В рамках своей деятельности предприятию может понадобиться предоставить право на подписание электронных документов сотрудникам своей или сторонней организации. С 1 марта 2022 г. для юридического заверения этих отношений можно использовать машиночитаемую доверенность. Это электронная доверенность, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. В 2022 году сотрудники могут подписывать электронные документы с помощью УКЭП физического лица, прикладывая к ним МЧД.
2022 год является переходным периодом по применению МЧД. Предлагаемый функционал для регистрации доверенностей и получения сведений о них использует распределенный реестр для хранения доверенностей по технологии блокчейн. Фирма «1С» является одним из держателей узлов данного распределенного реестра.
В эксперименте ФНС России использование машиночитаемых доверенностей распространяется на документы формата УПД: счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная вместе со счетом-фактурой и т.д. Доступен функционал МЧД в «1С:Бухгалтерии 8» для тестирования. В типовых решениях функционал работы с МЧД будет доступен после опубликования Минцифрой России формата МЧД.
Подготовка к использованию МЧД
1. Для работы с машиночитаемыми доверенностями представители организации должны получить отдельные сертификаты электронных подписей физических лиц, в которых будут указаны только их данные и не будет реквизитов организации.
2. После этого доверитель должен зарегистрировать в распределенном реестре заявление на регистрацию доверенности, подписать и выдать представителю машиночитаемую доверенность. А также зарегистрировать сертификат физического лица в учетной записи организации ЭДО. В дальнейшем при подписании документов сертификатом необходимо будет каждый раз указывать доверенность, выбирая ее из списка зарегистрированных.
Создание МЧД в "1С:Бухгалтерии 8"
1. Для создания машиночитаемой доверенности необходимо перейти в список организаций, открыть карточку нужной организации и по кнопке ЭДО выбрать из списка пункт Машиночитаемые доверенности. Откроется список МЧД, который по умолчанию будет пустым. Создать новую машиночитаемую доверенность организации можно по кнопке Создать.
2. Откроется окно регистрации заявки на машиночитаемую доверенность. В данном окне необходимо заполнить данные по заявке.
3. При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на реквизиты номер доверенности - генерируется автоматически, срок действия доверенности – может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной, передоверие – разрешено или нет, сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя, сведения о представителе – указываются данные представителя, регистрационный номер доверенности основания, полномочия - носят информативно-справочный характер, пока не влияют на логику работы с документами.
4. После заполнения заявки ее необходимо отправить по кнопке Подписать и отправить. При успешной отправке статус МЧД сменится на "Отправлена", и будет выведено диагностическое сообщение с идентификатором транзакции.
5. Через 2-3 минуты необходимо обновить статус МЧД, который должен смениться на "Зарегистрирована". Для обновления статуса необходимо вручную открыть доверенность двойным нажатием по строке доверенности.
Регистрация сертификата и МЧД у оператора ЭДО
1. После получения сертификата и оформления доверенности, их следует добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Для этого необходимо открыть список учетных записей в разделе Администрирование – Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО.
2. В учетной записи уже есть сертификат организации. Необходимо добавить к нему новый сертификат физического лица по кнопке Добавить. В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием доверенности.
3. На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.
Проверка МЧД при обработке входящих документов
Реализованный функционал МЧД соответствует документации Пилотного проекта. В рамках эксперимента предполагается, что сведения об МЧД прикладываются к документу. При этом документ приходит к получателю в таком виде, что он содержит номер МЧД, на основании которой документ был подписан, и результат проверки этой доверенности оператором ЭДО.
При получении документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Далее ищет доверенность в сведениях ЭДО, если не находит – выдает предупреждение. Если находит, то загружает доверенность из распределенного реестра в программу, что приводит к следующим действиям.
1. Сопоставление данных о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД.
2. Проверка полномочий представителя;
3. Сопоставление данных о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;
4. Сопоставление даты подписания ЭД и срок действия доверенности;
5. Проверка квалифицированной электронной подписи доверителя, которой подписана доверенность.
Штамп, содержащий сведения о подписании доверенности отображается, в том числе в режиме превью в «Текущих делах ЭДО». При подписании входящего документа можно визуально самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке сертификата на закладке «Подписи» есть возможность посмотреть информацию о сертификате и подписи документа.
По двойному клику в колонке «Статус подписи» на закладке «Подписи» откроется окно, в котором будет доступно больше информации о том, какие проверки были выполнены программой и результат проверки. Данная информация поможет принять решение по поступившему документу – принять или отклонить его.
Проверка МЧД при отправке документов
1. При отправке документов программа автоматически сопоставит данные документа с данными сертификата и при необходимости попросит указать доверенность, на основании которой выполняется подписание. Доверенность выбирается из списка зарегистрированных машиночитаемых доверенностей.
2. Далее выполняется автоматическая проверка. Если подпись неверна, данные о доверенности, представителе или доверителе некорректны, то программа выдаст сообщение.
3. Проверить настройку подписания можно в разделе Администрирование - Обмен электронными документами - Настройки электронной подписи и шифрования.
4. Далее перейти на закладку «Программы» и внизу проверить отключено ли подписание на сервере. Если подписание на сервере включено, то при выполнении операций будет выдаваться предупреждение.
5. Помимо этого, не предусмотрено подписание пакета документов, в котором одновременно содержатся документы, которые можно подписывать по доверенности и нельзя. Программа в таком случае будет выдавать предупреждение.
Отзыв своей доверенности
Отозвать доверенность можно в окне списка доверенностей по кнопке Еще – Отозвать. Сведения об отзыве будут автоматически обновлены во всех узлах распределенного реестра и будут немедленно использованы в информационных системах контрагентов.
Отзыв доверенности со стороны контрагента
При получении документов выполняется автоматическая проверка подписей и запрашивается актуальная версия машиночитаемой доверенности из распределенного реестра. Если доверенность была отозвана, то программа отобразит этот факт в результатах проверки, и подпись не будет считаться действительной.
Законодательно не регламентированы действия пользователя в случае, когда контрагент подписывал документы действующей доверенностью, а в момент получения документов доверенность перестала действовать.
Загрузка МЧД из распределенного реестра
Также в программе есть возможность вручную загрузить доверенность из распределенного реестра в окне списка доверенностей. Загрузка доступна по кнопке Еще – Загрузить из реестра. В открывшемся окне загрузки указывается доверитель и номер загружаемой доверенности.
