Переход на кадровый электронный документооборот

9 марта 2022

1278

Время чтения: 6 мин.

#1С:Документооборот #ЭДО #документы #инструкция

Нет времени читать? Отправить на почту

Трудовым законодательством предусмотрена возможность ведения работодателями электронного документооборота. Нормы, регулирующие электронный документооборот, появились в ТК РФ с 22.10 2021.

Переход на ведение КЭДО для работодателей является добровольным. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения подобного документооборота. То есть переходить на КЭДО не обязательно. Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.

Если работодатель принял решение о переходе на КЭДО, то ему необходимо издать локальный нормативный акт о введении КЭДО. ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза. Также необходимо разработать Положение о КЭДО. Этот локальный нормативный акт регулирует порядок ведения КЭДО у работодателя. ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза. Также необходимо уведомить работников о введении КЭДО и получить их письменное согласие. Исключение составляют работники, которые принимаются на работу после 31.12. 2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату, – их уведомлять и получать согласие не требуется. В отношении таких работников КЭДО ведется по умолчанию.

Кадровый ЭДО ведется работодателем только в отношении работников, согласившихся на его ведение. Если работники не выразили согласие на переход на КЭДО или отказались от перехода, то работодатель продолжает вести кадровые документы таких работников в бумажном виде. Впоследствии работник может передумать и согласиться на переход.

Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством. Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на КЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись. Указанные ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Таких работников можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО.

Также необходимо работодателю обеспечить сотрудников электронными подписями, которые необходимы для КЭДО.

Документы, которые могут участвовать в КЭДО

Конкретный перечень документов для ведения КЭДО работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений. В электронном виде можно оформить большинство кадровых документов, за исключением тех, которые указаны в ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ.

Работодатель может вести КЭДО в отношении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, дополнительных соглашений к договорам, соглашений о расторжении трудовых договоров, приказов работодателя, уведомлений об изменении определенных сторонами условий трудового договора, локальных нормативных актов, графиков отпусков, графиков сменности, графиков работы на вахте, согласий на перевод, заявлений об увольнении, отзывов заявлений об увольнении, объяснений, обязательств, других кадровых документов.

КЭДО нельзя применять в отношении трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Информационные системы для ведения КЭДО

Работодатель должен выбрать информационную систему, которая будет применяться для ведения КЭДО. Эту систему необходимо указать в локальном нормативном акте о введении КЭДО, например, в Положении или Приказе работодателя.

Для ведения КЭДО могут использоваться информационные системы: Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России". Доступ к ней можно получить, в том числе и через Единый портал государственных и муниципальных услуг. А также информационная система работодателя. Такая система должна обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Расходы на создание и эксплуатацию этой информационной системы несет работодатель.

Вести КЭДО работодатели могут с использованием программ 1С. Такая возможность реализована в учетных решениях 1С.

Уведомление соискателей о ведении КЭДО

Лицо, которое принимается на работу, необходимо уведомить о применении работодателем КЭДО. Уведомить соискателей можно в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. Уведомления можно подготовить на бумажном носителе и вручить непосредственно соискателям, направить соискателям по электронной почте либо по почте заказным письмом.

В уведомлении должна содержаться информация о применении работодателем КЭДО, о праве соискателя согласиться на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО или отказаться от него.

В уведомление также можно включить отдельную графу для выражения соискателем согласия или отказа, вопрос о наличии либо отсутствии у соискателя простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи или усиленной квалифицированной электронной подписи.

Для взаимодействия с работодателем посредством КЭДО необходимо получить письменное согласие соискателя. Конкретного способа для оформления такого согласия законодательством не предусмотрено. Поэтому согласие или отказ работник может выразить в виде отметки о согласии или отказе с подписью соискателя на уведомлении о применении КЭДО, в виде заявления соискателя, составленного в свободной форме.

В отношении соискателей, которые выразили свое письменное согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО, кадровые документы оформляются в электронном виде.

В случае отказа соискателя, работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы соискателей, не согласившихся на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО, необходимо вести в бумажном виде.

Работодатель не вправе отказывать соискателю в приеме на работу, если он не выразил согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО, а также, если у соискателя отсутствует электронная подпись. Указанные ограничения не распространяются на соискателей, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату. Таким соискателям работодатель может отказать в трудоустройстве в случае отказа от взаимодействия посредством КЭДО. Соискатель вправе использовать полученную ранее самостоятельно УКЭП.

