Как правило, руководство компании, планируя внедрение программы 1C, представляет желаемый результат в общих чертах, не продумывая конкретные аспекты. В случае внедрения программ 1С:Предприятие 8 и всех её типовых решений, главные специалисты отделов – бухгалтеры, топ-менеджеры в первую очередь заинтересованы в создании качественной системы, поскольку в случае неудачи, именно они будут тратить свое рабочее время на исправление ошибок и неточностей в учете.
Для того чтобы избежать этих проблем, еще в процессе внедрения программ 1С, необходимо тщательно продумать проект и учесть множество факторов. В данной статье мы рассмотрим, о чем стоит позаботиться руководителю, если в компании планируется внедрение программы 1С.
Что выбрать – типовое или адаптированное решение? Первое, на что стоит обратить внимание, это подходит ли выбранное типовое решение под все нужды организации, охватывает ли все виды хозяйственной деятельности и установленные методы учета или его необходимо адаптировать.Если автоматизация проходит на небольшом предприятии, можно предположить, что установка типовой программы, например, внедрение 1С бухгалтерия 8, полностью удовлетворит запросы. Типовые решения отличаются универсальностью – в них реализованы самые популярные и наиболее часто используемые функции по всем участкам учета, а благодаря особенностям платформы, их можно настроить и адаптировать без помощи специалиста.
Однако при внедрении типовой программы руководству стоит учитывать, что, несмотря на простой интерфейс и легкость освоения, обучение персонала все же необходимо, поскольку незнание методов работы обязательно всплывет в отчетах в виде ошибок.
В том случае, если внедрение 1С бухгалтерия осуществляется на большом предприятии вероятность того, что потребуется адаптация системы, значительно возрастает. Специфика хозяйственной деятельности крупного предприятия, скорее всего, потребует более широкого функционала, чем может предоставить типовое решение, и тогда руководство будет вынуждено создавать проект внедрения 1С, вне зависимости от объема изменений.
Предварительное обучение сотрудников при внедрении программ 1СДаже самая совершенная система автоматизации не может исключить участие человека. Существует большое количество нелинейных проблем отражения хозяйственных операций, исправить которые может только человек. Именно поэтому так важно провести обучение сотрудников, ведь исправить ошибки и совершить необходимые настройки сможет только тот пользователь, который знает не только особенности учета в своей организации, но и особенности работы в программе.
В первую очередь необходимо определить место обучения на временной шкале. Многие руководители предпочитают проводить обучение непосредственно перед внедрением программного продукта, руководствуясь тем, что только что обученные сотрудники смогут сразу же приступить к работе и использовать еще свежие знания. Этот подход будет верным для операционистов, т.е. сотрудников, работа которых заключается в стандартных и однообразных операциях. При этом предполагается, что к моменту начала их работы в системе уже будут содержаться следующие данные:
- структура справочников, согласованная с бухгалтерией;
- наименование данных в справочниках;
- правила формирования данных в справочниках.
Для того чтобы создать все условия для работы операционистов, на предприятии должны быть специалисты, которые имеют большие познания в своей области, например, финансах или управленческом учете, а также четко представляют специфику хозяйственной деятельности и перспективы развития организации. Кроме того, эти специалисты должны отлично представлять себе основные функции выбранного программного продукта 1С.
Непосредственное участие главных специалистов в проекте внедрения Если планируется внедрение программы 1С:Бухгалтерия 8, специалистом, который обладает всеми вышеперечисленные знания, будет главный бухгалтер и налоговик. Если же автоматизация проводится на крупном предприятии с помощью программы 1С:Управление производственным предприятием 8, специалистами будут не только бухгалтеры, но и финансисты, производственники, логисты и т.д.Именно этот коллектив специалистов должен участвовать в формировании справочников программы, таких как статьи затрат, номенклатура, движение денежных средств и прочих, отражающих структуру предприятия.
Для этой группы специалистов, принимающей непосредственное участие в процессе внедрения, имеет смысл провести дополнительное обучение, гораздо раньше, чем для операционистов. Краткий семинар в процессе разработки и настройки программы 1С поможет донести до них функциональные особенности программы, дать информацию о справочниках, в формировании которых они примут непосредственное участие.
Разумеется, программа обучения специалистов будет коренным образом отличаться от типового курса для операционистов. Поскольку после внедрения программы пользователи будут получать структурированные отчетные данные, у них есть прямой интерес в том, чтобы структура этих данных была оптимальной и полностью соответствовала всем аспектам деятельности организации.
Кроме того, важно подчеркнуть, что рассматривая предложенную структуру и планируя изменения и адаптацию, специалисты должны учитывать возможность изменения любых параметров своей компании, например, вида деятельности или номенклатурного ряда.
Если этот фактор будет учтен, изменения не внесут дисбаланс в систему, а плавно войдут в информационное пространство компании.
Процесс раздельного обучения топ-специалистов и обычных сотрудников-операционистов неоднократно использовался в различных компаниях при внедрении адаптированных программных продуктов 1С, и доказал свою эффективность – ознакомительный семинар для топ-специалистов служит отличной основой для работы проектной группы и позволяет разработать оптимальный проект внедрения 1С.
