Не позднее 25.04.2023 налоговые агенты (в частности, работодатели) должны представить в ИФНС по месту учета расчет сумм НДФЛ, исчисленного и удержанного за I квартал 2023 года (п. 2 ст. 230 НК РФ). При оформлении расчета используется форма 6-НДФЛ, утвержденная приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в ред. от 29.09.2022) (п. 2 приказа ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@). Нюансы заполнения формы разъяснила налоговая служба в письме от 11.04.2023 № БС-4-11/4420@. Необходимость пояснений обусловлена разными датами исчисления, удержания и уплаты НДФЛ.
Заполнение раздела 1
Приказом № ЕД-7-11/881@ раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента» расчета изложен в новой редакции. В этом разделе теперь необходимо привести общую сумму исчисленного и удержанного налога за последние три месяца отчетного периода, подлежащую перечислению в бюджет (поле 020). В разделе 1 расчета за I квартал подлежат отражению суммы НДФЛ удержанные в период с 01.01.2023 по 22.03.2023 включительно.
В полях 021 – 023 раздела 1 расчета нужно указывать суммы исчисленного и удержанного налога, подлежащие уплате по соответствующим срокам перечисления в I квартале 2023 года (28.01, 28.02, 28.03):
- по первому сроку перечисления (поле 021) нужно указать совокупность сумм налога, исчисленного и удержанного за период с 1 по 22 января текущего года;
- по второму сроку перечисления (поле 022) - сумм НДФЛ, исчисленного и удержанного за период с 23 января по 22 февраля;
- по третьему сроку перечисления (поле 023) - сумм налога, исчисленного и удержанного за период с 23 февраля по 22 марта.
При этом сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние три месяца отчетного периода, указанная в поле 020, должна соответствовать совокупности значений заполненных полей 021 - 023.
Поле 024 «по четвертому сроку перечисления» заполняется при представлении расчета 6-НДФЛ за год. В этом поле нужно будет отразить сумму исчисленного и удержанного налога за период с 23 по 31 декабря, подлежащую перечислению не позднее последнего рабочего дня календарного года (29.12.2023) (30 и 31 выходные).
Налоговым агентам, которые в период с 01.01.2023 по 31.03.2023 вернули физическим лицам НДФЛ в соответствии со статьей 231 НК РФ, нужно заполнить еще три поля раздела 1:
- поле 030 – указав в нем общую сумму налога, возвращенную налоговым агентом за период с 01.01.23 по 22.03.2023;
- в поле 031 – указать дату возврата налога;
- в поле 032 - сумму налога, возвращенную в указанную в поле 031 дату.
При этом сумма возвращенного налога, указанная в поле 030, должна соответствовать совокупности значений всех заполненных полей 032. И еще отметим, что возвращенные суммы отражают в разделе 1 только за тот отчетный период, на последние три месяца которого приходится дата возврата налога. Нарастающим итогом их не показывают.
Заполнение раздела 2
В разделе 2 расчета указывают нарастающим итогом с начала налогового периода обобщенные по всем физическим лицам суммы:
- начисленного и фактически полученного дохода;
- исчисленного по соответствующей налоговой ставке и удержанного НДФЛ.
Налоговый агент может в отчетном периоде выплачивать физическим лицам доходы, облагаемые по разным ставкам. В таком случае раздел 2 расчета заполняется отдельно для каждой из ставок налога.
Пункт 4.3 порядка заполнения и представления расчета (приложение 2 к приказу № ЕД-7-11/753@) при оформлении раздела 2 расчета за I квартал предписывает отразить нарастающим итогом с начала налогового периода:
- в поле 110 - обобщенную по всем физическим лицам сумму начисленного дохода;
- в поле 140 - обобщенную по всем физическим лицам сумму исчисленного НДФЛ;
- в поле 160 - общую сумму удержанного налога.
В письме № БС-4-11/4420@ налоговики предложили в полях 110, 140 и 160 раздела 2 расчета за I квартал 2023 года привести указанные обобщенные суммы доходов, исчисленного и удержанного НДФЛ за период с 01.01.2023 по 31.03.2023.
