При получении электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров при покупке прослеживаемого основного средства покупатель должен получить и отразить в учете входящий УПД, обработать подтверждения оператора ЭДО и сформировать извещения о получении УПД и сформировать и отправить продавцу информацию об оформляемой сделке.
Покупка прослеживаемых товаров у неплательщиков НДС в "1С:Бухгалтерии 8"
Получение и отражение в учете входящего УПД
Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа производится по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав, включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров, передаче имущественных прав в электронной форме. Обмен электронным УПД производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
Получение электронного УПД от продавца происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО. При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами.
Способ обработки поступающих электронных документов в учетной системе зависит от настройки ЭДО. При построении взаимоотношений с конкретным контрагентом на закладке "Настройки получения" в форме "Настройка отражения документов в учете" можно установить способ обработки поступающих электронных документов: "Автоматически", "Вручную в форме электронного документа" или "Не отражать". Кроме того, для установленного значения "Автоматически" можно выбрать конкретный вид документа поступления: "Поступление товаров"; "Поступление основных средств"; "Поступление материалов в переработку"; "Поступление оборудования"; "Поступление объектов строительства"; "Поступление земельных участков"; "Поступление топлива".
Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" будет установлено значение "Автоматически", то при получении электронного УПД(СЧФДОП) в программе будут сразу автоматически сформированы два документа учетной системы - "Поступление (акт, накладная, УПД)" с соответствующим видом операции и "Счет-фактура полученный".
Полученный от продавца электронный УПД автоматически помещается в папку "Отразить в учете" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО". При этом, исходя из произведенной настройки, в графе "Отражение в учете" сразу появится гиперссылка на новые автоматически созданные документы учета - 2 документа.
Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронного УПД в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов учета" для создания соответствующих документов в учетной системе. Кроме создания новых документов в форме "Подбор документов учета" можно также подобрать существующие или перезаполнить текущие документы.
Если номенклатура продавца и покупателя не синхронизированы, т.е. товарной позиции продавца из УПД не поставлены в соответствие сведения о принимаемом покупателем к учету объекте основных средств, то при получении электронного УПД в папке "Отразить в учете" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Сопоставить номенклатуру.
При переходе по гиперссылке Сопоставить номенклатуру откроется форма "Сопоставление номенклатуры", в которой в графе "Данные моей базы" необходимо указать соответствующее значение, выбранное из справочника "Основные средства". После сопоставления номенклатуры в папке "Отразить в учете" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО" в графе "Отражение в учете" появится гиперссылка со значением Создать документы.
Просмотреть содержимое поступившего электронного УПД можно, дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО". На соответствующих закладках "Подписи" и "Сопроводительная записка" формы просмотра поступившего электронного УПД отражается также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.
В форме просмотра, поступившего электронного УПД отражаются в том числе и регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости, количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости, количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости.
Открыть новые документы учетной системы "Поступление (акт, накладная, УПД)" и "Счет-фактура полученный" можно по гиперссылке в графе "Отражение в учете" из списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО", выбрав соответствующее значение в открывающейся форме "Выберите значение", по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего электронного УПД, из списка документов поступлений "Поступление (акты, накладные, УПД)" и из списка полученных счетов-фактур "Счета-фактуры полученные".
Согласно произведенным настройкам отражения поступившего электронного документа в учете будет создан документ "Поступления (акт, накладная, УПД)" с видом операции "Поступление основных средств".
Перед проведением документа "Поступление основных средств" необходимо заполнить недостающие сведения, а также проверить установленные автоматически способ отражения расходов по амортизации, счета учета и способ учета НДС.
Если приобретаются прослеживаемое ОС, то в табличной части документа "Поступление (акт, накладная. УПД)" будут размещены в графе "Номенклатура" рядом с наименование ОС - специальный значок, в графе "РНПТ" - информация о стране происхождения и РНПТ поступившего прослеживаемого имущества.
После проведения документа "Поступление основного средства" будут внесены необходимые записи в регистры прослеживаемости. В информационной строке состояния электронного обмена "Состояние ЭДО" документа "Поступление основных средств" будет содержаться гиперссылка Требуется утверждение.
При поступлении в организацию прослеживаемых товаров необходимо проверить достоверность сведений о РНПТ, указанных в поступившем от продавца УПД и, соответственно, отраженных в документе "Поступление основных средств". Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД будет автоматически сформирован документ "Счет-фактура полученный".
Перейти в новый документ "Счет-фактура полученный" можно по гиперссылке Все реквизиты формы "Универсальный передаточный документ", которая открывается по гиперссылке строки УПД документа "Поступление основного средства", по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего электронного УПД, из формы учета полученных документов "Счета-фактуры полученные".
В новом документе "Счет-фактура полученный", сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения о продавце, о номере и дате составления входящего счета-фактуры, о стоимости приобретенных ОС и сумме предъявленного НДС.
В поле "Получен" будет проставлена дата фактического поступления в организацию файла электронного счета-фактуры. В строке "Документы-основания" будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД. В строке "Способ получения" будет проставлена отметка для значения "В электронном виде".
Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД будет также отражено в информационной строке "Состояние ЭДО" документа "Счет-фактура полученный", где будет размещена гиперссылка Требуется утверждение.
Обработка подтверждения оператора ЭДО и формирование извещения о получении УПД
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры, т.е. файла УПД, ему оператором ЭДО. Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем. Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора ЭДО можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра, поступившего электронного УПД.
Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный". Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении УПД, то покупатель должен сформировать, подписать и отправить продавцу извещение о получении УПД.
Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении УПД будет автоматически подписано и отправлено продавцу через оператора ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена. Если в настройке параметров обмена электронными документами в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО. Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО"и из формы просмотра электронного документа по значку.
Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами. После направления продавцу извещения о получении УПД покупатель также получит от оператора ЭДО подтверждение даты отправки файла извещения о получении УПД.
Кроме извещения о получении УПД в программе будет также дополнительно сформирован ряд служебных извещений. После получения подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД. После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении УПД - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении УПД.
Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке
Если претензий к показателям УПД со сведениями продавца, далее - УПД, у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. До момента утверждения УПД поступивший УПД будет размещаться в папке "Утвердить" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО".
Утвердить УПД можно по кнопке Утвердить из списка документов "Текущие дела ЭДО", по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД. Именно после утверждения поступившего электронного УПД автоматически формируется соответствующая ответная информация покупателя - УПД. Сформированный УПД необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов. На соответствующих закладках формы просмотра УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
После отправки оператору УПД покупатель должен получить от оператора ЭДО - подтверждение о получении УПД, подписать и отправить оператору ЭДО - автоматически сформированное в программе дополнительное извещение о получении подтверждения оператора ЭДО. После поступления от оператора ЭДО подтверждения о получении УПД обмен электронным УПД у покупателя будет завершен.
После завершения обмена электронным УПД в строке "Состояние ЭДО" документа "Поступление основных средств" будет отражена гиперссылка Завершен. Аналогичная информация о завершении ЭДО будет отражена в строке "Состояние ЭДО" документа "Счет-фактура полученный".
Перейдя по гиперссылке Завершен в строке "Состояние ЭДО" в форму просмотра документа УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД, получены и отправлены.
Также из формы просмотра можно по кнопке Распечатать - распечатать визуализацию документа на бумажном носителе, по кнопке Выгрузить - выполнить сохранение электронного УПД.
