Для ведения аналитического учета расчетов с поставщиками в программе предусмотрен справочник "Договоры и иные основания возникновения обязательств" в программе "1С:БГУ 8". О том как его заполнять в "1С:БГУ 8" для бюджетных и автономных учреждений, мы расскажем в нашей новой статье.
Ввод нового договора с поставщиком (бюджетные и автономные учреждения) в "1С:БГУ 8" 1.0
1. Список договоров можно открыть из пункта главного меню Учреждение - Договоры и иные возникновения обязательств. В форме списка предусмотрен отбор по Учреждениям, Контрагентам и по Актуальности договоров. Реквизит Актуальность может принимать значения: Действующие, Закрытые, Все договоры. Новый договор вводится по кнопке Создать командной панели формы списка Договоры и иные основания возникновения обязательств.
2. Для каждого договора карточке договора отражаются Учреждение и Контрагент, от имени которых заключен договор. На закладке Обязательство заполните. Вид обязательства … от.. № – выбирается из списка или вводится строка текста, вид, а также дата заключения договора и его номер. Краткое содержание – строкой текста вводится краткая информация о содержании обязательства. Текст назначения платежа - текст, используемый для автоподстановки в платежных документах. Тип договора для целей НДС – определяет порядок работы документов по учету НДС, оформленных по договору. Порядок регистрации счета-фактуры на аванс - определяет правило регистрации счетов-фактур на авансы, полученные от покупателей в рамках договора.
3. В окне Принятие и изменение обязательства приводится информация о дате принятия обязательства и об изменении финансирования обязательства. По строке Наименование указывается наименование договора для отображения в списках. На закладке План финансирования содержится информация из последнего введенного документа План-график финансирования. Срок исполнения – плановая дата завершения действия контракта в соответствии с условиями контракта. Валюта договора. Суммы в валюте договора и рублях. Процент и сумма аванса. По ссылке с наименованием, номером и датой можно открыть текущий документ. При помощи кнопки Ввести план финансирования можно ввести новый документ План-график финансирования.
4. На закладке Дополнительная информация указывается информация о заключенных учреждением государственных контрактах, необходимая для формирования Сведений о государственном контракте, Сведений об обязательстве или Заявки на кассовый расход. Также здесь можно ввести любую необходимую дополнительную информацию, например, условие оплаты по договору.
5. Для формирования Сведений о государственном контракте должны быть указаны Гриф секретности – следует указать гриф секретности документа из списка. Способ размещения заказа. Дата проведения аукциона, подведения итогов конкурса или итогов проведения запроса котировок – указывается дата проведения мероприятий. Номер извещения о проведении торгов – указывается номер, присвоенный извещению о проведении конкурса, аукциона в официальном печатном издании и на официальном сайте, номер, присвоенный извещению о проведении запроса котировок на официальном сайте. Реквизиты документа, подтверждающего заключение контракта – Наименование, Дата, Номер. Реквизиты Дата регистрации уполномоченным органом и Номер реестровой записи, присвоенный уполномоченным органом указываются после получения государственным заказчиком от уполномоченного органа извещения о включении контракта в реестр.
6. Для ввода дополнительной информации по договору следует ввести новую строку, в которой указать наименование реквизита и его значение для конкретного договора. Также на закладке Дополнительная информация устанавливаются флажки. В совершении сделки имеется заинтересованность, если члены наблюдательного совета учреждения, руководитель учреждения или его заместители являются заинтересованными в совершении сделки лицами. Договор просрочен. Следует установить, если договор можно считать просроченным. Это крупная сделка. Следует установить, если сделка признается крупной в соответствии с законодательством.
7. Эти признаки влияют на формирование отчетности учреждения. Учетный номер обязательства – указывается номер обязательства, присвоенный органом Федерального казначейства обязательству при постановке его на учет. На закладке Контрагенты расположена табличная часть Контрагенты, в которой можно указать дополнительных участников договора, если сторон по договору больше двух, дополнительные лицевые счета контрагента, если расчеты по договору будут вестись более, чем по одному счету.
8. Табличная часть, расположенная на закладке Документы - основания, позволяет ввести реквизиты документов-оснований: Номер и Наименование документа. Если по договору все обязательства и требования выполнены, то договору можно установить статус закрытого договора, для этого следует включить флажок Договор закрыт в карточке договора.
Ввод нового договора с поставщиком (бюджетные и автономные учреждения) в "1С:БГУ 8" 2.0
1. Список договоров можно открыть с помощью команды Договоры и обязательства меню функций раздела Планирование и санкционирование. В форме списка предусмотрен отбор по Организациям, Контрагентам и по Актуальности договоров. Реквизит Актуальность может принимать значения: Все договоры, Архив и Действующие договоры. Новый договор вводится по кнопке Создать командной панели формы списка Договоры и иные основания возникновения обязательств.