Налоговые агенты, у которых дата выплаты за вторую половину месяца приходится на дни следующего месяца, в фактически полученный физлицами доход должны включить:
- в январе – выплаты за первую половину января (далее – аванс за месяц) (для упрощения считаем, что зарплата за вторую половину декабря 2022 года была выплачена в конце декабря прошлого года);
- в феврале – выплаты за вторую половину января и аванс за февраль;
- в марте – выплаты за вторую половину февраля и аванс за март.
Поскольку в разделе 1 расчета за I квартал налоговому агенту предложено отразить удержанные суммы НДФЛ в период с 01.01.2023 по 22.03.2023 включительно, то логично полагать, что в обобщенную по всем физическим лицам сумму начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода войдут суммы доходов, начисленные в период с 01.01.2023 по 22.03.2023 включительно. И тогда по логике обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного НДФЛ предстанет как совокупность исчисленных сумм налога с доходов, начисленных в период с 01.01.2023 по 22.03.2023 включительно. Доходы, которые фактически не выплачены физическим лицам (не получены физическими лицами) на дату представления расчета по форме 6-НДФЛ, в этой форме налоговым агентом не указываются (не отражаются) (письмо ФНС России от 25.03.2022 № БС-3-11/2715@).
Суммы заработной платы с учетом установленных на первое число месяца надбавок работникам организации составили в январе 445 740руб., в феврале 446 400 руб., в марте 453 200 руб. С выплатой зарплаты за вторую половину января работникам также была перечислена выплата по итогам года в общей сумме 387 960 руб. И одному из работников перечислена матпомощь в сумме 50 000 руб. по случаю рождения дочери в текущем году. В феврале с выплатой зарплаты за вторую половину была перечислена премия за январь в сумме 133 900 руб.
Выплаты осуществлялись работникам, с которыми заключены трудовые договоры. От троих сотрудников поступили заявление по представлению налогового вычета на первого по счету ребенка. Установленные дни выплат заработной платы в организации: за первую половину месяца 24 число, за вторую половину месяца - 9 число, следующего месяца (зарплата за вторую половину декабря была выплачена в 2022 году). Подлежащие перечислению суммы НДФЛ по первому, второму и третьему сроку учтены налоговым агентом при определении величин ЕНП, уплачиваемого по срокам 28 января, 28 февраля, 28 марта.
Первая выплата в 2023 году начисленных работникам доходов осуществлена 24.01.2023. Исходя из этого в поле 021 раздела 1 расчета заносится 0 руб., т. к. в этом поле указывается совокупность сумм налога, исчисленного и удержанного за период с 1 по 22 января текущего года.
Общее количество рабочих дней в январе 17, из них на первую половину месяца приходится 5. Сумма аванса за этот месяц - 131 100 руб. (445 740 руб. : 17 дн. х 5 дн.). Эта сумма включатся в себя совокупность налоговых вычетов на детей сотрудников - 4200 руб. (1400 руб/реб х 3 реб.). Исходя из этого получаем суммы:
- облагаемой базы по НДФЛ - 126 900 руб. (131 100 – 4200);
- исчисленного налога – 16 497 руб. (126 900 руб. х 13%).
Сумму налога 16 497 руб. учитываем при формировании показателя, заносимого в поле 022.
За январь совокупная сумма начислений составила 883 700 руб. (445 740 + 387 960 + 50 000). Выплаченная работнику сумма 50 000 руб. не входят в облагаемую базу по НДФЛ, с аванса же за этот месяц налог уже удержан. Следовательно, с выплат за второю половину января налоговая база по НДФЛ составляет 702 600 руб. (883 700 – 50 000 – 131 100), а исчисленная сумма налога 91 338 руб. (702 600 руб. х 13%). Эта сумма представляет собой еще одно слагаемое значения, заносимого в поле 022.
В феврале общее количество рабочих дней 18, из них на первую половину месяца приходится 11. Исчисленная сумма аванса за этот месяц 272 800 руб. (446 400 руб. : 18 дн. х 11 дн.). Из этой суммы НДФЛ облагается 268 600 руб. ((272 800 – 4200), где 4200 руб. – размер налоговых вычетов на детей. Исчисленная сумма НДФЛ составляет 34 918 руб. (268 600 руб. х 13%).
