На рассмотрение были вновь внесены поправки в статью 22 ТК РФ, которые обязывают работодателей оплачивать работникам проезд до работы и обратно. В этой статье мы расскажем про поправки и о том, как отразить компенсации сотрудникам в программах 1С.
Это связано с тем, что для некоторых категорий работников использование услуг такси является производственной необходимостью, так как они начинают или заканчивают рабочую смену ночью, когда общественный транспорт уже не ходит, либо его сеть неразвита. Некоторые работодатели предусматривают оплату услуг такси для сотрудников в трудовом договоре. Однако законодательно эта обязанность работодателя не закреплена.
Отражение операций по начислению и выплате компенсации расходов (проезд) в «1С:КА» и «1С:ERP»
Компенсация по договору оказания услуг облагается НДФЛ, но не подлежит начислению страховых взносов. Для отражения операции по начислению и выплате компенсации в «1С:Комплексная автоматизация» и «1C:ERP» выполните следующие шаги. Откройте меню «Зарплата» — «См. также» — «Начисления прочих доходов». Нажмите «Создать». Укажите организацию и подразделение, на которое будут отнесены прочие доходы. В поле «Вид дохода» укажите вид дохода, который не является объектом налогообложения страховыми взносами. Добавьте исполнителя, которому будет выплачена компенсация, и размер компенсации с помощью кнопки «Добавить». Проведите документ и закройте его.
Возмещение расходов, произведённых за счёт собственных средств в «1С:Бухгалтерии»
Авансовые отчёты составляются и в тех случаях, когда сотрудники используют свои деньги. В «1С:Бухгалтерии» раздел «Авансы» останется незаполненным. После проведения документа графа «Получен аванс» будет пустой, а в графе «Перерасход» отразится сумма возмещения работнику от организации. Расходы возмещаются после утверждения авансового отчёта руководителем.
Отражение возмещения расходов сотруднику, когда деньги под отчёт не выдавались в «1С:Бухгалтерии»
Организация вправе сама разработать способ компенсации расходов работников, произведённых для нужд организации, и прописать его в учётной политике. Для отражения расчётов с сотрудником корректным будет использование счёта 73.03 «Расчёты по прочим операциям» в «1С:Бухгалтерии».
Для контроля за расчётами надо документально подтвердить одобрение сделки со стороны организации. Документами могут быть: заявление сотрудника о возмещении расходов, утверждённый отчёт об израсходованных средствах с прикреплёнными к нему документами на покупку и оплату, а также приказ от имени руководителя о возмещении расходов. Средства, потраченные сотрудником и возмещаемые организацией на основании подтверждающих документов, не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Организация должна самостоятельно разработать шаблоны документов.
Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей средств из кассы и перечислением на карточку. Для проверки взаиморасчётов с сотрудником надо сформировать ОСВ по счёту 73.03 «Расчёты по прочим операциям».
