В бизнесе важна скорость передачи и обработки информации. Поэтому нередко документы в бухгалтерию передаются не только в виде оригиналов на бумаге, но и в виде сканов и фотографий. Приходится тратить много времени, чтобы рассмотреть каждую букву и цифру и внести данные в программу.
Теперь в 1С есть возможность распознавать документы. Для этого скан или фото загружается в программу, а система самостоятельно ищет аналоги. Более того, система укажет на ошибки в расчетах, на непонятные ей места, например, если дословно не совпадает название, но оно очень похоже на имеющееся в справочнике.
Функция распознавания документов удобна, когда обособленные подразделения компании разбросаны территориально. Имеется возможность передать деловые бумаги по электронной почте в виде сканов и фото.
После загрузки пользователь только следит за процессом. На экране виден результат. Задача сотрудника — проверить подсвеченные места, где программа “сомневается” в корректности данных.
Система не только буквально считывает данные, но может распознать некоторые сокращения и иную трактовку. Например, в программе имеется позиция “ручки канцелярские”, а в присланном документе они называются “ручки шариковые”. Программа предложит вариант, заложенный в ней. Если пользователь согласился, в следующий раз прикрепление позиций будет происходить автоматически.
Скорость считывания зависит от качества скана или фото. Разработчики рекомендуют загружать сразу несколько документов, чтобы ускорить работу. При отсутствии сканера у пользователя или в случае, когда документ прислан контрагентом, рекомендуется использовать приложение 1С:Сканер.
Система распознавания работает не только с типовыми документами: накладными, счетами-фактурами, но и с теми, которые являются специфическими для отрасли. Она считывает знакомые данные: цифры, название контрагента, иную информацию.
Распознавание документов позволяет сэкономить рабочее время, создать комфорт в работе. Компании с большим количеством однотипных операций могут запускать групповую обработку.
Существует мобильное приложение 1С:Сканер, которое постоянно совершенствуется. Во время сеанса работы пользователю мобильного устройства выдаются рекомендации по поводу расположения камеры для улучшения качества снимка.