2. В шапке карточки договора необходимо заполнить Организацию – наименование организации. Вид договора. Реквизит может принимать значения С поставщиком, С покупателем, Иное основание обязательства и прочее из списка. Для договора вида С поставщиком доступны галки Долгосрочный - флажок устанавливается для долгосрочного договора, Учет предмета договора – установка флажка позволяет организовать учет обязательств по предмету договора в разрезе номенклатуры, периодов плана, КФО, КПС. Для договоров вида С поставщиком с установленным флажком Учет предмета договора предоставлена возможность ввода информации на стадии определения поставщика при проведении конкурентных процедур.
3. При вводе информации об обязательстве на стадии определения поставщика следует установить флажок Заключается по результатам конкурсных процедур. Информация о контрагенте – поставщике товаров и услуг в этом случае не указывается. После завершения конкурентных процедур в карточке договора следует установить флажок Конкурсные процедуры завершены и выбрать положение переключателя: Заключением договора, Отказом от договора.
4. Реквизиты группы Вести графики исполнения позволяют задать ведение графиков исполнения договоров. Наличие графиков позволяет использовать их для признания доходов и расходов, контроля просроченной задолженности и иных целей. Доступные виды графиков определяются значением реквизита Вид договора.
5. Для контроля исполнения графика платежей предназначен отчет Контроль исполнения договоров. Отчет доступен по гиперссылке Контроль в группе реквизитов Вести графики исполнения. Флажок Контроль заполнения рабочего наименования предназначен для автоматического ввода данных в поле Наименование. При снятом флажке Контроль заполнения рабочего наименования ввод информации в поле Наименование выполняется вручную.
6. На закладке Обязательство заполняются Вид обязательства – вид первичного документа, Краткое содержание, Текст назначения платежа – назначение платежа в виде произвольного текста, Направление деятельности – выбирается из справочника Направления деятельности, Тип договора для целей НДС выбирается из представленного списка. Также на закладке Обязательство для вида договора С поставщиком, нажав на гиперссылки Состояние расчетов, Поступление товаров, работ, услуг и Зарегистрированные обязательства, можно сформировать соответствующие отчеты. Чтобы исключить случайное изменение ключевых реквизитов Контрагент, Вид договора, Долгосрочный и Учет предмета договора, эти реквизиты после записи договора становятся по умолчанию недоступны для редактирования. При наличии потребности в редактировании этих реквизитов для их изменения можно использовать команду Разрешить редактирование реквизитов.
7. На закладке Расчеты указываются Настройки формирования кассовых чеков. В группе ЭДО с контрагентами указываются данные продавца для государственных нужд: КПС и Код цели. Для договоров вида С поставщиком доступна закладка Характеристики, где указывается Учетный номер обязательства, присвоенный органом казначейства. На закладке Свойства указываются УИН, Окончание, Просрочен, Крупная сделка.
8. Табличная часть, расположенная на закладке Контрагенты, позволяет ввести реквизиты контрагентов: Контрагент и Счет контрагента. Заполняется при необходимости указания наименования головной организации или филиала, нескольких банковских счетов контрагента и т. д. Табличная часть, расположенная на закладке Документы - основания, позволяет ввести реквизиты документов-оснований: Номер и Наименование документа. Заполняется при необходимости указания реквизитов первичных документов, являющихся основанием для заключения контракта.
9. Для ввода на основании договора документов вида Регистрация обязательств и сведений по договорам или Исполнение договора можно использовать кнопку Создать на основании командной панели, или кнопку Еще - Создать на основании формы договора. Нужный вид документа следует выбрать из списка. Для формирования печатных форм можно использовать кнопку Печать командной панели формы договора.
10. При работе с формой договора можно получить доступ к списку документов, которые были оформлены в процессе работы с договором. Чтобы открыть список, используется команда Документы на панели навигации формы договора. В открывшейся форме списка Документы по договору можно выбрать и открыть конкретный документ для просмотра или корректировки.
11. Гиперссылки Расчеты, Контроль исполнения, Анализ задолженности, Параметры состояния доходов будущих периодов на панели навигации формы договора позволяют сформировать соответствующие отчеты.
12. Если Договор или иное основание возникновения обязательств не предполагается далее использовать при оформлении документов, то рекомендуется поместить его в архив. Чтобы поместить Договор в архив, следует нажать на кнопку Еще командной панели формы договора и выбрать в меню команду Поместить в архив(закрыть)/Извлечь из архива. Далее ввести в диалог дату помещения договора в архив и нажать на кнопку ОК. После этого Дата помещения в архив будет отображаться в шапке формы договора под кнопкой Записать и закрыть. Договор не будет отображаться и отвлекать внимание в форме списка Договоры и иные основания возникновения обязательств с отбором Действующие договоры.
