Невозвращенные подотчетные суммы рассматриваются как выплаты в пользу сотрудника в рамках трудовых отношений. О том, как в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" начислить доход в размере невозвращенной суммы, рассчитать НДФЛ и страховые взносы с этого дохода, мы расскажем в нашей новой статье.
Настройка вида начисления
Все операции по подотчетным суммам производятся в бухгалтерской программе. В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" невозвращенные подотчетные суммы сотрудниками регистрируются исключительно с целью исчисления НДФЛ и страховых взносов и отражения их в соответствующей отчетности.
1. Для регистрации дохода в виде невозвращенной подотчетной суммы должен быть создан новый вид начисления (Раздел Настройка – Начисления). Кнопка Создать. В поле Наименование заполните название вида начисления. В поле Код укажите код вида начисления. Флажок Начисление больше не используется устанавливается, если на предприятии данный вид начисления больше не используется.
2. На закладке Основное в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение начисления выберите значение Доход в натуральной форме. Это начисление не будет выплачиваться сотруднику деньгами, но будет учтено для целей налогообложения и попадет в соответствующий раздел отчетов по заработной плате. Кроме того, бухгалтерские проводки по таким начислениям не формируются, однако формируются проводки по НДФЛ и страховым взносам, если данное начисление ими облагается. В поле Начисление выполняется автоматически будет указано значение По отдельному документу. В поле Периодичность начисления укажите, нужно ли контролировать периодичность начисления и как. В разделе Расчет и показатели переключатель в положение Результат вводится фиксированной суммой установлен по умолчанию.
3. На закладке Учет времени используются значения, установленные программой по умолчанию. На закладке Зависимости настраивается возможность использования начисления при расчете других начислений и удержаний. На закладке Приоритет указывается, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление. На закладке Средний заработок указывается, как начисление должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству.
4. На закладке Налоги, взносы, бухучет в разделе НДФЛ установите переключатель в положение облагается и укажите код дохода с точки зрения налогообложения НДФЛ – 2510 "Оплата за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика". В поле Категория дохода выберите Натуральный доход. В поле Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ можно указать, как это начисление следует включать в строки 110-113 расчета по форме 6-НДФЛ. Данные в строке можно изменить, если вы считаете, что этот доход должен отражаться в расчете в других строках, а не в тех, которые предлагает программа. В разделе Страховые взносы выберите способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов. В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение не включается в расходы по оплате труда. В разделе Бухгалтерский учет указывается способ отражения начисления в бухгалтерском учете. Установите переключатель в положение Как задано для начисления и в поле Счет, субконто выберите значение из справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете. Если соответствующий способ отражения в справочнике отсутствует, его необходимо создать. Элементы справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете синхронизируются с элементами одноименного справочника в программе "1С:Бухгалтерия 8". В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" элементы этого справочника характеризуются только наименованием, в программе "1С:Бухгалтерия 8" для каждого способа отражения в учете дополнительно указываются дебет счета и аналитика, на основании которых в программе "1С:Бухгалтерия 8" формируются проводки по бухгалтерскому и налоговому учету. В разделе Исполнительное производство в поле Вид дохода с 1 мая 2022 г. укажите 1 – Заработная плата и иные доходы и иные доходы с ограничением взыскания.
5. На закладке Описание в поле Краткое наименование можно задать краткое наименование начисления. Оно будет выводиться в различных отчетах по начислениям. На этой же закладке также можно заполнить произвольное описание начисления для справки. Кнопка Записать и закрыть.
Начисление дохода в размере невозвращенной подотчетной суммы
1. Регистрация дохода производится с помощью документа Доход в натуральной форме (Раздел Зарплата – Натуральные доходы). Кнопка Создать.
2. В поле Месяц выберите месяц, в котором будет отражаться это начисление. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник. В поле Счет, субконто указывается способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок из справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете, если он не был указан для вида начисления Невозвращенная подотчетная сумма. Поле Дата получения дохода заполняется автоматически текущей датой. Датой получения дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм будет дата, с которой взыскание долга стало невозможным, или дата принятия решения о прощении долга.
3. В табличной части по кнопке Подбор или Добавить введите новую строку, в которой укажите в колонке Сотрудник – сотрудника, которому необходимо начислить доход, в колонке Подразделение – подразделение, в котором числится сотрудник, в колонке Результат – сумму дохода, в колонке НДФЛ при указании суммы дохода будет автоматически исчислен НДФЛ с данного начисления, в колонке Коррект. выплаты в целях повышения прозрачности работы программы отражается сумма, корректирующая выплачиваемую сумму в случае избыточно удержанного НДФЛ.
4. По ссылке Подписи поля Руководитель, Главный бухгалтер заполняются автоматически с указанием должности из справочника Организации на основании сведений об ответственных лицах организации. Поля Исполнитель заполняются вначале вручную. При этом появится специальная форма Смена подписи, которая содержит вопрос: "Запомнить изменение и при вводе следующих документов...?". Причем это изменение можно сохранить не сразу для документов всех видов, а только для документов того вида, в котором в данный момент меняется подписант. Если не желаете каждый раз отвечать на вопрос, можно сделать один раз выбор, который будет распространяться на все последующие документы. Для этого необходимо установить флажок Больше не спрашивать и всегда при смене подписи запомнить ее для всех документов. Кнопка Провести и закрыть.
5. Окончательный расчет зарплаты за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов. Расчет страховых взносов с невозвращенной подотчетной суммы производится на закладке Взносы. При выплате зарплаты за месяц удерживается НДФЛ с зарплаты и с невозвращенной подотчетной суммы. Дата удержания налога – дата выплаты зарплаты. Срок перечисления налога – не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ. При этом надо учесть, что удерживаемая сумма налога с натурального дохода не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме.
6. В расчетном листке невозвращенная подотчетная сумма отражаются в разделе Справочно. При синхронизации данных с бухгалтерской программой страховые взносы, рассчитанные с невозвращенной подотчетной суммы, отражаются по дебету счета 91.02 "Прочие расходы". При этом НДФЛ отражается Дт 70 Кт 68.01.1.
