Программа "1С:Розница" - универсальное решение для управления розничной торговлей одиночных магазинов и розничных сетей. Автоматизирует все бизнес-процессы магазина, в том числе оформление чеков в специализированном рабочем месте кассира и торговлю через Интернет. Программа "1С:Управление нашей фирмой" позволяет вести учет, выписывать первичные документы, формировать управленческую отчетность. Поддерживает подготовку и сдачу регламентированной отчетности индивидуального предпринимателя на УСН и патенте. Программы 1С:Розница и 1С:УНФ вместе с 1С:РМК и мобильными приложениями составляют линейку решений для малого бизнеса. 1С:Розница 3.0 и 1С:УНФ 3.0 имеют единую архитектуру и код.
О том как настроить обмен как в 1С:Рознице, так и 1С:УНФ с актуальными примерами из программ и таблицей документов и справочников вы можете узнать в нашей новой статье. Статья по обмену с 1С:Бухгалтерией применима как для 1С:Розницы, так и для 1С:УНФ.
Когда может возникнуть задача в установке дополнительной программы для ведения бухгалтерского учета и синхронизации двух программ?
Если компания работает на ОСНО или организационно-правовая форма отличается от ИП, то возникает задача формирования и сдачи регламентированной бухгалтерской отчетности. Для этой цели рекомендуем использовать программу 1С:Бухгалтерия, настроив синхронизацию 1С:Розница/1С:УНФ с 1С:БП. Если ранее вели весь учет в 1С:БП и для управленческого учета приобрели 1С:Розница/1С:УНФ, то рекомендуем перенести ведение учета в 1С:Розница/1С:УНФ. Оставить в 1С:БП только формирование регламентированной отчетности.
Основным рекомендуемым вариантом ведения учета и настройки синхронизации является создание первичных документов, ведение учета, формирование управленческих отчетов в 1С:Розница или 1С:УНФ. Для формирования и сдачи регламентированной бухгалтерской отчетности рекомендуем выгружать введенную информацию из 1С:Розница/1С:УНФ в 1С:БП. Такой вариант ведения учета и синхронизации информации предполагает единую точку ввода и позволит избежать дублирования и ошибок.
Перед настройкой синхронизации
Перед началом настройки синхронизации в новой базе, где ранее не вели учет, заполните следующую информацию.
Если стартуете базу 1С:БП заполните сведения об организации/ях, участвующих в синхронизации, с заполнением ИНН и КПП, учетную политику и систему налогообложения, параметры учета, настройки по умолчанию для справочника Номенклатура.
Если стартуете базу 1С:Розница или 1С:УНФ заполните первоначальные настройки программы, сведения об организации/ях с указанием организационно-правовой формы, ИНН и КПП, системы налогообложения.
Основные правила и виды синхронизации
В синхронизации участвуют только проведенные документы. После загрузки они автоматически повторно проводятся. При синхронизации удаленные из одной базы документы или элементы справочников загрузятся в другую базу помеченными на удаление. Для завершения удаления необходимо выполнить Удаление помеченных объектов.
В первоначальной синхронизации участвуют все документы и справочники, указанные в таблицах соответствия. В последующих синхронизациях участвуют только измененные или новые документы и элементы справочников.
В зависимости от способа запуска настраивайте автоматическую или ручную синхронизацию. Используйте автоматическую синхронизацию для постоянной актуализации информации между информационными базами, настроив один раз правила. Запускайте автоматическую синхронизацию в ручном режиме, если необходимо срочно актуализировать информацию. Ручная синхронизация запускается всегда вручную. Выбор документов для синхронизации производится с использованием помощника, определяя условия и состав отправляемых документов.
Настройка синхронизации
Рекомендуется начинать настройку синхронизации в базе 1С:Розница или 1С:УНФ. Только если используете 1С:Розница или 1С:УНФ в сервисе 1cfresh.com, а 1С:БП установлена как локальная база, то начинайте настройку из базы 1С:БП. Перед первой настройкой синхронизации сделайте резервные копии обеих информационных баз.
1. Первоначальные настройки синхронизации и выгрузка данных в 1С:Розница и 1С:УНФ
Первоначальные настройки
Начинаем настройки в разделе Настройки - Интеграции - Синхронизация данных. Установите флажок напротив возможности "Синхронизация данных". Установите префикс информационной базы в поле Префикс базы. Префикс - уникальный набор цифр и букв, который будет добавляться к номеру загружаемого объекта для определения базы создания.
Можно установить дату запрета загрузки для всех информационных баз или выбрать, для каких баз будет действовать правило. По ссылке Больше возможностей можно задать период для запрета загрузки вместо определенной даты. Есть возможность установить дату запрета только для определенных разделов и объектов в блоке настроек "Другие способы указания даты запрета". Устанавливайте дату запрета, чтобы загружать документы только за определенный период. Например, установите дату после сдачи регламентированной отчетности и начале нового квартала или года. Для начала перейдите по ссылке Настройки синхронизации данных. По кнопке Создать добавьте новую синхронизацию. В списке программ для обмена выберите редакцию 1С:Бухгалтерии.
Параметры подключения
Переходите к следующему этапу Настроить параметры подключения. Выбирайте вариант подключения. Если подключаетесь к базе на том же компьютере или в локальной сети, то укажите расположение базы. При использовании сетевого каталога в качестве канала передачи данных укажите его расположение. Для ограничения доступа к файлу выгрузки или оптимизации его передачи создайте архив файла и установите к нему пароль.
