На волне небывалого ранее перехода офисов на удаленную работу резко усилился интерес к компенсациям дистанционным работникам. Нюансы таких выплат ФНС России прояснила в письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@.
Основные вопросы, которые возникают у бухгалтерии при назначении компенсирующих выплат при удаленной работе, связаны с расчетом суммы компенсации и ее документальным оформлением. Для ответов на них налоговая служба отсылает к нормам трудового и налогового законодательства.
Законодательные нормы
В статье 164 ТК РФ указано, что компенсации – это денежные выплаты для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.
При использовании с согласия или ведома работодателя и в интересах работника его личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других активов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ). В этой же норме указано, что размер возмещения нужно прописать в письменном соглашении сторон.
Про работающих в домашних условиях работников сказано отдельно: размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование принадлежащих им оборудования, программ, а также расходов, связанных с их использованием, определяются коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.6 ТК РФ).
НДФЛ и взносы
Такие компенсации не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) и обязательными страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Но есть важное условие, которое нужно соблюсти, чтобы законным способом льготировать такие выплат.
Чтобы не платить НДФЛ и обязательные страховые взносы, учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль, необходимы документы.
Документальное оформление
Расходы и их регулирование в бухучете и в налоговом учете регламентированы отдельно.
Требование об оформлении каждого факта хозяйственной жизни первичными документами содержится в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9).
Для целей налогообложения прибыли расходы должны быть:
-
произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
-
экономически оправданы;
-
оценены в денежной форме;
-
документально подтверждены;
-
не должны быть указаны в статье 270 НК РФ.
Такие требования к признанию расходов установлены статьей 252 НК РФ .
Документально подтвержденными НК РФ признает затраты, которые удостоверены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (не только бухгалтерским). Это могут быть и документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.
Какие же это документы? ФНС России отвечает: документы должны подтверждать фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя и суммы затрат, связанных с этим.
Скажем, работник использует домашний интернет. Подтвердить это можно договором (дополнительным соглашением к договору) об оказании услуг связи. В таком документе, как правило, указаны оператор, абонент, абонентское оборудование и его комплектация (терминал, адаптер электропитания и др.). Оборудование может быть арендовано абонентом или приобретено на праве собственности. Передача оборудования (в собственность или в аренду) и его подключение к сети должны быть подтверждены актами сдачи-приемки. В актах указаны настроенная услуга (домашний интернет), способ подключения (LAN, wi-fi, USB), наименование, марка, серийный номер оборудования. Сумма оплаты по договору подтверждается ежемесячно счетами на оплату, в которых детализируются наименование услуг (доступ в интернет, услуги местной телефонной или подвижной радиотелефонной связи и др.) и суммы начислений.
По мнению ФНС России, методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием подтверждающих их документов компания должна утвердить самостоятельно, локальным нормативным актом.
Каких-либо ограничений на порядок расчета компенсации, в том числе на возможность определения ее в фиксированном размере, в законодательстве не содержится.
При этом перечень имущества и размер компенсации, устанавливаемый трудовым договором о дистанционной работе, все равно должны быть экономически обоснованы.
Прямых инструкций нет. Личное имущество работника на то и личное: использует работник его и для себя, и для работы. С учетом этого износ такого имущества и суммы платы за услуги, предоставляемые с использованием такого имущества, нужно делить по дням работы и отдыха или по часам. Первый вариант выгоден работникам, второй – работодателям. Такое же разделение по дням или часам нужно провести по затратам на интернет, электричество и коммунальные платежи. А вот на расходники (бумагу, картриджи и проч.) можно действительно установить фиксированную сумму.
Согласно дополнительному соглашению к договору об оказании услуг связи оператором работник использует домашний интернет. Услуга предоставляется с помощью арендованного у оператора оборудования. Способ подключения – wi-fi. Арендную плату за оборудование абонент не платит, а начисление за услугу доступа к сети Интернет составляет 600 рублей в месяц. Компания выплачивает работнику компенсацию за эту услугу. По приказу руководителя компании компенсация выплачивается ежемесячно из расчета 50 % начислений оператора (при условии использования интернета 12 часов в сутки). Если месяц отработан полностью, сотруднику компенсируют начисления в сумме 300 руб. (600 руб. х 50 %). В случае если месяц отработан не полностью (по причине болезни, отпуска и др.), компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени.
В локальном нормативном акте рекомендуется предусмотреть:
-
порядок выплаты компенсации (вместе с заработной платой или по мере предоставления подтверждающих документов, переводом на банковский счет (карту) или выплата в кассе);
-
правила представления оправдательных документов (чеков, копий, сканов, оригиналов);
-
ответственность за отсутствие подтверждающих документов.
Учет компенсации
В бухучете подтвержденные расходы, связанные с компенсацией, учитывают как расходы по обычным видам деятельности, отражая записями:
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73 субсчет «Расчеты с персоналом по компенсациям»
– отражена компенсация работнику за использование личного имущества в целях компании при дистанционной работе;
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по компенсациям» Кредит 51
– перечислена компенсация на банковскую карту работника.
В налоговом учете при методе начисления компенсацию можно учесть в прочих расходах, связанных с реализацией (подп. 25, 26, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой начисления прочих расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, или последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Ответственность за невыплату компенсации
Сотрудники могут ознакомиться с пошаговой инструкцией относительно правил возмещения расходов при использовании личного имущества в интересах работодателя, рекомендованной на страничке сайта «Онлайнинспекция.рф».
Работодателям тоже стоит ознакомиться с этими рекомендациями, чтобы не нарушать права работников. Нарушение норм ТК РФ может обернуться штрафом (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
-
для руководителя – от 1000 до 5000 рублей;
-
для организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