В связи с переносом одного выходного дня, совпавшего с праздничным днем новогодних каникул, 24.02.2023 был объявлен выходным днем. При совпадении установленного дня выплаты заработной платы с выходным или нерабочим праздничным днем, заработную плату выплачивают накануне выходного дня (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Следуя этой норме, налоговый агент перечислил причитающиеся работникам суммы аванса за февраль 22 числа. Следовательно, удержанная величина налога 34 918 руб. войдет в сумму НДФЛ, которую нужно занести в поле 022 раздела 1 расчета. Общее значение заносимого в поле 022 показателя НДФЛ (по второму сроку перечисления) - 142 753 руб. (16 497 + 91 338 + 34 918).
Общая сумма начислений за февраль с учетом выплаченной премии 580 300 руб. (446 400 + 133 900). С суммы аванса за этот месяц 272 800 руб. удержан НДФЛ. В день выплаты заработной платы за вторую половину этого месяца 09.03.2023 величина облагаемой базы 307 500 руб. (580 300 – 272 800). Исчисленная и удержанная сумма НДФЛ – 39 975 руб. (307 500 руб. х 13%). Это слагаемое суммы, приводимой в поле 023.
В марте общее количество рабочих дней 22, из них на первую половину месяца приходится 10, с учетом этого исчисленная сумма аванса за этот месяц 206 000 руб. (453 200 руб. : 22 дн. х 10 дн.), За минусом стандартных вычетов на детей размер облагаемой базы по налогу 201 800 руб. (206 000 руб. – 4200). Исчисленный налог (второе слагаемое суммы, указываемой в поле 023) - 26 234 руб. (201 800 руб. х 13%).
Общая величина удержанного НДФЛ, которая заносится в поле 023 раздела 1 (по третьему сроку перечисления), составит 66 209 руб. (39 975 + 26 234).
Совокупность слагаемых 0, 142 753 и 66 209 руб. дает значение 208 962 руб. (0 +142 753 + 66 209), которое приводится в поле 020 раздела 1.
В разделе 2 расчета 6-НДФЛ:
- в поле 100 организация приводит 1 670 000 руб. (445 740 +387 960 + 50 000 + 446 400 + 133 900 + 206 000);
- в поле 140 - 208 962 руб. (142 753 (16 497 + 91 338 + 34 918) + 66 209 (39 975 + 26 234));
- в поле 160 – 208 962 руб. поскольку величины 142 753 и 66 209 руб. были учтены при формировании сумм единых налоговых платежей, перечисляемых организацией по сроку 28 февраля и 28 марта, соответственно.
Отметим, что вплоть до представления последней отчетности за 2022 год в виде расчетов 6-НДФЛ и по страховым взносам (РСВ) для контроля правильности приводимых в них сумм налоговики сравнивали отдельные их показатели. Ведь базой для исчисления НДФЛ и страховых взносов были в большинстве случаев одни и те же суммы. При несоответствии данных контрольным соотношениям бухгалтерам приходилось давать пояснения. В связи с введением ЕНП, установлением особых дат перечисления НДФЛ с начала текущего года контрольные соотношения указанных форм стали неактуальны. Подтверждением тому является письмо ФНС России от 21.02.2023 № ЕА-4-15/2048@ https://www.nalog.gov.ru/rn77/about_fts/docs/13178626/). В нем приведены контрольные соотношения показателей налоговых деклараций (расчетов) в 2023 году.
Для расчета 6-НДФЛ указаны контрольные соотношения показателей лишь внутри формы:
1) для периодов с 01.01.2023
∑ (стр. 021 + стр. 022 + стр. 023 + стр. 024) всех разделов 1 < ∑ стр. 032 всех разделов 1
2) для периодов до 01.01.2023
∑ стр. 022 всех разделов 1 < ∑ стр. 032 всех разделов 1
3) стр. 020, 030 < 0
Контрольные соотношения формы расчета по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@) доведены письмами ФНС России от 10.03.2023 № БС-4-11/2773@ и от 15.03.2023 № БС-4-11/2952@.
