С 01.01.2023 МРОТ составляет 16 242 руб. Также увеличился максимальный размер среднедневного заработка для пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам. Теперь он составляет 2 736,99 руб. В нашей новой серии публикаций мы расскажем о том, как учесть эти изменения при начислении больничных в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8".
Больничный по основному месту работы (основной случай)
Регистрация периода временной нетрудоспособности и начисление пособия за счет средств работодателя
Листки нетрудоспособности для назначения пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам оформляются в основном в электронном виде. После того как больничный лист будет закрыт медицинской организацией, от ФСС России вместе с информацией о закрытии больничного листа поступит запрос о предоставлении дополнительных сведений, необходимых для назначения пособия, которых нет у фонда. Работодатель в течение 3 рабочих дней с даты получения информации о закрытии ЭЛН должен отправить сведения в ФСС России, подписав их усиленной квалифицированной электронной подписью. Информация от ФСС РФ об открытии, продлении, закрытии, аннулировании ЭЛН поступает в рабочее место Сообщения ФСС об изменении ЭЛН. Запросы от ФСС России поступают в рабочее место Входящие запросы сведений для расчета пособия ФСС. Запрос содержит блок сведений, которые есть у фонда и блок сведений, который работодатель должен отправить на запрос. Работодатель проверяет сведения, которые прислал фонд, и формирует ответ, содержащий подтвержденные сведения фонда, недостающие сведения и скорректированные сведения от фонда либо информацию об отсутствии необходимости выплаты и ее причину.
Для того чтобы сформировать сведения для ФСС России, необходимо сначала зарегистрировать документ Больничный лист. Начиная с версий программы ЗУП 3.1.23.63 / 3.1.18.586 при загрузке сообщения в рабочее место Сообщения ФСС об изменении ЭЛН с кодом состояния 030 –Закрыт медицинской организацией, в программе автоматически создается и записывается (документ Больничный лист.
При нажатии на кнопку Получить из ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН. При нажатии на кнопку программа проверяет, нет ли ранее загруженных сообщений от ФСС России об изменении ЭЛН по больничному с таким номером. Если данные есть со статусом не ниже 030 –Закрыт медицинской организацией, тогда данные по больничному загружаются из регистра Сведения об ЭЛН, а не с сервера фонда. Принудительно получить ЭЛН с сервера ФСС России можно по кнопке Еще - ЭЛН - Получить из ФСС принудительно. Чтобы загрузить сведения ЭЛН из файла, выгруженного из личного кабинета страхователя на сайте ФСС России, нажмите на кнопку Загрузить из файла и выберите необходимый файл. Если необходимо зарегистрировать период нетрудоспособности по бумажному листку, то введите сначала данные больничного в форме Ввод данных листка нетрудоспособности по ссылке Заполнить данные листка нетрудоспособности, а после нажмите на кнопку Заполнить больничный.
Заполнение полей документа
1. Cтраховой стаж сотрудника подсчитывается автоматически и указывается в одноименном поле в виде ссылки. Страховой стаж у предыдущих работодателей указывается в личных данных сотрудника. Если данные о страховом стаже не введены, то отсчет стажа ведется с даты приема на работу сотрудника в данную организацию. Ввести данные о страховом стаже сотрудника можно непосредственно из документа Больничный лист, введенный стаж будет использоваться для расчета всех далее вводимых документов по сотруднику.