Если подключаетесь к базе, расположенной в сервисе 1cfresh.com, или информационной базе, опубликованной в интернете, укажите ссылку на размещение базы, логин и пароль пользователя с правами администратора. При подключении к базе в сервисе 1cfresh.com можно выбрать приложение из списка или настроить подключение вручную. Автоматический обмен по расписанию будет работать только при выборе приложения из списка. Проверить подключение можно по одноименной кнопке на форме. По кнопке Записать или Записать и закрыть завершите настройку параметров и переходите к следующему шагу настройки.
Правила отправки и получения данных
Переходите к следующему этапу Настроить правила отправки и получения данных. Если настраиваете синхронизацию данных через файл, то перед этим шагом перейдите к Настройкк синхронизации в 1С:БП. После окончания настроек в 1С:БП вернитесь к этому шагу и завершите настройки в 1С:Розница или 1С:УНФ.
На этом этапе устанавливайте объем информации для синхронизации, с какой даты и по каким правилам будет выгружаться информация из 1С:Розницы или 1С:УНФ. Смотрите полную таблицу соответствия и возможностей синхронизации документов и справочников между программами. Устанавливайте параметры синхронизации.
Начните с настройки параметров в разделе Нормативно-справочная информация. Выбирайте Отправлять всю или ограничьте Отправлять только используемую в документах. Продолжите настройки в разделе Документы. Выбирайте синхронизацию всех документов. Или ограничьте датой начала выгрузки документов, видами документов или организациями. Если настраиваете отбор видов документов для выгрузки, то выгрузятся и все связанные документы. Например, вместе с документами Поступление на счет выгрузятся связанные с ними Акт выполненных работ, Расходная накладная. Выберите вид синхронизации. По умолчанию устанавливается автоматическая. Для ручной синхронизации установите флажок Ручная синхронизация данных.
В разделе Прочее настраивайте возможности автоматически зачитывать авансы при переносе документов в «Бухгалтерию предприятия», переносить Заказы покупателей из 1С:Розницы и 1С:УНФ как документ «Счет покупателю» в 1С:БП, переносить категории как виды номенклатуры, а направления деятельности - как номенклатурные группы, выгружать цены номенклатуры. Для выгрузки цен установите флажок и выберите виды цен для отправки в 1С:БП. В дальнейшем настроенные параметры можно изменить.
Начальная выгрузка данных
Переходите к завершающему этапу первоначальной настройки синхронизации Выполнить начальную выгрузку данных. После этого этапа переходите к настройке синхронизации в 1С:БП.
2. Настройка синхронизации в 1С:БП
Загрузка данных в 1С:БП
Переходим к настройке синхронизации в 1С:БП (Администрирование - Синхронизация данных – Настройки синхронизации данных). В зависимости от расположения информационных баз и способа синхронизации выбирайте настройки. Если программы установлены на одном компьютере или в локальной сети, то просто завершайте загруженные настройки из 1С:Розницы или 1С:УНФ. Если 1С:Розница или 1С:УНФ работает в сервисе 1cfresh.com, то начинайте настройки с 1С:БП, указывая адрес подключения к 1С:Рознице или 1С:УНФ, логин и пароль. Если используете синхронизацию данных через файл, то создавайте новую синхронизацию с 1С:Рознице или 1С:УНФ, выбирая файл с выгруженными настройками. Настройки, включая префикс, автоматически применяются к базе после выбора файла.
Настройка правил отправки и получения данных в 1С:БП
В 1С:БП устанавливаем правила для получении и отправки информации (Правила отправки информации). Основной рекомендуемый вариант синхронизации - получение всей информации в 1С:БП для формирования регламентированной бухгалтерской отчетности. Без обратной выгрузки скорректированной информации в 1С:Розницу или 1С:УНФ. Такой сценарий позволяет избежать дублирования информации и возникновения ошибок. На вкладке Правила получения данных заполняйте правила, применяемые по умолчанию при загрузке информации.
Сопоставление данных
На этом этапе сопоставляйте данные в двух программах, чтобы избежать дублирования элементов. После этого этапа переходите в 1С:Розницу или 1С:УНФ для завершения настроек и запуска синхронизации.
3. Загрузка и запуск синхронизации в 1С:Рознице/1С:УНФ
Загрузка с учетом сопоставлений
Для загрузки полученных данных из 1С:БП выполните сопоставление и загрузку полученных данных в 1С:Рознице или 1С:УНФ. В окне настроек синхронизации данных в 1С:Рознице/1С:УНФ выберите Синхронизировать. Начинается сопоставление данных. По завершении получите сообщение о завершении синхронизации. При выявлении ошибок получите предупреждение, где можно посмотреть и исправить ошибки.
Запуск синхронизации
Запускайте синхронизацию, нажав на кнопку Синхронизировать в одной из баз программ. В первый раз справочники синхронизируются по коду или наименованию. Элементы справочников могут синхронизироваться по определенным полям, например по ИНН и КПП в справочниках Организации и Контрагенты. В дальнейшем синхронизация справочников и документов производится по внутреннему идентификатору.
Определение счета затрат: для большинства операций счет затрат определяется согласно настройкам в 1С:БП. Если в 1С:УНФ изменяются счета и документы расчета, то документы в 1С:БП не перезаписываются. Для налогов и прочих расходов счет учета уточняется в статье движения денежных средств в 1С:УНФ.
В таблице соответствия показаны возможности (+) выгрузки документов как из 1С:Розницы/1С:УНФ в 1С:БП, так и обратно. Основной рекомендуемый вариант синхронизации предусматривает создание документов и ведение учета в 1С:Рознице или 1С:УНФ. В 1С:БП загружается вся информация из 1С:Розницы/1С:УНФ для формирования регламентированной бухгалтерской отчетности. Без обратной выгрузки скорректированной информации из 1С:БП в 1С:Розницу/1С:УНФ.
