Отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между сотрудником и работодателем, предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам сотруднику по его письменному заявлению в произвольной форме. О том, как регистрировать такие отпуска в программе "1С:Зарплата и управление персоналом" мы расскажем в новой статье.
Настройка вида отпуска без сохранения заработной платы и вида начисления для его регистрации
Для регистрации отпуска без сохранения заработной платы необходимо при начальной настройке программы в помощнике Начальная настройка программы или в настройках расчета зарплаты на закладке Отпуска установить флажок Отпуска без оплаты. В результате настройки в справочнике Виды отпусков будут доступны следующие отпусков без оплаты: дополнительный учебный отпуск без оплаты, отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ, отпуск без оплаты в соотв. с частью 2 статьи 128 ТК РФ.
В программе для каждого вида отпуска без оплаты может быть описано несколько разных видов начислений, в чем-то отличающихся. Изначально при создании каждого вида отпуска таких начислений создается по одному на вид отпуска и в документе регистрации отпуска Отпуск без сохранения оплаты оно определяется автоматически. Если в программе создано несколько начислений с назначением Отпуск без оплаты и одинаковым видом отпуска, то в документе регистрации отпуска можно будет выбрать требуемый вид начисления отпуска в поле Вид расчета.
Регистрация отпуска без сохранения заработной платы
Регистрация отпуска без сохранения заработной платы производится с помощью документа Отпуск без сохранения оплаты (Раздел Зарплата – Отпуска). Если отпуск без сохранения заработной платы сотруднику требуется предоставить вместе с оплачиваемым отпуском, регистрацию такого отпуска можно произвести и с помощью документа Отпуск. Также можно зарегистрировать отпуск без сохранения заработной платы нескольких сотрудников с помощью документа Отпуск без сохранения оплаты списком.
1. Кнопка Создать. Выберите вид документа Отпуск без сохранения оплаты. В поле Месяц укажите месяц, в котором будет зарегистрировано отсутствие сотрудника. По умолчанию в поле указывается текущий месяц. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которой сотруднику предоставляется отпуск. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа является датой приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6 и используется в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме № Т-2.
2. Поле Номер неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа является номером приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6 и используется в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме № Т-2. В поле Сотрудник укажите сотрудника, которому предоставляется отпуск. Флажок Расчет утвердил служит для принятия документа к учету и включения отсутствия в расчет зарплаты, в поле рядом нужно указать пользователя, утвердившего расчет. В разделе Вид времени можно уточнить вид использования рабочего времени, который будет использован при заполнении табеля.
3. Если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные отпуска без оплаты, то в форме документа будет доступен флажок Отсутствие в течение части смены. Его установка позволяет указать период отпуска не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня. А также можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника, если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с разным видом времени. Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени.
4. В поле Вид отпуска выберите один из видов отпусков без оплаты из справочника Виды отпусков. В полях Период отпуска с... по... укажите дату начала и дату окончания отпуска. Количество дней отпуска подсчитывается автоматически в соответствии с производственным календарем. Если в программе используются несколько разных производственных календарей, то учитывается тот, который указан в графике работы сотрудника. Вместо ввода даты окончания отпуска имеется возможность указать количество дней отпуска, тогда дата окончания будет определена автоматически. Флажок Освободить ставку на период отсутствия появляется в документе, если в программе ведется штатное расписание. Флажок устанавливается, если необходимо, чтобы на время отпуска сотрудника занимаемая им ставка была свободна. В случае если за период отпуска ранее уже производились начисления, которые имеют меньший приоритет, то они автоматически пересчитываются на закладке Пересчет прошлого периода.
5. В поле Основание введите в виде текстовой строки основание для предоставления отпуска для отражения в печатной форме приказа о предоставлении отпуска по форме № Т-6. Для того чтобы основание запомнилось и было доступно в последующем, его следует добавить в список оснований отпуска, открывающийся по кнопке выбора в поле. Текст, введенный непосредственно в это поле, для последующего выбора автоматически не сохраняется. Поля Руководитель автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о предоставлении отпуска.
6. Если необходимо указать реквизиты первичного документа, нажмите на ссылку Первичный документ и заполните поля: Документ, От и Номер. Если поля заполнены, то данные по ним будут выводится в печатную форму. Кнопка Провести. Для формирования печатной формы приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6 нажмите на кнопку Приказ о предоставлении отпуска.
