Обмен электронным УПД при оказании длящихся услуг может совершаться в программе "1С:Бухгалтерия 8".
Применяем электронный УПД при оказании длящихся услуг в "1С:Бухгалтерии 8" (Часть 1)
Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги в "1С:Бухгалтерии 8"
Получение и отражение в учете входящего УПД
Договором аренды может быть предусмотрено ежемесячное оформление подтверждения факта аренды имущества путем составления двустороннего первичного документа. В этом случае стороны договора вправе использовать универсальный передаточный документ, в том числе составленный в электронной форме. Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа производится по формату, утвержденному приказом ФНС России. Обмен электронным УПД производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России.
Получение электронного УПД от продавца происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО. Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами.
Полученный электронный УПД автоматически помещается в папку "Отразить в учете" формы списка документов "Текущие дела ЭДО". В случае, если в настройках ЭДО дополнительно установлен флажок для значения "Отправлять входящие документы на утверждение", то поступивший УПД будет помещен также в папку "Утвердить" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО".
Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы "Настройки ЭДО", находясь на закладке "Настройки получения" и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройка отражения документов в учете" и выбрать один из способов обработки поступающих электронных документов: "Автоматически"; "Вручную в форме электронного документа"; "Не отражать". При этом для первичных документов можно детализировать порядок автоматического способа обработки. Использовать возможности программы по автоматическому определению вида документа поступления, закрепить выбор конкретного вида документа поступления.
Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" будет установлено значение "Автоматически", то при получении электронного документа в программе будет сразу автоматически сформирован соответствующий документ учета, а в графе "Отражение в учете" списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" появится гиперссылка на новый автоматически созданные документ. Таким образом, при выборе автоматического способа отражения при получении УПД будут созданы два документа учета: "Поступление (акт, накладная, УПД)" и "Счет-фактура полученный". При этом в соответствующей активной строке в графе "Отражение в учете" списка документов "Текущие дела ЭДО" появится гиперссылка на автоматически созданные документы - 2 документа. Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронного документа в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов учета", в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Подобрать соотнести полученный электронный документ с соответствующим документом учетной системы.
Перейти в форму просмотра, поступившего УПД можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО". На соответствующих закладках формы просмотра, поступившего электронного УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
Открыть новый созданный документ учетной системы "Поступление (акт, накладная, УПД)" можно по гиперссылке в строке "Документы учета" из формы просмотра поступившего электронного УПД, по гиперссылке в графе "Отражение в учете" в активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО", из формы учета полученных документов "Поступление (акты, накладные, УПД)". В новом документе "Поступление (акт, накладная, УПД)", сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения о реквизитах полученного документа, продавце, стоимости услуги по аренде помещения и сумме предъявленного входного НДС.
Перед проведением документа "Поступление (акт, накладная, УПД)" необходимо заполнить поле "Договор". Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД(СЧФДОП) отражается в информационной строке документа "Состояние ЭДО", где будет размещена гиперссылка Требуется утверждение. Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД будет автоматически сформирован документ "Счет-фактура полученный".
Перейти в новый документ "Счет-фактура полученный" можно по гиперссылке Все реквизиты формы "Универсальный передаточный документ", которая открывается по гиперссылке строки УПД документа "Поступление (акт, накладная, УПД)", по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего электронного УПД, из формы учета полученных документов "Счета-фактуры полученные". В новом документе "Счет-фактура полученный", сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения о продавце, номере и дате составления входящего счета-фактуры, стоимости приобретенных товаров и сумме предъявленного НДС.
В поле "Получен" будет проставлена дата фактического поступления в организацию файла электронного счета-фактуры. В строке "Документы-основания" будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД. В строке "Способ получения" будет проставлена отметка для значения "В электронном виде". Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД будет также отражено в информационной строке "Состояние ЭДО" документа "Счет-фактура полученный", где будет размещена гиперссылка Требуется утверждение.
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла УПД ему оператором. Дата направления, указанная в этом подтверждении оператора ЭДО, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем. Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры должна быть отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный". Если автоматически проставленная дата отличается от указанной в подтверждении Оператора ЭДО, то ее следует уточнить.
При получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров, имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары, имущественные права приняты на учет, но до срока представления налоговой декларации по НДС покупатель вправе принять к вычету сумму НДС в отношении таких товаров, имущественных прав начиная с того налогового периода, в котором указанные товары, имущественные права были приняты на учет. При этом налоговые вычеты могут быть заявлены в налоговых периодах в пределах трех лет после принятия на учет приобретенных товаров, имущественных прав или товаров, ввезенных им на территорию РФ.
Если в поле "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" документа "Счет-фактура полученный" будет проставлен флажок, то поступивший счет-фактура будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его фактического получения. Для заявления налогового вычета не в периоде фактического получения счета-фактуры в составе электронного УПД, необходимо снять флажок в строке "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения". Далее заявление налогового вычета следует производить с помощью регламентного документа "Формирование записей книги покупок". Таким образом, поступивший электронный счет-фактура в составе УПД будет зарегистрирован в книге покупок.
Формирование и отправка продавцу извещения о получении УПД по согласованию сторон
Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении УПД, то покупатель должен сформировать, подписать и отправить продавцу извещение о получении УПД. Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении УПД будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена. Если в настройке параметров обмена электронными документами в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО. Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО", из формы просмотра электронного документа в строке состояния электронного обмена.
Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами. Кроме извещения о получении УПД в программе будет также дополнительно сформирован ряд служебных извещений после получения подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД, после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении УПД - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении УПД.
Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке
Если претензий к показателям УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. Именно после утверждения поступившего электронного УПД автоматически формируется соответствующая ответная информация покупателя - УПД.
Утвердить УПД можно по кнопке Утвердить из списка документов "Текущие дела ЭДО", по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД.
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов. На соответствующих закладках формы просмотра УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
После отправки оператору УПД покупатель должен получить от оператора ЭДО - подтверждение о получении УПД, подписать и отправить оператору ЭДО - автоматически сформированное в программе дополнительное извещение о получении подтверждения. На этом обмен электронным УПД у покупателя завершается.
После завершения обмена электронным УПД в строке "Состояние ЭДО" документа "Поступление (акт, накладная, УПД)" будет отражена гиперссылка Завершен. Аналогичная информация о завершении ЭДО будет отражена в строке "Состояние ЭДО" документа "Счет-фактура полученный".
Перейдя по гиперссылке Завершен в строке "Состояние ЭДО" в форму просмотра документа УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД, получены и отправлены. Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного УПД.
