С 22 ноября 2021 года действуют изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации, которым определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.
Что представляет собой электронный кадровый документооборот?
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде.
КЭДО может применяться при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров и оформлении других кадровых документов.
При этом КЭДО нельзя применять при оформлении трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
Порядок введения КЭДО
Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения КЭДО. Работодатель должен уведомить о введении КЭДО работников, которые в свою очередь вправе согласиться на ведение их кадровых документов в электронном виде или отказаться от этого.
Если письменное согласие не получено, то работодатель не вправе применять КЭДО в отношении работников. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не нужно получать у работников, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату. В отношении таких работников КЭДО можно вести по умолчанию в случае его применения работодателем.
Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу либо увольнять работника если работник или лицо, принимаемое на работу, отказывается от взаимодействия с работодателем посредством КЭДО и если у работника или лица, принимаемого на работу, отсутствует электронная подпись. При приеме на работу работник может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, которая согласована с работодателем.
Кроме того, работодатель может в электронной форме ознакомить работника при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью, коллективным договором.
Если работодатель принял решение о введении КЭДО, он должен разработать и утвердить локальный нормативный акт, который определяет информационную систему для ведения электронного документооборота, порядок доступа к информационной системе работодателя, перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот, срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, сведения о дате введения электронного документооборота. Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза.
Работодатель может вести электронный документооборот с работником посредством Федеральной государственной информационной системы "Работа в России" и информационной системы работодателя. Это следует из норм ч. 4 и ч. 6 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3 ТК РФ.
Порядок взаимодействия сторон посредством КЭДО
Порядок взаимодействия сторон при ведении КЭДО работодатель определяет самостоятельно. Здесь необходимо учитывать специфику деятельности работодателя, его организационные и технические возможности.
Работодателю необходимо локальным нормативным актом утвердить порядок ведения электронного документооборота. Этот ЛНА может предусматривать сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления, порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота, исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе, процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам. Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза.
Работодатель вправе распространить действующие у него правила электронного документооборота на взаимодействие с дистанционными работниками.
Стороны трудовых отношений подписывают электронные документы своей электронной подписью. Конкретный вид электронной подписи зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов.
При этом расходы на получение работником электронной подписи и ее использование несет работодатель. При наличии у работника или лица, поступающего на работу, усиленной квалифицированной электронной подписи, полученной им ранее, он вправе использовать эту подпись.
Работник, а также лицо, поступающее на работу, может направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения посредством применяемой работодателем системы КЭДО. Это может быть информационная система работодателя или цифровая платформа "Работа в России". Направленные такими способами электронные документы считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.
Если работнику необходимо подать заявление о выдаче документов, связанных с работой, или заверенных копий таких документов, то работник может подать письменное заявление, направить заявление в порядке, установленном работодателем через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя или через цифровую платформу "Работа в России".
Запрошенные работником документы выдаются в течение трех дней со дня подачи заявления способом, который указан в заявлении работника в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, в форме электронного документа. Такой документ работодатель может разместить на Едином портале государственных и муниципальных услуг и в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России".
При возникновении чрезвычайных работодатель и работник, которые не взаимодействует посредством КЭДО, вправе временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа с последующим представлением таких документов на бумажном носителе. Порядок взаимодействия сторон в таких ситуациях регулируется локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения профсоюза.
Хранение электронных документов
Работодатель обязан хранить электронные документы в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле. Это касается и ситуации, когда электронный документооборот ведется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России".
При определении сроков хранения документов работодателю необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Как быть, если работодатель участвовал в проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой?
Напомним, что в Российской Федерации по 15 ноября 2021 года включительно проводился эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Сейчас этот эксперимент завершен.
Эксперимент по электронному кадровому документообороту проводился на основании Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (далее – Федеральный закон № 122-ФЗ), Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240н. Участие работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, в эксперименте по КЭДО было добровольным.
Если работодатель принимал участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту и решил продолжать вести КЭДО после окончания эксперимента, он может применять новые правила к возникшим с 16 ноября 2021 года правам и обязанностям. В этом случае работодателю необходимо завершить переход на электронный кадровый документооборот до 1 июля 2022 года.