Если в настройках расчета зарплаты была включена возможность использования на предприятии совмещения профессий, расширение зон обслуживания, временное исполнение обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором, то из документа Отпуск без сохранения оплаты по кнопке Создать на основании – Совмещение должностей можно создать документ Совмещение должностей для оформления приказа о выполнении дополнительной работы другим сотрудником и назначении ему доплаты за совмещение им профессии, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей сотрудника, уходящего в отпуск.
По кнопке Напомнить можно создать произвольное напоминание. Можно создать соответствующее напоминание непосредственно из документа. В указанное время автоматически откроется окно с напоминанием. Напоминание можно прекратить или отложить. Все созданные напоминания доступны в разделе Главное – Мои напоминания. Там же можно создать произвольное, не привязанное ни к какому объекту напоминание. По кнопке Присоединенные файлы можно присоединить файлы к докумету.
При оформлении отпуска сотруднику, который занят в организации как по основному месту работы, так и по совместительству, требуется оформлять отсутствия по всем его рабочим местам. При выборе в документе Отпуск без сохранения оплаты сотрудника, имеющего совместительство, программа позволяет отсюда же оформить документ по отсутствию совместителя. В форме документа по ссылке Отсутствия по другим местам работы становятся доступны кнопки для создания новых документов для совместителя, а также в табличной части показываются уже оформленные на этот период отсутствия, чтобы избежать дублирования документов.
При расчете заработной платы учитывается период нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы. В табеле учета рабочего времени отпуск без сохранения заработной платы в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ обозначается буквенным кодом ДО.
Для массового оформления отпусков без сохранения оплаты, причем как нескольким сотрудникам на один и тот же период, так и одному сотруднику на разные периоды, и формирования приказа на отпуск нескольким сотрудникам сразу предназначен документ Отпуск без сохранения оплаты списком (Раздел Зарплата – Отпуска).
1. Кнопка Создать. Выберите вид документа Отпуск без сохранения оплаты списком. В поле Месяц укажите месяц, в котором будет зарегистрировано отсутствие сотрудников. По умолчанию в поле указывается текущий месяц. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которой сотрудникам предоставляется отпуск. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотрудникам по форме № Т-6а и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме № Т-2.
2. Поле Номер неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотрудникам по форме № Т-6а и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме № Т-2. Флажок Расчет утвердил служит для принятия документа к учету и включения отсутствия в расчет зарплаты, в поле рядом нужно указать пользователя утвердившего расчет. В разделе Вид времени можно уточнить вид использования рабочего времени, который будет использован при заполнении табеля. По умолчанию устанавливается Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ.
3. Табличную часть документа можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке Подбор или путем добавления по одному сотруднику по кнопке Добавить. В колонке Сотрудник укажите сотрудника, которому будет предоставлен отпуск без оплаты. В колонках Начало и Окончание укажите даты начала и окончания отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска, тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически. По кнопке Заполнить период имеется возможность заполнения одинакового периода отпуска во всех строках табличной части. В колонке Кол-во дн. автоматически подсчитывается количество дней отпуска за указанный период в колонках Начало и Окончание в соответствии с производственным календарем. Если в программе используются несколько разных производственных календарей, то учитывается тот, который указан в графике работы сотрудника. В колонке Основание введите в виде текстовой строки основание для предоставления отпуска для отражения в печатной форме приказа о предоставлении отпуска по форме № Т-6а. Для того чтобы основание запомнилось и было доступно в последующем, его следует добавить в список оснований отпуска, открывающийся по кнопке выбора в поле. Текст, введенный непосредственно в это поле, для последующего выбора автоматически не сохраняется.
4. Поля Руководитель автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотрудникам. Если необходимо указать реквизиты первичного документа, нажмите на ссылку Первичный документ и заполните поля: Документ, От и Номер. Если поля заполнены, то данные по ним будут выводится в печатную форму.
5. Кнопка Провести. Для формирования печатной формы списочного приказа о предоставлении отпуска без оплаты сотрудникам по форме № Т-6а используйте кнопку Приказ о предоставлении отпуска работникам.
