Многие организации сталкиваются с вопросом о том, допустимо ли отправлять расчетные листки на электронную почту работников. Недавно Роструд выступил с разъяснениями по этому вопросу на своем сайте, отвечая на запросы представителей обеих сторон трудовых отношений. В этой статье мы расскажем, может ли работодатель направлять расчетные листки на электронную почту работника и о том, как настроить их автоматическую рассылку в программе «1С:Зарплата и управление персоналом».
Прежде всего, представители Роструда акцентируют внимание на том, что в соответствии со ст.136 ТК РФ организации обязаны уведомлять свой персонал в письменной форме о составе его заработной платы, о начислениях, удержаниях и общей сумме к выплате. Распространение электронных расчетных листков упрощает процесс взаимодействия между работодателем и его сотрудником, обеспечивая оперативную передачу информации.
Однако важно отметить, что пересылка извещения работнику о составных частях заработной платы по электронной почте, по мнению Роструда, не удовлетворяет требованиям законодательства. В том числе, и, если в ней ведется электронный документооборот, который не предполагает использование электронной почты для обмена информацией.
Изучение и правильное применение законодательных актов, регулирующих электронный документооборот в сфере трудовых отношений, позволяют избежать нарушений и обеспечивают защиту интересов как работодателей, так и работников. Решая вопросы использования электронных документов в трудовых процессах, необходимо строго руководствоваться законодательством, чтобы обеспечить правовую безопасность и надлежащие условия труда для всех сторон.
Интересно, что ранее ведомство занимало иную сторону по данному вопросу. Оно утверждало, что если в действующих документах организации прописан механизм уведомления сотрудника о составных частях его заработной платы через электронную почту, то это соответствует законодательству. Однако, последнее изложение Роструда говорит об обязательности использовать для этих целей систем ЭДО.
Настройка автоматической рассылки расчетных листков в программе «1С:ЗУП»
Прежде всего, требуется войти в учетную запись предприятия. Подключиться можно автоматически и вручную.
- Авто. Открываем подраздел «Органайзер» в «Администрировании» и далее «Настройку почты для рассылок уведомлений». Далее в открывшемся документе заполняем все необходимые данные и вводим пароль.
- Вручную. Если п.1 не получился, то вам придет соответствующее об этом уведомление, в котором нужно будет нажать на «Настроить вручную». Указываем вид учетной записи (IMAP или POP), адрес POP3-сервера, выбираем нужный порт, отмечаем адрес SMTP-сервера. После этого система авторизует вашу учетную запись.
Чтобы проверить ее работоспособность, потребуется сформировать и послать тестовое письмо. Для этого в том же разделе «Органайзер» находим «Учетные записи электронной почты» и жмем на «Проверить настройки». После этого заходим в личные данные работников и по каждому заполняем адрес электронной почты.
Настройку рассылок расчетных листков производим в подразделе «Отчеты по зарплате». Выбираем «Расчетный листок» – «Еще» - «Отправить». Далее нужно придумать название рассылке, выбрать, кому ее направлять, а также можно настроить расписание для автоматической отправки уведомлений.
