Пособие по временной нетрудоспособности сотруднику, принятому на работу в 2023 году

С 01.01.2023 сведения о зарплате застрахованного лица и об иных выплатах и вознаграждениях в его пользу, которые необходимы для исчисления пособия по временной нетрудоспособности, работодателю-страхователю должен предоставить СФР. Но в этом взаимодействии возникли сложности. В чем их причина и как действовать работодателю, у которого возникла такая ситуация?

Справка по форме №182н: нужно ли выдавать после 01.01.2023

До 2023 года работнику при увольнении в обязательном порядке работодатель выдавал справку о сумме зарплаты. Форма справки и порядок ее выдачи в свое время были утверждены приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Сведения из такой справки использовались для расчета пособий в связи болезнью. С 01.01.2023 у работодателей нет обязанности выдавать справку № 182н (справка отменена приказом Минтруда России от 19.10.2022 № 677н). Данные о суммах выплат и иных вознаграждений работникам и суммах исчисленных взносов работодатель представляет в ИФНС. Налоговики в свою очередь передают эти сведения в СФР. Поэтому в отношении принятых на работу после 01.01.2023 работников данные об их зарплате и иных выплатах, необходимых для оплаты таким работникам пособий в связи с болезнью, работодатель должен получать от СФР. Но оказалось, что сделать это не так-то просто. Персонифицированные сведения о зарплате, на которые в предыдущие два года начислялись взносы в ФСС, есть только у работодателей. Они подтверждали эту информацию справками по форме № 182н. Мы не будем вдаваться в подробности всех технических, организационных и иных трудностей, которые выпали на долю как бухгалтерских работников, так и сотрудников СФР в связи с отменой названной справки. Обратим лишь внимание на то, что, по мнению Роструда работодатель и после 01.01.2023 обязан выдать работнику по его письменному требованию справку о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать (ст.22.3ТК РФ):

• в письменной форме, либо
• направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо
• направить через цифровую платформу «Работа в России» при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота.

А работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, включая справку о зарплате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах (ст. 62 ТК РФ). Как видим, с отменой справки нормы ТК РФ не изменились. Хотя в законе № 255-ФЗ прежние упоминания о справке исключены.

Как рассчитать пособие за первые 3 дня без данных о заработке

Положений относительно того, как СФР должен передавать работодателю-страхователю сведения о заработной плате нет в Федеральном законе от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Не содержит таких норм и положение об особенностях порядка исчисления пособий (утв. постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540). Нет в этих документах и порядка действий в ситуации, когда СФР (или предыдущий работодатель) не представил необходимые сведения.

При этом принявший в 2023 году сотрудника работодатель должен исполнить обязанность по оплате своей части пособия по временной нетрудоспособности в установленный срок - в ближайший день выплаты зарплаты в организации (ч. 1 ст. 14.1 закона № 255-ФЗ).

Учитывая эти обстоятельства, представляется логичным одновременно:

• рассчитать пособие исходя из МРОТ, выплатив причитающуюся работнику сумму в установленный срок;
• обратиться в территориальное отделение СФР с запросом о получении сведений о выплатах застрахованному лицу за предыдущие два года.

После получения из СФР указанных сведений произвести (если потребуется) перерасчет и доплатить необходимую сумму пособия.

Средний дневной заработок исчисленный из МРОТ, определяется как частное от деления увеличенного в 24 раза МРОТ, установленного федеральным законом на день наступления страхового случая, на 730 дней. В районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, МРОТ берется с учетом этих коэффициентов.

С 01.01.2023 МРОТ равен 16 242 руб. Средний дневной заработок равен 533,98 руб/дн. (16242 руб. х 24 : 730 дн.).

Величина пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа работника. Данное пособие выплачивается застрахованному лицу, имеющему страховой стаж:

• 8 и более лет – 100 % среднего заработка;
• от 5 до 8 лет – 80 % среднего заработка;
• до 5 лет – 60 % среднего заработка.

Тогда размер дневного пособия застрахованного лица, имеющего страховой стаж:

• 8 и более лет составит 533,98 руб/дн. (533,98 руб/дн. х 100 %);
• от 5 до 8 лет – 427,18 руб/дн. (533,98 руб/дн. х 80 %);
• до 5 лет - 320,39 руб/дн. (533,98 руб/дн. х 60 %).

Пособие в расчете за полный календарный месяц не может быть меньше МРОТ на дату начала болезни (ч. 6.1 ст. 14 закона № 255-ФЗ).

Величина пособия за полный календарный месяц застрахованного лица, имеющего страховой стаж:

• 8 и более лет в месяцах:

- с 31 календарным днем – 16 553,38 руб. (533,98 руб/дн. х 31 дн.);

- с 30 календарными днями – 16 019,40 руб. (533,98 руб/дн. х 31 дн.);

• от 5 до 8 лет – 13 242,58 руб. (427,18 руб/дн. 31 дн.);
• до 5 лет – 9931,94 руб. (320,39 руб/дн. х31 дн.).

Как видно из расчета, лишь у работника со страховым стажем 8 и более лет в месяцах, состоящих из 31-го календарного дня, величина пособия за полный календарный месяц превосходит размер МРОТ (16 553,38 > 16242,00). Следовательно, при заболевании работника в таких месяцах пособие следует исчислять из размера дневного значения 533,98 руб/дн.