2. На закладке Главное флажок Является продолжением листка нетрудоспособности устанавливается, если регистрируемый больничный лист является продолжением ранее зарегистрированного в информационной базе больничного листа. Флажок Учитывать заработок предыдущих страхователей устанавливается по умолчанию, чтобы при расчете пособия учитывался заработок, который сотрудник получил у других страхователей за два предшествующих календарных года. Сумма заработка, полученная у других работодателей, регистрируется документом Справка для расчета пособий. Если флажок Учитывать заработок предыдущих страхователей сбросить, то при создании очередного больничного этому же сотруднику флажок останется сброшен. Флажок Доначислить зарплату при необходимости позволяет при необходимости доначислить зарплату прошлого периода либо отказаться от ее доначисления. Отказ от доначисления может быть востребован в ситуации, когда в одном и том же месяце задним числом вводятся разные события, приводящие к перерасчету зарплаты за прошлый период. Для удобства такой перерасчет можно выполнить в одном месте, а не распределять по разным документам. Флажок Доплачивать до устанавливается, если организация осуществляет доплату за дни болезни до полного среднего заработка сотрудника. Данное поле появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты включена возможность осуществлять доплату за дни болезни – установлен флажок Доплата за дни болезни. Для автоматического заполнения процента среднего заработка за время нетрудоспособности в документе необходимо в учетной политике организации указать процент доплаты до среднего заработка за дни нетрудоспособности. При необходимости процент доплаты до среднего заработка в документе можно указать вручную. При установленном флажке будет начислена и доплата. Поля - Причина нетрудоспособности, Освобождение от работы, Условия исчисления, Нарушение режима с заполняются автоматически на основании ранее загруженных данных по ЭЛН. При заполнении в поле Условия исчисления кода 44, процент оплаты среднего заработка будет автоматически установлен 100%, независимо от страхового стажа сотрудника. В разделе Начислено в поле за счет работ автоматически подсчитывается сумма пособия, которая оплачивается за счет средств работодателя. Та часть пособия, которая выплачивается за счет средств ФСС России, в документе не рассчитывается. Поэтому поле за счет ФСС будет пустым. В поле Всего автоматически подсчитывается сумма пособия за счет работодателя или общая сумма пособия за счет работодателя и зарплаты. В разделе Удержано рассчитывается налог на доходы физических лиц, а в случае выплаты пособия В межрасчетный период или С авансом - прочие постоянные удержания, назначенные для сотрудника, которые учитываются при выплате. Подробнее о расчете НДФЛ и прочих удержаниях можно посмотреть по кнопке Подробнее о расчете НДФЛ, которая находится рядом с полем НДФЛ, и по кнопке Подробнее о расчете удержаний, которая находится рядом с полем Прочее. Налог исчисляется на предполагаемую дату выплаты пособия, указанную в поле Дата выплаты. Удержание налога производится при фактической выплаты пособия. В разделе Средний заработок автоматически подсчитывается сумма среднедневного заработка по данным информационной базы на основании сведений за предыдущие два календарных года. Если регистрируемый больничный лист является продолжением, то по умолчанию указывается тот же среднедневной заработок, что и для оплаты по первичному листку нетрудоспособности, т. к. это один страховой случай. Данные для расчета среднего заработка могут быть просмотрены/отредактированы по кнопке Изменить данные для расчета среднего заработка. При нажатии на кнопку открывается форма Ввод данных для расчета среднего заработка. Если в информационной базе есть данные, учитываемые при расчете среднего заработка, то в режиме автоматического расчета эти данные автоматически вводятся в таблицу с обобщением по календарным годам расчетного периода. В данной форме по кнопке Добавить справку с пред. места работы можно заполнить справку для расчета пособия с указанием суммы заработка, полученную от других работодателей, которая автоматически отразится в форме. Также можно установить переключатель в положение Задается вручную и выбрать нужные года для расчета пособия. Также в форме можно редактировать вручную данные за месяцы, в которых в программе уже начислялась зарплата. Исправленные данные выделяются жирным шрифтом. Обратите внимание, внесенные в таких месяцах правки не учитываются при последующих расчетах среднего заработка. Эти исправления влияют только на расчет среднего заработка и только в конкретном экземпляре документа, в котором они вносятся. В поле Дней приостановления ТД указывается количество дней приостановления трудового договора в расчетном периоде. Это поле заполняется автоматически после ввода документа Приостановление трудовых договоров. Средний дневной заработок для расчета пособия по временной нетрудоспособности определялся путем деления заработка за расчетный период на 730. При назначении пособия лицам, проходящим военную службу по мобилизации или по контракту, из 730 нужно будет вычесть календарные дни, приходящиеся на период приостановления трудового договора в связи с военной службой. В случае если за период нетрудоспособности ранее уже производились начисления, которые имеют меньший приоритет, то они автоматически пересчитываются и в результате в документе появится раздел Перерасчет. Подробный результат перерасчета будет доступен на закладке Пересчет прошлого периода. В поле Выплата выберите, когда планируется выплатить пособие – С зарплатой, С авансом или В межрасчетный период. Поле Планируемая дата выплаты заполняется датой в зависимости от заполнения поля Выплата. Для автоматического заполнения поля Дата выплаты при выплате начисления вместе с зарплатой или вместе с авансом в настройках учетной политики организации в разделе Дата выплаты зарплаты укажите дату выплаты зарплаты и аванса. При выплате начисления в межрасчетный период в поле Планируемая дата выплаты указывается по умолчанию дата, следующая за текущей датой компьютера. При необходимости дату выплаты можно изменить вручную. В поле Корректировка выплаты в целях повышения прозрачности работы программы отражается сумма, корректирующая выплачиваемую сумму в случае излишне удержанного НДФЛ.
