Компенсация за неиспользованный отпуск - это замена отпуска денежной компенсацией. При увольнении сотрудника денежная компенсация выплачивается за все неиспользованные отпуска.
Регистрация факта прекращения трудового договора с сотрудником и окончательный расчет с сотрудником при увольнении производится с помощью документа Увольнение.
1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения - кнопка Создать - Увольнение или раздел Кадры – Увольнение, или раздел Зарплата – Все начисления - кнопка Создать - Увольнение.
2. В поле Месяц укажите месяц, в котором будет зарегистрирован окончательный расчет по сотруднику, положенный ему при увольнении. По умолчанию указывается текущий месяц. В поле Организация укажите организацию, в которой числится увольняемый сотрудник. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. Поле Номер заполняется автоматически при записи документа. В поле Сотрудник выберите увольняемого сотрудника.
3. На закладке Условия увольнения в поле Дата увольнения укажите дату увольнения сотрудника. В поле Основание увольнения выберите основание увольнения в соответствии с ТК РФ. Флажок Отразить в трудовой книжке устанавливается автоматически. В поле Наименование документа по умолчанию указывается Приказ. По ссылке Второй документ-основание можно указать второй документ-основание для кадрового мероприятия и заполнить его реквизиты. Если сотруднику положена выплата выходного пособия, то в поле Выходное пособие за вручную укажите количество рабочих дней, за которые оно должно быть выплачено. Флажок Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку установлен по умолчанию, если сотрудник работает на полную ставку и в графике работы не указан неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. Флажок Начислить зарплату установлен по умолчанию. Если на момент увольнения у сотрудника остались неиспользованные отгулы, в документе выдается соответствующее сообщение. Если в настройках расчета зарплаты на закладке Почасовая оплата установлен флажок Переработки при суммированном учете времени, и сотрудник работает по графику суммированного учета рабочего времени, то при его увольнении в этом документе регистрируются часы переработок в полях Сверхурочные часы х 1,5 ... х 2, которые необходимо оплатить. В разделах Начислено, Удержано, Средний заработок отражаются результаты расчета документа.
4. Расчет начислений производится автоматически по мере ввода данных в документ. В разделе Начислено указываются суммы рассчитанных начислений. В разделе Удержано указываются рассчитанный налог на доходы физических лиц, сумма погашения займов и прочие постоянные удержания, назначенные для сотрудника, которые учитываются при выплате. В разделе Средний заработок указываются суммы среднедневного заработка, рассчитанные по данным информационной базы на основании сведений о выполненных ранее начислениях в пользу сотрудника для компенсации отпуска и для выходного пособия, и указываются в полях Для компенсаций и Для вых. пособия. Поле Планируемая дата выплаты автоматически заполняется датой увольнения, но при необходимости дату выплаты можно изменить.
5. На закладке Компенсация отпуска автоматически указывается признак необходимости начислить сотруднику компенсацию за неиспользованный основной отпуск или удержать сумму за "отгулянные", но не отработанные дни ежегодного основного отпуска, или не начислять и не удерживать. В поле за автоматически подсчитывается количество дней неиспользованного отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию, или количество неотработанных дней ранее оплаченного отпуска, которые необходимо удержать. В поле Вид начисления компенсации выберите нужный вид начисления компенсации. В полях За период работы с... по... автоматически указывается период, за который компенсируются/удерживаются дни отпуска. По ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам для контроля их остатков.
6. В табличной части Компенсация дополнительных отпусков автоматически указываются в колонке Вид отпуска – вид дополнительного отпуска, положенный сотруднику, в колонке Компенсировать / удержать – признак необходимости начислить сотруднику компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск или удержать сумму за дни ежегодного основного отпуска, которые были отгуляны, но не отработаны, в колонке Количество дней – количество дней неиспользованного дополнительного отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию, или количество неотработанных дней ранее оплаченного дополнительного отпуска; в колонке Рабочий год – период, за который компенсируются/удерживаются дни дополнительного отпуска.
Подробно ознакомиться с результатами начислений можно на закладке Начисления и удержания. Закладка состоит из вложенных закладок, на которых производится расчет зарплаты сотрудника до дня увольнения включительно, а также компенсации или удержания отпуска, пособия по уходу за ребенком, НДФЛ, погашения займов, расчет страховых взносов и прочих удержаний.
