Для выставления электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров продавец должен сформировать, подписать и отправить УКД, обработать подтверждение оператора о получении УКД и получить от покупателя извещение о получении УКД и согласие с изменением стоимости.
Формирование, подписание и отправка УКД
Для формирования в программе электронного УКД в соответствующем формате необходимо проверить настройки ЭДО на закладке "Настройки отправки" формы "Настройки ЭДО".
В графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" необходимо уточнить применяемый порядок обмена электронным УКД. Флажок "Ожидать ответную подпись" устанавливается в том случае, если требуется согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров. Флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена покупатель формирует извещение о получении УКД.
Перед формированием УКД в электронной форме необходимо создать и провести документы учетной системы "Корректировка реализации" с видом операции "Корректировка по согласованию сторон" и "Корректировочный счет-фактура выданный".
При создании документа "Корректировка реализации" на основании документа "Реализация (акт, накладная. УПД)" в табличной части документа "Корректировка реализации" в строке, отражающей показатели "до изменения:", будут заполнены реквизиты прослеживаемости из документа "Реализация (акт, накладная, УПД)".
До начала формирования электронного УКД гиперссылка в нижней части документа "Корректировка реализации" будет отражать текущее состояние обмена электронным документом - Не начат.
Для того, чтобы внести в электронный УКД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти на закладку "Дополнительно"
Если оформление изменения стоимости отгруженных товаров и выставление корректировочного счета-фактуры производится с помощью универсального корректировочного документа, то для создания корректировочного счета-фактуры необходимо переключить тумблер под табличной частью документа "Корректировка реализации" в положение УКД, после чего автоматически создается документ "Корректировочный счет-фактура выданный".
Перейти в новый документ "Корректировочный счет-фактура" можно из списка связанных документов.
В новом проведенном документе "Корректировочный счет-фактура выданный" (рис. 5) все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа "Корректировка реализации".
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УКД необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, проведенного документа "Корректировка реализации".
Формирование электронного УКД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО", выбрав в папке "Создать" списка исходящих документов документ учетной системы "Корректировка реализации" и выполнив команду Создать, подписать и отправить.
Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Корректировка реализации", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
Перед созданием, подписание и отправкой электронного УКД можно предварительно перейти в форму просмотра документа, выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов "Корректировка реализации".
В форме просмотра электронного УКД можно удостовериться в том, что документ дополнительно содержит сведения о РНПТ прослеживаемых товаров. Эти сведения размещены в графах 11-13 табличной части документа.
Из формы просмотра также можно выполнить формирование, подписание и отправку электронного УКД с помощью кнопки Подписать и отправить.
Подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате. Сформированные электронные документы, отмеченные флажком, подписываются при выполнении команды Подписать и отправить отмеченные.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО. Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из формы просмотра электронного документа.
Также отправить сформированный и подписанный электронный УКД можно по команде Отправить и получить из формы списка "Текущие дела ЭДО" и по команде Отправить и получить электронные документы.
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами.
Отправленный УКД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" списка исходящий документов формы "Текущие дела ЭДО".
Просмотреть содержимое отправленного электронного УКД и состояние обмена данным электронным документом можно из списка "Текущие дела ЭДО", дважды щелкнув по активной строке и по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО или по гиперссылке в строке "Состояние ЭДО" документа "Корректировка реализации".
На соответствующих закладках формы просмотра электронного УКД можно получить информацию о подписях электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
После отправки электронного УКД продавец ожидает от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УКД и от покупателя - извещение о получении УКД и информацию покупателя об оформляемой сделке.
После формирования, подписания и отправки УКД в документе "Корректировка реализации" в строке состояния ЭДО будет размещена гиперссылка Ожидается подтверждение оператора.
До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Корректировочный счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке "Состояние ЭДО" будет также находиться гиперссылка Ожидается подтверждение оператора.
Обработка подтверждения оператора о получении УКД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд Отправить и получить электронные документы и Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО".
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами.
Полученные служебные электронные документы отображаются в форме просмотра отправленного электронного УКД, открываемой из документа учетной системы "Корректировка реализации" по команде Просмотреть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, заключившему договор с продавцом, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления корректировочного счета-фактуры в электронной форме.
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Корректировочный счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке документа "Корректировочный счет-фактура выданный" - гиперссылка Ожидается извещение о получении.
Получение от покупателя извещения о получении УКД и согласия с изменением стоимости
Покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры. Получение продавцом извещения покупателя о получении УКД происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.
Кроме того, при корректировке реализации продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке. Согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров УКД продавец также получает при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.
Продавец получает от оператора ЭДО не только УКД, но и подтверждение даты отправки файла УКД ему оператором ЭДО.
Получение продавцом таких документов от покупателя в документах "Корректировка реализации" и "Корректировочный счет-фактура выданный" в информационной строке состояния электронного обмена "Состояние ЭДО" появится гиперссылка Завершен.