3. На закладке Оплата флажок Назначить пособие устанавливается по умолчанию и в полях с... по... указывается оплачиваемый период освобождения от работы. В данных полях автоматически указывается период, который был указан в поле Освобождение от работы с... по... на закладке Главное. При необходимости оплачиваемый период можно изменить, тогда количество оплачиваемых календарных дней и сумма пособия пересчитаются автоматически. При снятии флажка пособие будет рассчитано с нулевой суммой, а дни нетрудоспособности будут отражены в информационной базе как Больничный неоплачиваемый. Если нажать на кнопку с зеленым карандашиком, то можно ввести исключаемые периоды и тогда за этот период будет начислена заработная плата. При необходимости оплачиваемый период можно изменить. Нажмите на кнопку с зеленым карандашиком, чтобы ввести исключаемые периоды. В поле Дата начала нетрудоспособности указывается дата начала временной нетрудоспособности. В данном поле автоматически указывается дата, которая была указана ранее в поле Освобождение от работы с... на закладке Главное. Если больничный лист является продолжением, то по умолчанию указывается дата начала нетрудоспособности из первичного больничного листа и данное поле становится недоступным. В поле Процент оплаты указывается процент оплаты среднего заработка. Процент оплаты определяется автоматически в зависимости от причины нетрудоспособности и страхового стажа сотрудника на момент наступления страхового случая. Если листок нетрудоспособности является продолжением, то процент оплаты устанавливается по умолчанию из первичного листка нетрудоспособности и данное поле становится неактивным. Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ застрахованному лицу, имеющему страховой стаж от 8 лет и более, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в размере 100 процентов среднего заработка. Поле Ограничение пособия заполняется автоматически в зависимости от причины нетрудоспособности и страхового стажа сотрудника. Если листок нетрудоспособности является продолжением, то ограничение пособия устанавливается по умолчанию из первичного листка нетрудоспособности и поле становится недоступным. Кроме того, данное поле можно изменить вручную и выбрать ограничение для расчета максимального размера пособия по временной нетрудоспособности из предложенного перечня. В поле Районный коэффициент указывается значение районного коэффициента, который применяется в организации или обособленном подразделении. Данное поле появляется в документе, если в карточке организации или обособленного подразделения указано, что применяется районный коэффициент. При этом поле заполняется автоматически в соответствии со значением, указанным в карточке как федеральный коэффициент. При необходимости районный коэффициент может быть изменен вручную прямо в документе. Значение районного коэффициента влияет на сумму пособия. Если сотрудник занят на условиях неполного рабочего времени, то при расчете пособия в случае, когда заработок сотрудника за расчетные годы отсутствует или ниже МРОТ, в соответствии с законодательством должна учитываться доля неполного времени. Поле Доля неполного времени заполняется автоматически как отношение продолжительности рабочей недели согласно графику сотрудника к продолжительности рабочей недели согласно графику, который указан в графике сотрудника как график для расчета нормы. Если работа производится полный рабочий день, то по умолчанию указывается значение 1,000. При необходимости доля может быть изменена в документе вручную. Согласно положениям действующего законодательства лицам, пострадавшим от радиационного облучения, пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются в размере 100 процентов среднего заработка, причем независимо от продолжительности страхового стажа. Если страховой стаж застрахованного лица менее 8 лет, то финансовое обеспечение пособий в части "превышения" ФСС России вправе осуществлять за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета, предоставляемых на указанные цели бюджету ФСС России. При начислении пособия по временной нетрудоспособности лицу, пострадавшему от радиационного облучения, в его карточке по ссылке Страхование в разделе Льгота при начислении пособий установите флажок права на льготу и укажите причину ее предоставления выбором из предложенного списка (рис. 5). Кроме того, за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета производится также финансирование дополнительных расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, связанных с зачетом в страховой стаж застрахованного лица "нестраховых" периодов. Если в организации работают сотрудники, проходившие военную или приравненную к ней службу в период 2007-2008 гг., то в программу должны быть введены данные о "расширенном" страховом стаже, т. е. о страховом стаже с учетом периодов такой службы. Размер пособия по временной нетрудоспособности в документе Больничный лист для таких лиц определяется исходя из "расширенного" стажа. В дополнение к расчету суммы пособия на основании этого размера производится расчет исходя из "обычного" страхового стажа без учета "нестраховых" периодов. Сумма "превышения" подсчитывается автоматически.
