ФНС России в письмах от 11.01.2023 № ЗГ-3-11/125@, от 19.01.2023 № БС-4-11/517@ пояснила, как правильно заполнить расчет по форме 6-НДФЛ за 2022 г. и 1-й квартал 2023 г. в зависимости от того, как производилась выплата зарплаты за первую половину декабря и за вторую половину. В этой статье мы рассмотрим, как нужно оформить документы в программе "1С:Зарплата и управление персоналом" в случае, когда аванс за декабрь 2022 г. был выплачен в декабре без исчисления и удержания НДФЛ, а зарплата за вторую половину декабря была выплачена в январе 2023 г.
Пример 1: при выплате аванса НДФЛ исчислен и удержан не был. Использовался способ расчета аванса - в фиксированной сумме или процентом от тарифа.
Если сотрудникам аванс за декабрь выплачивался в фиксированной сумме или процентом от тарифа, то по умолчанию при использовании данных способов выплаты НДФЛ с аванса не был исчислен и удержан. В документе на выплату нет суммы удержанного НДФЛ. При начислении зарплаты за декабрь в документе "Начисление зарплаты и взносов" исчислен НДФЛ с начислений за первую половину декабря и по итогам месяца на планируемую дату выплаты дохода. При выплате зарплаты за вторую половину декабря в январе 2023 года исчисленный НДФЛ за месяц удержан в полной сумме.
В такой ситуации в учете НДФЛ вся начисленная сумма за декабрь 2022 г. отражается как доход, полученный в январе 2023 г. НДФЛ также отражен в учете как налог с доходов, полученных в январе 2023 г. Чтобы часть дохода, соответствующую начислениям за первую половину декабря 2022 г, отразить как доход, полученный в 2022 году, необходимо внести изменения в документы программы.
1. Измените настройки учетной политики по НДФЛ. В настройке укажите, что НДФЛ необходимо исчислять в момент начисления аванса и удерживать его при выплате. Так как способ расчета аванса сотруднику был назначен процентом от тарифа, то необходимо с декабря 2022 г. изменить ему способ расчета аванса. В документе "Изменение аванса" укажите способ расчета аванса - "Расчетом за первую половину месяца". Далее отмените проведение ранее зарегистрированных ведомостей на выплату аванса и зарплаты за вторую половину декабря и документа "Начисление зарплаты и взносов". Заполните документ "Начисление за первую половину месяца". Отредактируйте по каждому сотруднику общую сумму начислений так, чтобы она соответствовала ранее выплаченной сумме аванса. Укажите планируемую дату выплаты аванса. В документе будет исчислен НДФЛ на дату фактического получения дохода, которая определена в соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ, действовавшим до 01.01.2023, как последний день месяца, за который начислен доход.
2. Сумма к выплате в ведомости на выплату начислений за первую половину месяца не может быть изменена задним числом. Поэтому после перезаполнения ведомости на выплату аванса нужно отредактировать суммы к выплате на фактически выплаченные, но не очищать суммы удержанного НДФЛ, хотя в действительности при этой выплате налог не удерживался. При этом необходимо снять флажок "Налог перечислен вместе с зарплатой". Проведите документ. На основании этой ведомости введите документ "Подтверждение выплаты доходов", указав дату выплаты как дату выплаты заработной платы за декабрь 2022 г. в январе 2023 г., когда произошло удержание этой суммы НДФЛ.
3. Далее в документе "Начисление зарплаты и взносов" за декабрь 2022 г. необходимо пересчитать НДФЛ. Суммы налога будут соответствовать датам фактического получения дохода для каждой части начислений за декабрь 2022 г. Для начислений за первую половину декабря 2022 дата фактического получения дохода будут определена в соответствии с действовавшим до 01.01.2023 п. 2 ст. 223 НК РФ как последний день месяца, за который начислен доход. Для остальных начислений дата фактического получения дохода будет определена в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как дата выплаты дохода. В ведомости на выплату заработной платы за декабрь 2022 г. необходимо обновить суммы налога. Для этого выделите все строки, нажмите кнопку "Обновить налог". Если был включен флажок о перечислении налога вместе с зарплатой, его следует снять, поскольку сумма фактически перечисленного налога не будет соответствовать сумме налога в ведомости. Перечисление налога в бюджет можно отразить в учете с помощью документа "Перечисление НДФЛ в бюджет", указав в нем фактически перечисленную сумму.
После выполненных действий начисления за первую половину декабря и налог с них будут отражены в учете НДФЛ в декабре 2022 г., а остальные начисления - в январе 2023 г.
В расчете 6-НДФЛ за 2022 год во втором разделе отражаются по строкам 110 и 112 – аванс за декабрь, по строке 140 – исчисленный НДФЛ с аванса за декабрь. В разделе 1 и в строке 160 раздела 2 НДФЛ с аванса за декабрь не отражается, так как он удержан только в январе 2023 года. Также аванс за декабрь 2022 года и НДФЛ с него отражаются в Справке о доходах и суммах НДФЛ за 2022 год. Причем НДФЛ отражается по строкам как исчисленный и как удержанный.