Во всех же других случаях пособие по временной нетрудоспособности исчисляется из МРОТ в порядке, определенном законом № 255-ФЗ (ч. 6.1 ст. 14).

Размер дневного пособия определяется путем деления МРОТ на число календарных дней в календарном месяце, на который приходится период временной нетрудоспособности. Для месяца, в котором 31 календарный день величина дневного пособия составит 523,94 руб/дн. (16 242,00 руб. : 31 дн.). Для месяца с 30 календарными днями – 541,40 руб/дн. (16 242 руб. : 30дн.). Величина исчисленного пособия определяется как произведение размера дневного пособия на число календарных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности в каждом календарном месяце.

06.07.2023 организация обратилась с запросом в территориальное отделение СФР о предоставлении сведений по доходам работника в 2021 и 2022 годах. Были получены данные о заработке в 2021 г. - 594 827 руб., в 2022 г. - 653 946 руб.

На основании этих данных  бухгалтер перерасчитала пособие.

Средний дневной заработок составил 1710,65 руб/дн. ((594 827 руб. + 653 946 руб.) : 730 дн.). Эта сумма используется в качестве дневного пособия работника 1710,65 руб/дн. (1710,65 руб/дн. х 100%). Исчисленная величина пособия, которую должен выплатить работодатель, 5131,95 руб. (1710,65 руб/дн. х 3 дн.). Доплата составляет 3522,59 руб. (5131,95 – 1609,36), в т. ч. за дни болезни в июне  – 1169,25 руб. (1710,65 – 541,40) и в июле 2353,34 руб. (1710,65 руб/дн. х 2 дн. – 1067,96 руб.).

Сумма доплаты 3522,59 руб. учитывается в облагаемой базе работника по НДФЛ на дату выплаты заработной платы за первую половину июля. Одновременно с ее перечислением работнику выплачивается доначисленная сумма пособия 3064,59 руб. ((3522,59 – 458), где 458 руб. (3522,59 руб. х 13%) – удержанная сума НДФЛ). 

Получение сведений о зарплате от СФР посредством СЭДО

Информационное взаимодействие страхователей и страховщика в электронном виде осуществляется с использованием системы электронного документооборота страховщика (далее – СЭДО). Фонд утверждает формат информационного взаимодействия.

СФР взаимодействует со страхователями посредством СЭДО с использованием программного обеспечения страхователя. Речь идет о ПО, используемом для ведения бухгалтерского и кадрового учета, для формирования и сдачи отчетности. Взаимодействие осуществляется также с использованием личного кабинета страхователя, размещенного в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Для получения работодателями сведений о зарплате застрахованного лица при исчислении пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня заболевания или травмы (в т. ч. по листкам нетрудоспособности, сформированным с продолжительностью не более 3 (трех) дней) в настоящее время реализован механизм типов сообщений при информационном взаимодействии работодателей и страховщика в электронном виде.

Согласно спецификации типов документов СЭДО (версия v2.4 (от 12.05.2023)) для запроса страхователя о получении от СФР сведений о заработной плате применяется 320 тип сообщения. Для ответа фонда по результатам обработки запроса страхователя применятся 321 тип сообщения.

Описание новых типов сообщений изложено в спецификации сообщений ФК «Проактивное назначение страхового обеспечения и прямые выплаты» (версия 2.31),

В сообщении 320 страхователь должен указать:

• сведения о себе (регистрационный номер, ИНН, КПП);
• сведения о застрахованном лице (СНИЛС, ФИО, дату рождения, пол);
• вид документа, по которому занято застрахованное лицо (трудовой договор или договор ГПХ);
• сведения о запрашиваемом периоде (два года, предшествующие страховому случаю, дополнительно запрашиваемый период, необходимый при замене лет);
• признак, определяющий получение согласия застрахованного лица о запросе суммы заработка страхователем;
• запрос суммы заработка выполняется для оплаты первых трех дней временной нетрудоспособности за счет страхователя. При этом страхователь указывает, трудоустроено ли у него застрахованное лицо на момент направления запроса или застрахованное лицо на момент запроса уволено;
• дату начала страхового случая (дату начала периода нетрудоспособности по первому ЭЛН из цепочки ЭЛН).

• ссылку на транспортный идентификатор запроса;
• статус обработки сообщения:

- ERROR (обнаружены ошибки, список сообщений об ошибках. Статус говорит о том, что в процессе обработки запроса были обнаружены критические ошибки;

- PROCESSED (запрос успешно обработан);

• сведения о застрахованном лице (СНИЛС);
• сведения о запрашиваемом периоде (два предшествующих года, дополнительно запрашиваемый период, необходимый при замене лет).

В разъяснениях специалисты фонда обращают внимание на то, что законодательством об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством РФ не предусмотрено представление вышеуказанной информации застрахованному лицу. Так что не нужно пытаться заставлять работника добывать нужные для расчета больничного данные в отделении фонда.

В заключение еще одно уточнение. В спецификации типов документов СЭДО в описании типов сообщений 320 и 321 указано, что эти типы сообщений являются проектом. Поэтому в дальнейшем возможны модификации. Информацию об изменениях необходимо отслеживать в СЭДО.