Часто на предприятиях, где есть собственный транспорт, водителям выдается не топливо, а деньги на его покупку. В бухгалтерии эту процедуру отражает операция авансового отчета.
В программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0. сначала оформляется выдача подотчетных средств. Если деньги на бензин водитель получает в кассе, то в журнале кассовых документов создается документ «Выдача наличных». Программа предложит несколько видов операций, кассиру надо выбрать «Выдачу подотчетному лицу». В документе прописывается основание для выдачи, сумма и реквизиты получателя. Проводим эту выдачу наличных по Дебету счета 71.01 и Кредиту счета 50.01. В первой закладке авансового отчета, который создастся во вкладке «Банк и касса» обязательно надо заполнить наименование документа, которым мы выдали аванс нашему подотчетному водителю, назначение аванса и количество приложений к отчету.
Во второй закладке «Товары» авансового отчета мы уже будем отражать поступление дизтоплива или бензина. Обязательно также наименование поставщика, цена, вид и марка топлива и сколько его было приобретено. Приложением к отчету может быть счет-фактура. Тогда в самом отчете нужно будет указать дату её выдачи и номер. Приходовать топливо надо на счете 10.03., который указывается в номенклатуре. Не забудьте это проверить. Тогда у нас по документу сформируется проводка Дебет 10.03, Кредит 71.01. В случае, когда нужно будет указать НДС, проведем еще и по Дебету счета 19.03.
В случае, когда наш водитель потратил на топливо не все выданные ему деньги, остаток он возвращает в кассу. Кассир оформляет «Поступление наличных», вид операции выбирает «Возврат от подотчетного лица». Бывает наоборот. Денег не хватило, и водитель вложил свои. Тогда кассир выплачивает разницу с помощью документа «Выдача наличных», с видом операции «Выдача подотчетному лицу». Основанием и для того и для другого документа будет наш авансовый отчет.
Когда же придет время списывать приобретенное за наличные топливо в производство, бухгалтер должен создать документ «Требование-накладная», который создается, соответственно, на закладке «Производство». В накладной обязательно надо вписать что именно покупалось и сколько. Необходимо также назначить счет списания. Если топливо покупалось для основного производства, то проводка пойдет по 20 счету, если предприятие торговое, то 44.01, если бензин израсходовали на собственные нужды предприятия, то счет 26.