В расчете 6-НДФЛ за 1-й квартал 2023 года НДФЛ с декабрьского аванса отражается в разделе 1, а также в строке 160 раздела 2. Зарплата за вторую половину декабря 2022 года, выплаченная 10.01.2023, и НДФЛ с нее указываются в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за 1-й квартал 2023 года, а также в Справке о доходах и суммах НДФЛ за 2023 год. В расчете 6-НДФЛ за 2022 год этот доход и НДФЛ не указываются. Поскольку после изменения сумм доходов в налоговом периоде может сложиться ситуация, когда ранее не были применены налоговые вычеты за декабрь 2022 г., но в связи с появлением полученных в декабре 2022 г. доходов возникает необходимость их применить, может потребоваться перерасчет налога за 2022 год. Выполнить его можно вводом в январе 2023 года документа "Перерасчет НДФЛ" за 2022 год.
Пример 2: при выплате аванса за декабрь 2022 г. использовался способ расчета аванса - "Расчетом за первую половину месяца".
Если сотрудникам был установлен способ выплаты аванса "Расчетом за первую половину месяца", то в настройках учетной политики можно было указать - как исчислять и удерживать НДФЛ при выплате аванса. В такой ситуации, как и в примере 1 в учете НДФЛ вся начисленная сумма за декабрь 2022 г. отражается как доход, полученный в январе 2023 г. НДФЛ также отражен в учете как налог с доходов, полученных в январе 2023 г.
Чтобы часть дохода, соответствующую начислениям за первую половину декабря 2022 г., отразить как доход, полученный в 2022 году, необходимо внести изменения в документы программы.
1. Измените настройки учетной политики по НДФЛ. В настройке укажите, что НДФЛ необходимо исчислять в момент начисления аванса и удерживать его при выплате. Отмените проведение ранее зарегистрированных ведомостей на выплату аванса и зарплаты за вторую половину декабря, документов "Начисление зарплаты и взносов" и "Начисление за первую половину месяца". Далее в документе "Начисление за первую половину месяца" повторно укажите планируемую дату выплаты аванса. После этого будет исчислен налог на дату фактического получения дохода, которая определена в соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ, действовавшим до 01.01.2023, как последний день месяца, за который начислен доход.
2. Сумма к выплате в ведомости на выплату начислений за первую половину месяца не может быть изменена задним числом. Поэтому в ведомости необходимо заполнить только суммы удержанного НДФЛ, хотя в действительности при этой выплате налог не удерживался. Для этого выделите все строки, нажмите кнопку "Обновить налог". Снимите флажок "Налог перечислен вместе с зарплатой". Проведите документ. На основании этой ведомости введите документ "Подтверждение выплаты доходов", указав дату выплаты как дату выплаты заработной платы за декабрь 2022 г. в январе 2023 г., когда произошло удержание этой суммы НДФЛ. Далее необходимо произвести действия, которые описаны в примере 1.
Если же сотрудникам был установлен способ выплаты аванса "Расчетом за первую половину месяца", но в настройке учетной политики было указано, что НДФЛ с аванса исчисляется, но не удерживается, то порядок действий немного другой.
1. Измените настройки учетной политики по НДФЛ. В настройке укажите, что НДФЛ при выплате аванса необходимо удерживать. Далее отмените проведение ранее зарегистрированных ведомостей на выплату аванса и зарплаты за вторую половину декабря, документов "Начисление зарплаты и взносов" и "Начисление за первую половину месяца". Затем опять проведите документ "Начисление за первую половину месяца", но при этом ничего там не меняя.
2. Сумма к выплате в ведомости на выплату начислений за первую половину месяца не может быть изменена задним числом. Она должна остаться прежней. Поскольку эта сумма была определена как разница между начисленным доходом и НДФЛ, имеет место факт удержания НДФЛ. Чтобы заполнить суммы удержанного НДФЛ в ведомости, выделите строки, нажмите кнопку "Обновить налог". При этом, поскольку НДФЛ не был перечислен в день выплаты по этой ведомости, необходимо снять флажок "Налог перечислен вместе с зарплатой". Проведите документ. После этого в учете НДФЛ будет отражено удержание налога, которое произошло в дату выплаты зарплаты за первую половину декабря 2022 г. Срок перечисления этого налога будет определяться как следующий рабочий день после дня выплаты аванса. Если, несмотря на то, что фактически удержание налога произошло в дату выплаты за первую половину декабря, видится верным отразить удержание этого налога в дату выплаты заработной платы за декабрь 2022 г. в январе 2023 г., то на основании ведомости выплаты аванса введите документ "Подтверждение выплаты доходов". Далее необходимо произвести действия, которые описаны в примере 1.