7. На закладке Дополнительно в поле Основание введите реквизиты документа, на основании которого производится увольнение. Эти данные будут отражены в печатной форме приказа об увольнении по унифицированной форме № Т-8. Флажок Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения установите, если после увольнения не требуется прекращать предоставляемые сотруднику стандартные вычеты по НДФЛ. Такая необходимость может возникнуть, если после увольнения сотрудник может получать доход в этой же организации или он может быть заново принят в текущем году спустя время после увольнения или даже на следующий день.
8. Кнопка Провести. При увольнении ответственного лица, указанного в карточке организации, выдается уведомление о необходимости выбрать другое ответственное лицо вместо него. По ссылке Изменить в уведомлении можете указать другое ответственное лицо. По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отражены в печатных формах. Поля Руководитель и Главный бухгалтер заполняются автоматически из справочника Организации на основании сведений об ответственных лицах организации. Поля Бухгалтер и Работник кадровой службы заполняются вначале вручную. При этом появится специальная форма Смена подписи, которая содержит вопрос: "Запомнить изменение и при вводе следующих документов...?". Причем это изменение можно сохранить не сразу для документов всех видов, а только для документов того вида, в котором в данный момент меняется подписант. Если не желаете каждый раз отвечать на вопрос, можно сделать один раз выбор, который будет распространяться на все последующие документы. Для этого необходимо установить флажок Больше не спрашивать и всегда при смене подписи запомнить ее для всех документов.
9. На закладке Справки при увольнении можно либо сформировать новые справки о доходах и для расчета пособий по одноименным ссылкам, либо открыть ранее оформленные. Новые справки можно также сформировать и через кнопку Создать на основании.
10. По кнопке Печать можно сформировать и распечатать по отдельности документы для выдачи уволенному сотруднику без предварительного создания каких-либо отчетов и документов. С помощью команды Комплект документов при увольнении можно сформировать и распечатать сразу все требуемые документы. При формировании комплекта в левой части формы находится список печатных форм документов. При снятии флажка документ распечатан не будет. По умолчанию все документы будут распечатаны в единственном экземпляре, при необходимости количество копий можно изменить. В правой части формы отображается заполненная форма документа. Печать выписки из отчетов СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздела 3 РСВ не требует предварительного создания документов или отчетов. Отчет о погашении займа сформируется, если у сотрудника на дату увольнения есть оформленный займ. Справка о доходах сотрудника и справка для расчета пособий будут заполнены, если они предварительно были сформированы, либо из документа увольнения на закладке Справки при увольнении или по кнопке Ввести на основании, или из раздела Отчетность, справки. По кнопке Печать – Приказ об увольнении можно получить печатную форму приказа об увольнении по унифицированной форме № Т-8, по кнопке Печать – Записка-расчет при увольнении - записку-расчет при прекращении трудового договора с работником. По кнопке Печать можно сформировать Расчет среднего заработка или Подробный расчет начислений.
Если сотрудник трудится в организации менее 12 месяцев, расчетным периодом будет количество календарных месяцев с даты трудоустройства по месяц, предшествующий дате начала события. Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней, умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. Если расчетный период отработан не полностью, то премии, результат которых не зависит от отработанного времени, включаются в базу для расчета среднего заработка пропорционально отработанному времени.
Если сотрудник принят позже даты начала расчетного периода, то расчетный период можно ограничить датой приема, тогда премии недавно принятых сотрудников будут учитываться в среднем заработке полностью. Эта настройка включается в разделе Настройка - Расчета зарплаты путем установки флажка Ограничивать начало расчетного периода среднего заработка датой приема. Но изменение порядка определения расчетного периода должно быть оговорено в коллективном договоре. Если сотрудник не работал в нерабочие периоды по Указу Президента и получал за это зарплату, то ни такое время, ни его оплату не нужно включать в расчеты среднего заработка.
11. По кнопке Выплатить открывается окно Выплата начисленной зарплаты. В табличной части автоматически отображается ведомость, созданная по документу Увольнение, которую можно открыть, посмотреть и отредактировать. По кнопке Провести и закрыть можно сразу зарегистрировать оплату ведомости. По кнопке Создать на основании можно создать документ Выплата бывшим сотрудникам, для начисления сохраняемого заработка на время трудоустройства. Для возможности начисления выплаты бывшим сотрудникам в настройках расчета зарплаты установите флажок Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия. Также по кнопке Создать на основании можно создать документ Восстановление в должности.
