Как работать со встроенной почтой в программе 1С:УНФ

5 октября 2023

1100

Время чтения: 5 мин.

#нововведения #изменения в 1С #изменения в программных продуктах #инструкция #документы #работа с документами #управление документами

Нет времени читать? Отправить на почту

Программа 1С:Управление нашей фирмой предоставляет возможность работать с электронными письмами непосредственно в информационной базе. Изначально создается адрес электронной почты (их может быть несколько), после чего можно будет работать с входящей и исходящей документацией. Делается это в разделе CRM — Письма.

Для создания нового электронного адреса нужно перейти в Настройки, выбрать Персональные настройки, а затем перейти в Почта и СМС. Далее следует настроить почтовые адреса для конкретных целей:

Для отправки писем
Для получения корреспонденции.

Далее требуется настроить варианты загрузки писем. Для этого все письма нужно распределить по отдельным папкам. Для работы с почтовой корреспонденцией существует единое рабочее место: Событие: электронные письма. Для каждой папки делаются настройки. Но в программе можно перемещать письма из одной папки в другую с соответствующими настройками. Слева в едином рабочем месте располагается дерево папок, по которым можно перемещаться, выбирая нужную. Двумя щелчками мыши можно открывать входящие письма. Непосредственно из них создаются документы по заказам.

Список писем

Всю входящую корреспонденцию можно получить после подключения учетной записи: появятся письма за последний месяц. Список представляет собой таблицу, в которой имеются поля:

Дата
Отправитель/тема
Состояние.

Все настройки по распределению и отражению писем в 1С делаются на почтовом сервере. В программе их можно перемещать по папкам при помощи мыши. Также можно установить режим отображения: компактный или расширенный.

Как работать с входящими письмами

Для обработки входящих писем предусмотрены специальные иконки, находящиеся над списком входящей корреспонденции. С их помощью можно:

отвечать всем;
пересылать письма;
помечать как спам;
устанавливать важность;
создавать задания/напоминания.

Двумя щелчками мыши можно открыть текст письма, в котором находится непосредственно текст сообщения и приложенные файлы (если имеются). После прочтения будет изменено состояние на Завершено. Ответственный сотрудник приступает к его обработке. Он создает документы: счет, накладную, иные.

Справа на экране есть возможность задавать фильтры для быстрого поиска нужных писем: по контрагентам, состоянию. Если письмо пришло от нового контрагента, его сразу можно занести в базу клиентов. Для этого программа предлагает перейти в CRM.

Как создавать исходящие письма

Для этого в Электронные письма: Событие нужно нажать кнопку Новое. Иконка выглядит, как конвертик. На экран выйдет форма для заполнения. Отправлять письма можно из лида, контакта, из карточки клиента. В письме по умолчанию будут присутствовать все вложенные печатные формы документов. Далее следует выбрать пункт Отправить сейчас.

Нужно будет указать адресата и тему. Справа в форме выбирается ответственное лицо и состояние “Запланировано”. После отправки статус поменяется на “Завершено”,

Поле “Кому” позволяет выбрать из нескольких адресов, привязанных к одному контрагенту, нужный. Если письмо предназначено новому адресату, то система предложит сохранить контакт. Текст письма можно редактировать: задавать шрифты, вставлять подписи, цитаты, гиперссылки. Если исходящее письмо создается при помощи функции “Ответить”, то в него будет вставлен текст исходного письма, что позволяет отслеживать историю переписки.

Имеется возможность переключения текста на формат HTML для хранения информации о разметке, тексте, таблицах. Подпись в конце письма позволяет идентифицировать отправителя. В ней находится не только ФИО сотрудника, но и контакты, по которым получатель может связаться, если возникнут вопросы.

Шаблоны писем

Когда корреспонденции много, в программе имеется возможность не создавать каждое письмо с нуля, а выбрать функцию Заполнить по шаблону. В этом случае будут внесены все сведения по заказу клиента: его имя, сумма заказа, наименование товаров, адрес, куда будет доставлен заказ. Создаются шаблоны писем в CRM-Сервисы. Можно выбрать общий формат или для конкретного документа. От этого будет зависеть состав реквизитов, которые отобразятся в письме.

Системная учетная запись

В программе имеется возможность автоматической отправки и получения писем, без участия сотрудников. Для этого нужно настроить системную учетную запись. Сделать это можно в Настройки — Интеграция — Почта. В форме настройки нужно заполнить:

название учетной записи;
адрес в формате: пользователь@почтовый сервер;
отправителя (тот, кто будет отображаться в письмах).

