Не менее чем за две недели до начала нового года работодатели должны утвердить график отпусков. В этой статье мы расскажем, как составить график отпусков на 2025 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом». График на 2025 год нужно подготовить к 17 декабря 2024 года.
Длительность отпускного периода зависит от количества дней отпуска, на которые работник имеет право, а также от количества неиспользованных дней отпуска на 1 января 2025 года. При составлении графика отпусков на 2025 год надо учитывать, что праздничные дни не входят в число календарных дней отпуска. Также следует помнить и о переносе выходных дней в 2025 году.
Во время подготовки графика отпусков на 2025 год сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести на 2026 год. Рекомендуется отказать, так как работодатель обязан ежегодно предоставлять ежегодный отпуск. Перенос отпуска возможен, но в исключительных случаях.
Как составить график отпусков в программе «1С:ЗУП»
Для того чтобы составить графики отпусков, используется документ «График отпусков» («Кадры – Графики, переносы отпусков»). С помощью кнопки «Подбор» включаем в документ сотрудников. Информация загружается с разделением по видам отпусков. Для работников, имеющих право на несколько отпусков, табличная часть дополняется строками, соответствующими количеству отпусков.
Чтобы указать период, обозначьте дату начала и окончания. Количество дней будет рассчитано автоматически. Возможен и другой способ заполнения: можно обозначить начало отпуска и внести продолжительность в графу «Кол-во дн.», после чего система укажет дату окончания отпуска. Данные можно добавить в документ из внешнего файла через «Загрузить из файла».
Также для каждого подразделения может быть составлен отдельный график. Чтобы это сделать, переключитесь на вид списка «По подразделениям» после нажатия «Подбор». Выделяем подразделение, для которого создаётся график, выбираем сотрудников и нажимаем «Выбрать». В документ попадут только сотрудники выбранного подразделения.
Если в документе присутствует доп. отпуск, то в колонке «Примечание» появляется запись «Доп. отпуск: дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день». Здесь можно внести собственную информацию, которая отобразится в печатной форме Т-7. Заполнить документ графиков отпусков на основе внесённых данных можно, нажав «Заполнить». Метод полезен, когда требуется привести Т-7 в соответствие с фактическими отпусками.
Функцию учёта общих периодов отпусков можно активировать в настройках кадрового учёта. Когда она активирована, в графике появится кнопка «Периоды отпусков», открывающая окно, где возможно задать общий период отпуска без разделения по видам. Определить корректность графика поможет «Контроль остатков отпусков». Из открывшейся формы можно получить расшифровку данных учёта по каждому сотруднику.
Поскольку печатная форма Т-7 должна быть подготовлена за две недели до начала нового года, колонка «Дата фактическая» не заполняется. В случае, если графики отпусков составлялись отдельно для каждого подразделения, а надо распечатать общую форму Т-7, можно создать отчёт «График отпусков (Т-7)» («Кадры — Кадровые отчёты — График отпусков (Т-7)»).
Регистрация переноса отпуска возможна из документа «График отпусков» по «Оформить перенос». Создаётся документ «Перенос отпуска». В нём можно указать несколько периодов, на которые разбивается отпуск. Выбор печатной формы определяется на основании установки и снятия флажка «Перенос по инициативе сотрудника»: при переносе по инициативе сотрудника используется «Заявление», а при переносе по инициативе работодателя — «Уведомление о переносе отпуска». Изменение дат отпуска отображается в Т-7 в графе «Дата предполагаемого отпуска» с указанием новых дат начала отпуска.
Документ «Отпуск» может быть создан непосредственно из «Графика отпусков» через ссылку «Оформить отпуск». Даты начала и окончания отпуска подставляются в документ. Если у сотрудника есть основной и доп. отпуска со смежными периодами, открывается возможность оформить один документ «Отпуск», заполняя вкладки «Основной отпуск» и «Дополнительные отпуска, отгулы».
