Подписание электронных документов в 1С: требования и особенности ЭДО с 1 сентября 2024 года

4 сентября 2024

201

Время чтения: 5 мин.

#работа с документами #документы #управление документами #ЭДО #нововведения #инструкция

Нет времени читать? Отправить на почту

С 1 сентября 2024 г. сотрудники юрлиц и ИП должны использовать электронную подпись физического лица с машиночитаемой доверенностью. МЧД — электронная форма бумажной доверенности, которая подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП.

Удостоверяющие центры не смогут отозвать «старые» сертификаты сотрудников, так как эта операция может проводиться только от лица владельца сертификата. Не все операторы ЭДО станут контролировать и запрещать такие сертификаты. И в этом случае особое значение приобретает проверка документов, поступающих от других организаций.

Проверка действительности документов в 1С

С помощью встроенного модуля «1С:ЭДО» в 1С можно работать с машиночитаемыми доверенностями. Он позволяет детально проверять электронные документы, полученные от контрагентов. В «1C:ЭДО» осуществляется комплексная проверка машиночитаемой доверенности и подписей представителей.

Работа со входящими документами в 1С

Пользователи 1С получат предупреждения, если документы подписаны сертификатом сотрудника с меткой времени после 31 августа 2024 года. Программа сообщит, что такой документ не является юридически значимым, если отсутствует метка времени. Контроль проводится автоматически. Все электронные документы, включая подписанные «старыми» сертификатами, будут отображаться в списке входящих. Система будет отмечать такие документы как не прошедшие проверку. При попытке подписать документ ответной подписью сотрудник увидит предупреждение и сможет только отклонить документ и запросить у контрагента повторную отправку с надлежащей подписью. Штамп электронной подписи документов выделяется красным цветом, если документ подписан сертификатом сотрудника и проверка подписи не пройдена.

Работа с исходящими документами в 1С

Если документ подписан сертификатом 31 августа, но по каким-либо причинам попал к контрагенту только 1 сентября или позже, то проверка подписи у контрагента пройдёт успешно при условии использования метки времени. Это штатная функция 1С, которая включена по умолчанию. Чтобы провести ревизию сертификатов электронных подписей и своевременно выявить недействительные, рекомендуется использовать отчёт «Сертификаты электронной подписи». Помимо проверки подписи, программы 1С также проверяют МЧД, на основании которых физические лица подписывают электронные документы от имени компаний или ИП.

Проверка МЧД во входящих документах с помощью 1С

В «1С:ЭДО» есть проверка МЧД во входящих документах. МЧД загружается в единый журнал вместе с электронным документом или приходит по ссылке на Распределенный реестр ФНС России, либо в пакете с документом. Программа проверяет правильность подписания электронного документа с использованием МЧД.

Всего выполняется 18 различных проверок: криптографическая проверка электронной подписи и сертификата, срок действия сертификата, сверка данных субъекта сертификата с подписантом МЧД, проверка того, что доверитель является уполномоченным представителем организации, цепочка передоверия, соответствие установленному формату МЧД. При проверке подписи под документом также подпись и сертификат проходят криптографическую проверку, сопоставляется срок действия сертификата и дата документа, выполняется подбор подходящих МЧД для подписанта, подбор всей цепочки передоверия, доверитель сопоставляется с документом, включая интеркампани, проверяются полномочия всей цепочки МЧД и её действительность в реестре, проверяется признак «Отозвана» для всей цепочки МЧД в реестре, проверяется соответствие всей цепочки МЧД организации в документе, проверяется соответствие представителей всей цепочки МЧД доверителю передоверия, соответствие периода действия всей цепочки МЧД дате документа, а также статус проверки МЧД оператором.

Все проверки проводятся моментально и автоматически. По результатам программа информирует пользователя о достоверности МЧД или предупреждает о невозможности работы. Если МЧД нет, но есть бумажная доверенность или договор, можно установить автоматическое доверие. Для упрощения контроля доверенностей можно настроить правила проверки.

Получение сертификата ЭЦП физлица в 1С

Чтобы соответствовать новым правилам работы, компании должны получить сертификаты электронной подписи для всех сотрудников, работающих с электронными документами. Эти сотрудники также должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, которая регистрируется в системе электронного документооборота «1С:ЭДО».

Сертификаты можно получить в любом удостоверяющем центре или через сервис «1С:Подпись.Корпоративный», который позволяет компаниям управлять пулом сертификатов и проводить идентификацию сотрудников на своей территории. Процедура требует личного присутствия заявителя, но её можно упростить, обратившись к нам. После получения сертификатов необходимо оформить на сотрудников МЧД — документы, которые удостоверяют их полномочия на подписание электронных документов от имени компании.

