Минтруд РФ утвердил новую форму трудовой книжки и порядок заполнения этой трудовой книжки.
Новая форма трудовой книжки и порядок ее заполнения вступят в силу с 01.09.2021 и будут действовать до 01.09.2027. При этом утрачивает силу Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Новая и старая форма: какую применять?
Новая форма трудовой книжки вступает в силу с 01.09.2021. С этой же даты они должны применяться в кадровом учете. Вместе с тем продолжает действовать постановление, которым утверждена старая форма трудовой книжки. Оно включено в Перечень нормативно-правовых актов, на которые не распространяется "регуляторная гильотина". Правила отмены устаревших документов в рамках "регуляторной гильотины" утверждены Федеральным законом.
Старые трудовые книжки продолжают действовать. Новые трудовые книжки, сотрудники могут получить только в виде дубликата, то есть взамен испорченной или утраченной старой трудовой книжки. Это связано с тем, что лицам, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020 трудовые книжки оформляются в электронном виде. Следовательно, в бумажном виде трудовые книжки на таких работников не оформляются.
По каким правилам вносить записи с 1 сентября 2021 года в старые трудовые книжки и по каким правилам оформлять вкладыш в трудовую книжку? Разъяснить эти вопросы предстоит Минтруду России.
Чем новая форма трудовой книжки отличается от старой?
Новая форма трудовой книжки от старой формы отличается количеством разворотов разделов. Для раздела "Сведения о работе" в новой форме определено 14 разворотов. В старой форме – 10 разворотов. Для раздела "Сведения о награждении" в новой форме определено 7 разворотов. В старой форме было 10 разворотов.
Также изменилось количество разворотов вкладыша в трудовую книжку. Раздел "Сведения о работе" содержит 12 разворотов. Раздел "Сведения о награждениях" вкладыша новой формы включает 5 разворотов.
Кроме того, на титульном листе новой формы уточняется, что печать работодателя ставится на трудовую книжку только при ее наличии. Заметим, что ранее Минтруд России в своих разъяснениях приходил к выводу, что печать на титульном листе трудовой книжки ставится только при наличии ее у работодателя.
Что изменится в порядке заполнения новой трудовой книжки?
Новый Порядок ведения трудовой книжки частично включает правила заполнения, перенесенные из Инструкции № 69. Но не все. Например, раздел "II. Заполнение сведений о работнике" включает только правила внесения исправлений и дополнений о работнике. Некоторые положения Порядка дублируют нормы Постановления № 225.
Теперь заполнять трудовую книжку можно будет не только от руки, но и с помощью технических средств. Ранее в Инструкции № 69 указывалось, что записи можно делать только ручкой черного, синего или фиолетового цвета. В новом Порядке это сохранено в качестве рекомендации. При этом по-прежнему не допускается применение сокращений при заполнении трудовой книжки.
Нет больше привязки должности в трудовой книжке к штатному расписанию или квалификационным справочникам. Ранее в п. 3.1 Инструкции № 69 указывалось, что наименование должности в трудовую книжку вносится, как правило, в соответствии со штатным расписанием, а если работа в должности связана с предоставлением льгот, то наименование должности должно соответствовать наименованиям в квалификационных справочниках.
Отсутствие этого положения в новом Порядке означает, что с 01.09.2021 работодатель не обязан указывать должность работника в соответствии со штатным расписанием или квалификационными справочниками. Возможно, отсутствие этих норм в новом Порядке компенсирует требование указывать в СЗВ-ТД с 1 июля код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Это правило установлено п. 2.5.4 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Следом за СЗВ-ТД в бумажных трудовых книжках работодателям возможно придется указывать наименование должностей в соответствии с указанным классификатором.
Также урегулирован порядок внесения записи в трудовую книжку, когда временный перевод становится постоянным. В этом случае в трудовой книжке указывается:-
в графе 1 раздела "Сведения о работе" – порядковый номер записи;
-
в графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;
-
в графе 3 – наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
-
в графе 4 – дата и номер приказа, на основании которого работник был временно переведен, и аналогичного документа, который признал перевод постоянным.
Уточнен порядок внесения в трудовую книжку записей о работе по совместительству. Теперь она может вноситься и в хронологическом порядке, и блоками после увольнения из каждой организации.
Из содержания п. 11 нового Порядка следует, что:
-
если у сотрудника есть основное место работы, то запись о совместительстве вносит основной работодатель;
-
если на момент необходимости внесения записи физическое лицо не работает, то можно обратиться за записью по месту работы по совместительству;
-
можно внести запись о работе по совместительству, если она была до трудоустройства по основному месту работы.
Скорректирована формулировка записи в трудовую книжку при переименовании организации.
Так, с 01.09.2021 запись в графе 3 о переименовании организации будет выглядеть так: "Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)".
Сейчас в трудовой книжке о переименовании делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то".
Изменятся правила записи в трудовую книжку об увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю.
В графе 3 раздела "Сведения о работе" наряду с указанием на порядок перевода добавится наименование организации или ИП, куда переводится работник.
Работодатель, увольняющий работника в порядке перевода, может получить сведения о будущем работодателе из письма-просьбы о переводе работника к новому работодателю
Работодатель сможет самостоятельно разрабатывать книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации.
Сейчас для регистрации выданных бланков трудовых книжек применяется книга учета бланков. Несмотря на то что этот документ утрачивает силу с 01.09.2021, работодатель может продолжать вести уже начатые им книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и ее вкладышей. К такому же мнению пришли и чиновники Роструда в консультации.