Заказать звонок

Сэкономьте время! Оставьте заявку на консультацию специалиста 1С.

Ваше имя

Телефон *

Подтвердите, что вы не робот *

Нажимая на кнопку , Вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Вконтакте

Содержание статьи

Рассылка нашего блога

Электронная почта *

Политика конфиденциальности персональных данных.

Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика) действует в отношении всей информации, которую данный сайт, может получить о Пользователе во время использования (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.
1. Определение терминов.
В настоящей Политике используются следующие термины:
– персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному юридическому или физическому лицу (субъекту персональных данных);
– оператор персональных данных – Администрация сайта (далее – Администрация) – сотрудники, уполномоченные на управление, которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
– обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
– конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.;
– сайт — это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL), а также его субдоменах;
– субдомены – это страницы или совокупность страниц, расположенные на доменах третьего уровня, принадлежащие сайту, а также другие временные страницы, внизу который указана контактная информация Администрации;
– пользователь сайта (далее Пользователь) – лицо, имеющее доступ к сайту, посредством сети Интернет и использующее информацию, материалы и продукты сайта.
2. Общие положения.
2.1 Назначение политики конфиденциальности.
2.1.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет .
2.2. Права и обязанности сторон.
2.2.1. Пользователь вправе:
2.2.1.1. Принимать свободное решение о предоставлении своих персональных данных, необходимых для использования сайта, и давать согласие на их обработку.
2.2.1.2. Обновить, дополнить предоставленную информацию о персональных данных в случае изменения данной информации.
2.2.1.3. Пользователь имеет право на получение у Администрации информации, касающейся обработки его персональных данных, если такое право не ограничено в соответствии с федеральными законами. Пользователь вправе требовать от Администрации уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
2.2.2. Администрация обязана:
2.2.2.1. Использовать полученную информацию исключительно для целей, указанных в п. 3 настоящей Политики конфиденциальности.
2.2.2.2. Принять меры для хранения конфиденциальной информации в тайне,
не разглашать без предварительного письменного разрешения Пользователя, а также
не осуществлять продажу, обмен, опубликование, либо разглашение иными
возможными способами переданных персональных данных Пользователя,
за исключением п. 6.3. настоящей Политики Конфиденциальности.
2.2.2.3. Принимать меры предосторожности для защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя согласно порядку, обычно используемого для защиты такого рода информации в существующем деловом обороте.
2.2.2.4. Осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему Пользователю, с момента обращения или запроса Пользователя, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки, в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.
2.3. Использование сайта Пользователем означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.
2.4. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование сайта.
2.5. Настоящая Политика конфиденциальности применяется к сайту.
2.6. Администрация не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем.
3. Цели сбора персональных данных.
3.1. Персональные данные Пользователя Администрация может использовать только в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных. Персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных.
4. Правовые основания обработки персональных данных.
Правовым основанием обработки персональных данных является:
– федеральные законы и принятые на их основе нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью оператора;
– уставные документы оператора;
– договоры, заключаемые между оператором и субъектом персональных данных;
– согласие субъекта на обработку персональных данных;
5. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных.
5.1. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения форм на сайте и включают в себя следующую информацию:
5.1.1. имя Пользователя;
5.1.2. контактный телефон Пользователя;
5.1.3. адрес электронной почты (e-mail).
5.2. К категориям субъектов персональных данных относятся работники оператора.
Порядок и условия обработки персональных данных.
6.1. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
6.3. Персональные данные Пользователя могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Российской Федерации только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.
6.4. Администрация принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональной информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.
6.5. Администрация совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением персональных данных Пользователя.
7. Разрешение споров.
7.1. До обращения в суд с иском по спорам, возникающим из отношений между Пользователем и Администрацией, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения или предложения в электронном виде о добровольном урегулировании спора).
7.2. Получатель претензии в течение 30 календарных дней со дня получения претензии, письменно или в электронном виде уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии.
7.3. При не достижении соглашения спор будет передан на рассмотрение Арбитражного суда.
7.4. К настоящей Политике конфиденциальности и отношениям между Пользователем и Администрацией применяется действующее законодательство Российской Федерации.
8. Дополнительные условия.
8.1. Администрация вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.
8.2. Новая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.

Настройки

Назад к списку