Оформление МЧД в 1С

Оформить МЧД можно в программе 1С. В журнале доверенностей программы создаётся карточка новой МЧД и заполняются необходимые поля. Часть полей заполняется автоматически из справочников. Полномочия выбираются из классификатора полномочий для МЧД от Минцифры или указываются текстом. После заполнения всех полей нажимается кнопка «Подписать и зарегистрировать». Созданная доверенность сразу готова к использованию.

Все доверенности, зарегистрированные в 1С, автоматически регистрируются в Распределённом реестре ФНС России. В нём хранятся тысячи машиночитаемых доверенностей, и пользователи программ могут получить информацию об отзыве той или иной МЧД.

Заказать звонок

Сэкономьте время! Оставьте заявку на консультацию специалиста 1С.

Ваше имя

Телефон *

Подтвердите, что вы не робот *

Нажимая на кнопку , Вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Услуги

Сервисы

1С-ЭДО

Заказать услугу

Вконтакте

Содержание статьи

Рассылка нашего блога

Электронная почта *

Политика конфиденциальности персональных данных.

Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика) действует в отношении всей информации, которую данный сайт, может получить о Пользователе во время использования (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.
1. Определение терминов.
В настоящей Политике используются следующие термины:
– персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному юридическому или физическому лицу (субъекту персональных данных);
– оператор персональных данных – Администрация сайта (далее – Администрация) – сотрудники, уполномоченные на управление, которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
– обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
– конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.;
– сайт — это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL), а также его субдоменах;
– субдомены – это страницы или совокупность страниц, расположенные на доменах третьего уровня, принадлежащие сайту, а также другие временные страницы, внизу который указана контактная информация Администрации;
– пользователь сайта (далее Пользователь) – лицо, имеющее доступ к сайту, посредством сети Интернет и использующее информацию, материалы и продукты сайта.
2. Общие положения.
2.1 Назначение политики конфиденциальности.
2.1.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет .
2.2. Права и обязанности сторон.
2.2.1. Пользователь вправе:
2.2.1.1. Принимать свободное решение о предоставлении своих персональных данных, необходимых для использования сайта, и давать согласие на их обработку.
2.2.1.2. Обновить, дополнить предоставленную информацию о персональных данных в случае изменения данной информации.
2.2.1.3. Пользователь имеет право на получение у Администрации информации, касающейся обработки его персональных данных, если такое право не ограничено в соответствии с федеральными законами. Пользователь вправе требовать от Администрации уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
2.2.2. Администрация обязана:
2.2.2.1. Использовать полученную информацию исключительно для целей, указанных в п. 3 настоящей Политики конфиденциальности.
2.2.2.2. Принять меры для хранения конфиденциальной информации в тайне,
не разглашать без предварительного письменного разрешения Пользователя, а также
не осуществлять продажу, обмен, опубликование, либо разглашение иными
возможными способами переданных персональных данных Пользователя,
за исключением п. 6.3. настоящей Политики Конфиденциальности.
2.2.2.3. Принимать меры предосторожности для защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя согласно порядку, обычно используемого для защиты такого рода информации в существующем деловом обороте.
2.2.2.4. Осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему Пользователю, с момента обращения или запроса Пользователя, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки, в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.
2.3. Использование сайта Пользователем означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.
2.4. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование сайта.
2.5. Настоящая Политика конфиденциальности применяется к сайту.
2.6. Администрация не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем.
3. Цели сбора персональных данных.
3.1. Персональные данные Пользователя Администрация может использовать только в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных. Персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных.
4. Правовые основания обработки персональных данных.
Правовым основанием обработки персональных данных является:
– федеральные законы и принятые на их основе нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью оператора;
– уставные документы оператора;
– договоры, заключаемые между оператором и субъектом персональных данных;
– согласие субъекта на обработку персональных данных;
5. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных.
5.1. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения форм на сайте и включают в себя следующую информацию:
5.1.1. имя Пользователя;
5.1.2. контактный телефон Пользователя;
5.1.3. адрес электронной почты (e-mail).
5.2. К категориям субъектов персональных данных относятся работники оператора.
Порядок и условия обработки персональных данных.
6.1. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
6.3. Персональные данные Пользователя могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Российской Федерации только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.
6.4. Администрация принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональной информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.
6.5. Администрация совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением персональных данных Пользователя.
7. Разрешение споров.
7.1. До обращения в суд с иском по спорам, возникающим из отношений между Пользователем и Администрацией, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения или предложения в электронном виде о добровольном урегулировании спора).
7.2. Получатель претензии в течение 30 календарных дней со дня получения претензии, письменно или в электронном виде уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии.
7.3. При не достижении соглашения спор будет передан на рассмотрение Арбитражного суда.
7.4. К настоящей Политике конфиденциальности и отношениям между Пользователем и Администрацией применяется действующее законодательство Российской Федерации.
8. Дополнительные условия.
8.1. Администрация вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.
8.2. Новая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.

Настройки

Назад к списку