4. Подробно ознакомиться с результатами начислений можно на закладке Начислено. Суммы пособия за счет средств работодателя и за счет ФСС России показываются отдельными строками. Та часть пособия, которая выплачивается за счет средств фонда, в документе не рассчитывается, поэтому строка с суммой пособия за счет средств фонда будет пустой.
5. На закладке Сведения для ФСС флажок Пособие выплачивается ФСС устанавливается автоматически, если в периоде нетрудоспособности есть дни, которые оплачивает ФСС России. В разделе Отправка сведений через СЭДО: выводятся ссылки для входящего запроса ФСС России и ответа на запрос. Если входящий запрос от фонда отсутствует, то отображается соответствующая надпись и появляются две ссылки - Получить сообщения СЭДО и Сообщить о страховом случае в ФСС. Прошлые возможности отправки сведений оставлены и отмечены как устаревшие - раздел Отправка сведений через реестр прямых выплат со ссылками на сведения для реестра прямых выплат и раздел Отправка сведений через реестр ЭЛН со ссылками на сведения для реестра ЭЛН. Если ЭЛН аннулирован, то появляется соответствующий раздел и ссылка на актуальный больничный. На закладке также можно увидеть статус документа Больничный лист - если был открыт документ, который помечен на удаление, то будет отображена информация, что документ помечен на удаление или если документ не проведен, то также будет информация о его не проведении и кнопка Провести.
6. Поле Руководитель автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о доплате за дни болезни. Этот приказ можно распечатать по кнопке Печать - Приказ о доплате за дни болезни.
7. Кнопка Провести. По ссылкам Исправить или Сторнировать можно ввести документы-исправления тем же периодом начисления или более поздним, если впоследствии возникнет такая необходимость. Если в настройках расчета зарплаты включена возможность назначения доплаты за временное исполнение обязанностей, совмещения, то по кнопке Создать на основании – Совмещение должностей можно создать документ Совмещение должностей на замещающего сотрудника. При необходимости по кнопке Создать на основании – Больничный лист можно создать новый документ Больничный лист, являющийся продолжением данного больничного листа. Для целей анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму по расчету среднего заработка по кнопке Печать – Расчет пособия или Расчет среднего заработка. Также по кнопке Печать - Листок нетрудоспособности с расчетом пособия можно сформировать форму, которую можно представить контролирующим органам для электронных листков нетрудоспособности как аналог бумажного листка.
Пособие по временной нетрудоспособности исчисляется исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей предельную величину базы для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на соответствующий календарный год.
В случае если пособие временной нетрудоспособности, исчисленное по положениям Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, в расчете за полный календарный месяц, ниже МРОТ, установленного федеральным законом на день наступления страхового случая, а в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, ниже МРОТ, определенного с учетом этих коэффициентов, то в соответствии с пп. 6.1 - 6.2 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ пособие выплачивается в размере, исчисляемом исходя из МРОТ, в расчете за полный календарный месяц. Размер дневного пособия в этом случае определяется путем деления МРОТ, установленного федеральным законом на день наступления страхового случая, на число календарных дней в календарном месяце, на который приходится период временной нетрудоспособности. Причем в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, МРОТ для исчисления пособия по временной нетрудоспособности определяется с учетом этих коэффициентов. Также если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая работает на условиях неполного рабочего времени, размер пособия по временной нетрудоспособности, исчисленного исходя из МРОТ, определяется пропорционально продолжительности рабочего времени застрахованного лица. Другими словами, размер дневного пособия = МРОТ * Районный коэффициент * Доля неполного времени / Количество дней в месяце.
Размер пособия по временной нетрудоспособности, подлежащего выплате в таком случае, исчисляется путем умножения размера дневного пособия по временной нетрудоспособности на число календарных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности в каждом календарном месяце. В связи с этим рассчитанное пособие из фактического заработка сотрудника необходимо сравнить с пособием из МРОТ за полный месяц и выплатить пособие в той сумме, которая больше.
