребуются также единоразовые вложения в покупку лицензий на программное обеспечение «1С» в выбранном варианте и лицензий «1С:Предприятия» на дополнительные рабочие места. В дальнейшем в бюджете следует запланировать регулярные траты на обслуживание серверов и поддержку программного обеспечения. Оценивая стоимость подписок на облачное решение, следует учесть, что помимо подписки на программный продукт и на необходимое количество дополнительных рабочих мест других трат не предвидится: стоимость серверов и их обслуживания входит в тариф. В тарифы ИТС и 1С:Fresh также включены некоторые сервисы, которые будут полезны для работы.
Надежность, оперативность и доступность данных зависят от качества связи между распределенными объектами торговой сети. Стоимость услуг провайдеров связи следует учитывать при оценке стоимости владения любым вариантом системного ландшафта торговой сети.
Выводы
Компании, имеющие помимо отдела продаж еще и собственную розничную сеть, достаточно сложны для автоматизации. В статье представлены модели IT-ландшафтов, варианты которых вы можете комбинировать в зависимости от особенностей бизнеса: где-то связь не очень надежная, где-то магазин большей площади, где-то в магазине еще и пекарня стоит.
Используйте все новые возможности линейки продуктов 1С для малого бизнеса: 1С:РМК, 1С:Розница и 1С:УНФ на общем коде, которые могут быть эффективно использованы для построения IT-ландшафта компании. Комбинируя приведенные в статье схемы, можно разработать системный ландшафт практически для любой торговой компании, а также бизнеса в сфере услуг и производства с собственной сетью розничных магазинов.
