Электронный документооборот (ЭДО) довольно давно внедрился в сферу информационных технологий. Но в последнее время система стала набирать популярность благодаря государственной поддержке, которая выражается принятием соответствующих законов, программ, проведением разъяснительных мероприятий. Но даже эти меры пока не привели к тому, что ЭДО стал использоваться повсеместно. Хотя преимуществ у системы масса, начиная с упрощения взаимоотношений с деловыми партнёрами, и заканчивая сокращением издержек.
Чтобы вы смогли узнать все достоинства электронного документооборота, наши специалисты рассказывают о важнейших понятиях, назначении и правилах внедрения ЭДО.
Подключить 1C-ЭДО (Электронный Документооборот)
Понятие и основной принцип работы
ЭДО - система обмена электронными документами внутри компании, между контрагентами или с госорганами. Если вы и ваш деловой партнёр внедрили систему безбумажного документооборота по установленным стандартам, то для обмена электронной документацией вам достаточно настроить соответствующие каналы.
Электронная документация - это данные, отражённые в электронном виде. Они должны отражаться в читабельном виде и быть пригодными для отправки по телекоммуникационным каналам связи. Если такой документ подписан электронной подписью (ЭП) уполномоченного сотрудника, его юридическая значимость приравнивается к бумажному документу.
Какую документацию можно отправлять по каналам связи?
В электронный вид можно перевести практически любой документ, если на это нет прямого законодательного запрета и отсутствует условие о предоставлении оригиналов на бумажном носителе. Законодатели разрешили ведение в электронном виде такой документации:
- счетов-фактур;
- трудовых книжек;
- определённой части кадровой документации;
- больничных листков и прочее.
Типы ЭДО, и как его организовать?
Электронная почта стала самым популярным видом системы ЭДО. Если партнёры обговорили все детали обмена документацией таким способом, то он вполне будет уместен и эффективен. Но есть определённые ограничения: по электронке вы не сможете обмениваться счетами-фактурами, так как для данных документов предусмотрен иной порядок передачи. Кроме того, электронка не защищена от взлома, поэтому налоговики не принимают документацию, переданную через неё.
Уйти от таких рисков можно, договорившись с оператором ЭДО по поводу настройки защищённого канала связи. По нему и будет передаваться формализованная (договоры, допсоглашения, акты сверок и прочее) и неформализованная (для которой установлена специальная форма) документация.
Оператор ЭДО - компания, которая с помощью своих программ обеспечивает и поддерживает обмен конфиденциальной и открытой документацией между абонентами ЭДО по телекоммуникационным каналам связи. То есть, данные каналы связи можно сопоставить с обычной электронкой. Только первые передают информацию в зашифрованном виде и обеспечивают безопасность передачи данных.
В нашей стране действует несколько десятков операторов ЭДО. Стоимость услуг, функционал, надёжность сервиса примерно у всех одинаковые. Поэтому выбирать одного из них советуем в зависимости от ответа на следующие вопросы:
- как быстро у оператора откликается техподдержка;
- может ли провайдер оказать помощь в подключении контрагентов;
- способна ли система оператора быстро интегрировать с другими ПО;
- можно ли рассчитывать на помощь консультантов при внедрении системы.
Функционал ЭДО
Работа системы не ограничивается передачей документации между контрагентами. Она выполняет и другие важные задачи:
- оповещение налоговиков о присоединении налогоплательщика к ЭДО;
- обеспечение конфиденциальности при обмене документами по конфиденциальным каналам связи;
- отслеживание законодательных изменений в сфере документооборота;
- проверка ЭП на достоверность при подписании документации;
- гарантия доставки документации контрагентам по налаженному маршруту;
- обмен приглашениями.
Как узнать, нужен ли вам ЭДО?
Чтобы разобраться, нужен ли ЭДО вам, узнайте, кто из ваших партнёров уже перешёл на систему. Информацию можно запросить у оператора или разослать письма контрагентам. После этого сделайте следующее:
1. Прикиньте, какой объём документации подлежит обмену с контрагентами, перешедшими на ЭДО. Если последних мало, но объёмы документооборота внушительны, то смысл перейти на ЭДО есть. Процедура согласования, получения и отправки подписанной документации существенно сократиться. Вносить правки в документы вы сможете намного быстрее.
2. Поинтересуйтесь у оператора, как его ПО совместимо с вашим софтом. Поищите типы ЭДО, дающие минимальную нагрузку на вашу систему.
Внедрение ЭДО
После выбора оператора ЭДО и установки системы у вас будет техническая возможность отправлять и принимать документацию. Система позволит:
- направить деловым партнёрам приглашение на обмен либо принять входящее;
- формировать, подписывать, высылать контрагентам документацию;
- принимать от деловых партнёров документацию, подписывать либо отклонять её;
- создавать электронный архив (законодательство обязывает хранить первичку не менее 4-х лет).
На следующем этапе можно приступать к рассылке или принятию приглашений. В последнем случае передайте партнёру ID, который вам присвоит оператор при установке системы. После этого можно приступать к установке интеграционного софта оператора. На этом установка ЭДО завершена.
Какие трудности могут быть при установке ЭДО?
Прежде всего, вы можете наткнуться на нежелание партнёров тратить время, силы и деньги для подключения к ЭДО. Кроме того, сопротивление вы можете встретить и внутри своей компании. Некоторые сотрудники могут противиться переходу на безбумажный обмен. Но немного поработав в системе, работники поймут все её достоинства:
1. Благодаря системе онлайн-банкинга, появится возможность отправлять в банк платёжки и получать от него выписки в режиме онлайн. Никуда ездить не придётся.
2. Инструменты отправки отчётности в госорганы экономят время бухгалтеров на простаивании в очередях или на отправке деклараций по почте. Сейчас достаточно сформировать отчётность и направить её по защищённым каналам связи в ФНС, СФР или иное учреждение.
3. Участие в электронных торгах. Все этапы сделок, в том числе подписание госконтрактов, проходят в электронном виде на электронной торговой площадке.
Каких изменений ждать после запуска ЭДО?
1. Для начала нужно сказать о быстроте получения оригинальной документации и оплаты. Если каналы связи налажены у одного оператора, документы доходят до контрагента за несколько минут. При роуминговом обмене (если у партнёров разные операторы), документ может передаваться несколько часов. Также ускоряется процесс обнаружения и исправления ошибок.
2. После установки системы ЭДО у вас появится возможность формировать, подписывать, отправлять и получать документацию в любой точке мира и в любое время. Для работы нужен только интернет и ноутбук либо иной гаджет.
3. Система позволяет отслеживать направленный контрагенту документ. Если партнёр будет медлить с его подписанием, можно направить напоминание. Так вы существенно ускорите получение оригинального документа. Бумажный обмен не будет таким быстрым, а в некоторых случаях контрагенты вообще не обмениваются оригиналами. А это может навредить, если деловым партнёром окажется недобросовестный бизнесмен.
4. ЭДО позволяет экономить деньги на бумаге, краске для принтера, на почтовых отправлениях, формировании архива. Такая экономия особенно актуальна при больших объёмах документооборота.
5. После запуска ЭДО начнётся формирование электронного архива. Теперь вам не придётся распечатывать документацию и отправлять её в обычный архив. Они будут храниться в структурированном виде в электронном архиве. Если какой-либо из документов потребует суд, ФНС или другая инстанция, достаточно будет его просто распечатать и заверить у нотариуса.
6. ЭДО интегрируется с программами бухгалтерского учёта и иным софтом. Такие опции системы сильно упрощают и ускоряют переход юрлица/ИП на ЭДО.