Здесь можно установить правила работы со входящей и исходящей корреспонденцией при помощи флажков: “для получения”, “для отправки”,

Ошибки при работе с почтой

Если не получается отправить письмо, то система сообщит об этом. На экран выйдет извещение “Письмо не отправлено”. Здесь же будет указана причина и способы ее устранения. Чаще всего рекомендуется проверить настройки, перенастроить почту, проверить электронный адрес. После чего нужно повторить попытку отправки письма.

Заказать звонок

Сэкономьте время! Оставьте заявку на консультацию специалиста 1С.

Ваше имя

Телефон *

Подтвердите, что вы не робот *

Нажимая на кнопку , Вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Товары

Все 2

Управление бизнесом 2

Вконтакте

Содержание статьи

Рассылка нашего блога

Электронная почта *

Политика конфиденциальности персональных данных.

Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика) действует в отношении всей информации, которую данный сайт, может получить о Пользователе во время использования (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.
1. Определение терминов.
В настоящей Политике используются следующие термины:
– персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному юридическому или физическому лицу (субъекту персональных данных);
– оператор персональных данных – Администрация сайта (далее – Администрация) – сотрудники, уполномоченные на управление, которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
– обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
– конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.;
– сайт — это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL), а также его субдоменах;
– субдомены – это страницы или совокупность страниц, расположенные на доменах третьего уровня, принадлежащие сайту, а также другие временные страницы, внизу который указана контактная информация Администрации;
– пользователь сайта (далее Пользователь) – лицо, имеющее доступ к сайту, посредством сети Интернет и использующее информацию, материалы и продукты сайта.
2. Общие положения.
2.1 Назначение политики конфиденциальности.
2.1.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет .
2.2. Права и обязанности сторон.
2.2.1. Пользователь вправе:
2.2.1.1. Принимать свободное решение о предоставлении своих персональных данных, необходимых для использования сайта, и давать согласие на их обработку.
2.2.1.2. Обновить, дополнить предоставленную информацию о персональных данных в случае изменения данной информации.
2.2.1.3. Пользователь имеет право на получение у Администрации информации, касающейся обработки его персональных данных, если такое право не ограничено в соответствии с федеральными законами. Пользователь вправе требовать от Администрации уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
2.2.2. Администрация обязана:
2.2.2.1. Использовать полученную информацию исключительно для целей, указанных в п. 3 настоящей Политики конфиденциальности.
2.2.2.2. Принять меры для хранения конфиденциальной информации в тайне,
не разглашать без предварительного письменного разрешения Пользователя, а также
не осуществлять продажу, обмен, опубликование, либо разглашение иными
возможными способами переданных персональных данных Пользователя,
за исключением п. 6.3. настоящей Политики Конфиденциальности.
2.2.2.3. Принимать меры предосторожности для защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя согласно порядку, обычно используемого для защиты такого рода информации в существующем деловом обороте.
2.2.2.4. Осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему Пользователю, с момента обращения или запроса Пользователя, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки, в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.
2.3. Использование сайта Пользователем означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.
2.4. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование сайта.
2.5. Настоящая Политика конфиденциальности применяется к сайту.
2.6. Администрация не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем.
3. Цели сбора персональных данных.
3.1. Персональные данные Пользователя Администрация может использовать только в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных. Персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных.
4. Правовые основания обработки персональных данных.
Правовым основанием обработки персональных данных является:
– федеральные законы и принятые на их основе нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью оператора;
– уставные документы оператора;
– договоры, заключаемые между оператором и субъектом персональных данных;
– согласие субъекта на обработку персональных данных;
5. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных.
5.1. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения форм на сайте и включают в себя следующую информацию:
5.1.1. имя Пользователя;
5.1.2. контактный телефон Пользователя;
5.1.3. адрес электронной почты (e-mail).
5.2. К категориям субъектов персональных данных относятся работники оператора.
Порядок и условия обработки персональных данных.
6.1. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
6.3. Персональные данные Пользователя могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Российской Федерации только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.
6.4. Администрация принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональной информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.
6.5. Администрация совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением персональных данных Пользователя.
7. Разрешение споров.
7.1. До обращения в суд с иском по спорам, возникающим из отношений между Пользователем и Администрацией, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения или предложения в электронном виде о добровольном урегулировании спора).
7.2. Получатель претензии в течение 30 календарных дней со дня получения претензии, письменно или в электронном виде уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии.
7.3. При не достижении соглашения спор будет передан на рассмотрение Арбитражного суда.
7.4. К настоящей Политике конфиденциальности и отношениям между Пользователем и Администрацией применяется действующее законодательство Российской Федерации.
8. Дополнительные условия.
8.1. Администрация вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.
8.2. Новая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.

Настройки

Назад к списку