Обмен электронным УПД при оказании длящихся услуг может совершаться в программе "1С:Бухгалтерия 8".
Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги
Формирование, подписание и отправка УПД
Договором аренды может быть предусмотрено ежемесячное оформление подтверждения факта аренды имущества путем составления двустороннего первичного документа. В этом случае стороны договора вправе использовать универсальный передаточный документ, в том числе составленный в электронной форме.
1. Перед формированием электронного УПД необходимо из формы "Настройки ЭДО", находясь на закладке "Настройки отправки" и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму "Настройки отправки документов" и проверить наличие флажка в строке с "Акты, накладные, счета-фактуры".
2. В графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" необходимо уточнить применяемый порядок обмена электронным УПД. Флажок "Ожидать ответную подпись" устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ или по согласованию сторон требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку. Флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении УПД. Если стороны не согласовали применение дополнительного документа - Извещения о получении, то флажок следует снять.
3. Для оформления оказания услуги по аренде помещения необходимо создать и провести документы учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" и "Счет-фактура выданный". Для формирования УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, т.е. с функцией УПД, необходимо переключатель под табличной частью документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" перевести в положение УПД. До начала формирования электронного УПД в документе "Реализация (акт накладная, УПД)" гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние электронного обмена, будет содержать значение Не начат.
4. При оказании длящихся услуг моментом определения налоговой базы по НДС является наиболее ранняя из дат: день получения оплаты в счет предстоящего оказания услуги или последний день налогового периода, в котором оказывается услуга. Если договором аренды период оказания услуги установлен как календарный месяц, то правомерным является определение налоговой базы по НДС на последний день каждого календарного месяца. Счета-фактуры должны выставляться не позднее пяти календарных дней со дня оказания услуги. При установленном переключателе УПД после проведения документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" будет автоматически сформирован документ "Счет-фактура выданный".
5. Перейти в новый документ "Счет-фактура выданный" можно из списка связанных документов документа "Реализация (акт, накладная, УПД)", по гиперссылке Все реквизиты формы "Универсальный передаточный документ", которая открывается по гиперссылке строки "УПД" документа "Реализация (акт, накладная, УПД)".
6. В новом проведенном документе "Счет-фактура выданный" все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа "Реализация (акт, накладная, УПД)". В строке с номером и датой счета-фактуры в поле "от" будет стоять дата, аналогичная дате документа "Реализация (акт, накладная, УПД) и соответствующая моменту определения налоговой базы по НДС. В строке "Документы-основания" будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации. В поле "Код вида операции" будет указано значение "01", которое соответствует отгрузке товаров, имущественных прав. В табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты.
7. До момента формирования электронного УПД в документе "Счет-фактура выданный" переключатель "Составлен" будет установлен в положение "В электронном виде". В строке "Выставлен (передан контрагенту)" будут отсутствовать флажок и дата выставления. В строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным счетом-фактурой "Состояние ЭДО", будет присутствовать гиперссылка Не начат.
8. Для того, чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылке "Реквизиты продавца и покупателя" и заполнить открывшуюся форму. В поле "Представитель" можно, при необходимости, указать сведения о лице, уполномоченном подписывать документ со стороны покупателя, а в поле "На основании" - основания его полномочий. В поле "Ответственный за оформление (для УПД)" - сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Однако, в настоящий момент заполнять эти сведения необязательно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УПД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.
9. Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документа "Реализация (акт, накладная, УПД)". Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО", выбрав соответствующий документ "Реализация (акт, накладная, УПД)" или "Счет-фактура выданный" из папки "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить. Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" или "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
Перед созданием, подписание и отправкой электронного УПД можно предварительно перейти в форму просмотра документа, выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке в строке "Состояние ЭДО" Не начат документа "Реализация (акт, накладная, УПД). В форме просмотра в строке "Состояние" будет отражена информация о том, что обмен электронным счетом-фактурой не начат. Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.
10. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Реализация (акт, накладная, УПД) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО", или Подписать и отправить из формы просмотра программа подготовит подписанный электронный УПД для отправки. Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право. Тогда подписать сформированный электронный УПД можно будет о кнопке Подписать, из списка "Текущие дела ЭДО". Также подписать сформированные электронный УПД(СЧФДОП) можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать. Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате.
11. Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные. Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
12. Если в настройке параметров обмена электронными документами в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО. Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО", из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку в строке состояния электронного обмена.
13. При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами. После отправки электронного УПД на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о состоянии обмена всеми документами, сопровождающих обмен данным УПД, о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
14. После отправки электронного УПД продавец ожидает от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД, от покупателя - извещение о получении им УПД, информацию покупателя об оформляемой сделке. Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение перечисленных документов от оператора ЭДО, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО".
Счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО. Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано Ожидается подтверждение оператора.
Обработка подтверждения оператора о получении УПД
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО", из строки состояния формы просмотра электронного счета-фактуры по значку. Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами.
1. Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме. Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра, отправленного электронного УПД.
2. В настоящее время в учетных решениях автоматически формируется извещение о получении подтверждения оператора ЭДО. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
3. После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО. Если сторонами сделки согласовано формирование покупателем извещения о получении им УПД, то до получения такого извещения в информационной строке состояния ЭДО документа "Реализация (акт, накладная, УПД) и "Счет-фактура выданный" будет отражена информация "Ожидается извещение о получении".
4. Выставление счета-фактуры за пределами пятидневного срока не оказывает влияния на момент определения налоговой базы и не является препятствием для заявления покупателем права на налоговый вычет. Таким образом, счет-фактура, выставленный покупателю согласно подтверждению Оператора ЭДО, будет зарегистрирован в книге продаж.
Получение извещения от покупателя о получении УПД (по соглашению сторон) и информации об оформляемой сделке
Покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры. Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО. Получение от покупателя извещения о получении УПД также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу извещения покупателя о получении файла УПД.
1. При оказании длящейся услуги по аренде помещения согласно договоренности сторон продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой операции - УПД. Получение продавцом такого электронного УПД происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО. Получение от покупателя УПД также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу файла УПД.
2. После получения от оператора ЭДО информации покупателя об оформляемом факте хозяйственной жизни обмен электронным УПД будет завершен. Документ УПД будет удален из папки документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО". В документах "Реализация (акт, накладная, УПД)" и "Счет-фактура выданный" в информационной строке "Состояние ЭДО" появится статус Завершен.
Несмотря на то, что файл информации покупателя сформирован, подписан и отправлен покупателем, а также получен продавцом, операция по оказанию длящейся услуги по аренде помещения правомерно будет отражена в учете продавца последним днем того периода, к которому относится.
3. Перейдя по гиперссылке Завершен в строке "Состояние ЭДО" в форму просмотра документа УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД, получены и отправлены. Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного УПД.
