Вести кадровый учет и начислять зарплату вручную стало неактуальным. С 2006 года работодатели успешно применяют программу 1С:Зарплата и управление персоналом. С помощью софта компании и ИП автоматизирует процессы принятия, увольнения сотрудников, ведения воинского и персонифицированного учета, начисляют зарплату, производят удержание, начисляют страховые взносы.
Как начать работать в “1С:ЗУП”
Редко бывает, что работа в программе начинается с нулевых показателей. При первом запуске важно корректно внести начальные остатки и произвести настройки.
Программа должна “понять”, как вы планируете с ней работать. Для этого разработчики предусмотрели участие “Помощника начальной настройки программы”. Первый шаг — выбор способа ввода начальных остатков — вручную или путем загрузки из другой конфигурации. На экран выйдет несколько предложений:
- Настроить с нуля
- Перенести данные из “1С:Бухгалтерии” и “ЗУП” различных релизов.
Нужно помнить, что полностью автоматизировать такой процесс не удастся. Дополнительно придется внести с ведения об отработанном времени каждого сотрудника и начислениях.
Если предусматривается перенос данных из “ 1С: Бухгалтерия 8.3”, то нужно будет выбрать базу из предложенного программой списка. Здесь нужно помнить:
- Остатки переносятся фиксированной суммой. Программа “ не поймет”, что нужно использовать формулы, и продолжить начислять зарплату без их применения
- Попавшие в качестве остатков суммы будут участвовать при расчете больничных и отпускных, а также в иных случаях, когда требуется вычислить среднедневной заработок
- Может потребоваться корректировка внесенных остатков заработка и дней отпуска, которые остались неотгулянными.
Сведения переносятся в документ “Данные на начало эксплуатации”.
Настройки работы
Перенос данных — это только начало настройки программы. Чтобы начать работать в ней, нужно учесть индивидуальные особенности ведения кадрового учета и начисления зарплаты. В “Начальной настройке программы” выстроен диалог системы и пользователя. Нужно ответить на вопросы, поставив галочки.
После этого можно начинать работу. К настройкам желательно не возвращаться, так как проведенные документы будут отражены в программе по старым данным.
Самый сложный шаг — это внесение и проверка начальных остатков. Они должны быть детализированы по каждому сотруднику, по каждому начислению. Иначе в дальнейшем документы будут отражаться некорректно. Это повлияет, как на расчет зарплаты, так и на налоги.
Нужно будет ввести остатки задолженности по зарплате и штатную расстановку.
Правила работы с программой
Нередко пользователи считают, что программа неправильно рассчитывает документ. В большинстве случаев вина лежит на пользователях: либо некорректно введены данные, либо неверно выставлены настройки. Чтобы избежать ошибок, соблюдайте правила:
- Не вводите документы “задним числом”. Если это случилось, перезаполните те, которые созданы позже
- Не исправляйте вручную начисления, удержания
- Выбирайте правильный документ для ввода данных.