Платежный календарь - оперативный план, таблицу поступлений и выплат денежных средств на любой срок с детализацией по дням или неделям. Он помогает увидеть, в какой момент вам может не хватить денежных средств, чтобы вы заранее могли договориться с покупателями и поставщиками о переносе дат или изменений условий платежа.
В программах «1С:Розница» и «1С:Управление нашей фирмой» инструмент представляет собой интерактивное рабочее место, где можно видеть план денежных поступлений и выплат, а также управлять платежами посредством: перемещения денежных средств между расчетными счетами и кассами, изменения дат, если удалось договориться с покупателем о ранней оплате или поставщик отсрочил платеж.
Подключаем «Платежный календарь» в программах 1С
В программах «1С:Розница» и «1С:УНФ» установите флажок «Платежный календарь» в разделе «Настройки» – «Еще больше возможностей» – «Деньги» – «Планирование». Можно еще активировать возможность зарезервировать денежные средства на важные платежи. Она позволит вам всегда иметь резерв и не потратить денежные средства на другие цели, сохранив платежеспособность.
Планируем поступления и выплаты в программах 1С
После включения возможности «Платежный календарь» можно начать планирование. Доступно два способа: «По заказам» (на основании заказов покупателя и поставщика) и «По документам» (создание документов планирования).
Если вы работаете с постоянными покупателями и поставщиками, то удобнее будет планировать поступления и выплаты в заказах. На закладке «Платежный календарь» можно запланировать поступления в «Заказе покупателя» или выплаты в «Заказе поставщику» одной суммой на определенную дату. Если в договоре порядок поступления денежных средств или оплаты указан частями, то по команде «Список» можно уточнить сумму, дату и процент оплаты. Для разовых поступлений и выплат лучше использовать документы планирования в блоке «Планирование» раздела «Деньги»: «Поступление денег (план)», «Заявка на расход денег», «Перемещение денег». Здесь доступен весь список документов для контроля или внесения изменений. Если возникла ситуация, когда нужно быстро отменить плановый платеж, можно воспользоваться документом «Закрытие планируемых оплат».
Посмотреть результаты оперативного планирования можно в отчете «Платежный календарь» раздела «Деньги». Благодаря тому, что поступления и выплаты можно распределять по заказам и документам, распределяется и ответственность: за планирование и контроль поступлений от покупателей – на менеджеров по продажам, за планирование и контроль выплат поставщикам – на менеджеров по закупам. У каждого есть своя зона ответственности.
Работаем в интерактивном рабочем месте «Платежный календарь»
Отчет представляет собой таблицу с поступлениями и платежами за определенный период времени, в котором представлена необходимая информация. В колонках можно видеть суммы поступлений и выплат, в строках – назначение оплат, расчетные счета и кассы, документы. Если остаток денежных средств отмечен фоном зеленого цвета, то имеющихся средств достаточно для расчета по своим обязательствам и сохранения платежеспособности. Если остаток отмечен фоном красного цвета, то возможен кассовый разрыв.
«Платежный календарь» можно анализировать по дням или неделям, а также настроить в нем фильтры по аналитикам. Отчет можно построить в детализации по организациям, счетам, кассам, документам, по этим же аналитикам можно сделать отборы. Есть возможность настроить, что настроить при следующем открытии отчета: по счетам, по документам или по статьям или контрагентам. Также отчет можно представить в виде диаграммы. Вид можно выбрать – детальная или сводная. Детальная представляет информацию об отдельных остатках финансов на всех счетах и кассах, а также может предложить решение по перемещению денежных средств между ними. Сводная представляет общие суммарные остатки во всех местах хранения с учетом данных планирования. Диаграммы демонстрируют возможность кассового разрыва: он происходит, когда значение остатков денежных средства на графике опускается ниже нуля.
В «Платежном календаре» можно управлять платежами для предотвращения кассового разрыва с помощью перемещения поступлений и платежей по разным датам, местам хранениям. Перемещать суммы можно «перетягиванием», не выходя из отчета. После внесенных изменений программа создаст нужный документ. Также перемещение можно сделать путем создания документа «Перемещение денег (план)». Не выходя из «Платежного календаря», можно изменить, откуда будет оплата – из кассы или со счета. Суммы также можно «перетягивать» между местами хранения.
В работе с «Платежным календарем» есть возможности создавать, копировать и отменять плановые платежи. Чтобы быстро создать или скопировать документ, не нужно выходить из платежного отчета. Выберите нужную сумму и правой кнопкой мыши откройте меню, в котором выберите создать или копировать. Новый документ после этого заполнится данными существующего платежа.
Иногда необходимо отменить платеж. Чтобы сделать это и исключить его из платежного календаря, можно воспользоваться документом «Закрытие планируемых платежей». Это можно сделать без выхода из отчета. Достаточно щелчка правой кнопкой мыши по нужной сумме и выбора команды «Отменить». Документ закрытия можно создать на основании «Заявки на расход» по кнопке «Создать на основании», выбрав «Закрытие планируемых оплат». Аналогичным образом можно исключить запланированное поступление, перейдя в документ «Поступление денег (план)». Все созданные документы «Закрытие планируемых оплат» можно увидеть в журнале документов раздела «Деньги».
В «Платежном календаре» можно реализовать и процесс согласования оплат. Утвердить или отклонить заявку, можно не покидая «Платежный календарь», кликнув правой кнопкой мыши по нужной сумме и выбрав команду «Утвердить» или «Отклонить». Утверждение доступно и из «Журнала плановых документов».
Создаем бюджет на основе платежного календаря в программах 1С
«Платежный календарь» можно использовать для создания бюджета денежных средств компании. Здесь есть вся информация для этого, нужно лишь указать период. Укажите, как скорректировать период и суммы. Суммы, которые необходимо перенести, отмечаются галочкой. Есть возможность указать, на какой именно срок необходимо сдвинуть период и как изменить суммы в процентах от 100.
