Привычной стала передача документов при помощи программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Те пользователи, у которых имеется ред. 2.0, могут не только создавать и отправлять электронные документы, но и общаться с сотрудниками, отправившими документ, непосредственно в программе. Это увеличивает скорость обмена бумагами, помогает своевременно выявить ошибки и исправить их.
Удобнее получить сообщение от другой стороны, если замечена ошибка, чем находиться в неведении, почему нет ответа и не знать, как исправить положение в короткий срок. Удобство общения при помощи оповещений, в первую очередь, оценили бухгалтеры централизованных бухгалтерий. Отдаленное местонахождение зачастую тормозит работу и не позволяет оперативно получать первичные документы для отражения в бухучете.
Документы бывают разные
Сейчас в программах 1С имеется возможность создавать документы на основании других. Делается это автоматически и не вызывает затруднений. Но бывают ситуации, когда ошибки дорого обходятся. Например, профильная комиссия принимает решение об отнесении объекта к основным средствам или хоз. инвентарю. В централизованную бухгалтерию приходят бумаги, которые нужно в течение дня внести в программу. Но в документе найдена ошибка в одном из реквизитов.
Бухгалтер понесет наказание за несвоевременное оприходование документа. На помощь приходит функция оповещения. Бухгалтер отправляет сообщение с найденной ошибкой, таким образом снимая с себя ответственность за несвоевременно проведенную операцию. Остается ждать, когда поступит откорректированный документ.
Когда ошибка оказывается не ошибкой
В бухгалтерии существует такое понятие, как оценочное суждение. Например, отнесение оборудования в определенной амортизационной группе. Получатель документа считает, что в бумаге присутствует ошибка, а отправивший его сотрудник думает, что сделал все правильно.
Бывает и другой вариант: технически документ оформлен без нарушений, но содержит нарушение законодательства. Об этом нужно сообщить руководителю. В этих случаях снова помогает оповещение.
Основная роль оповещений:
- Осуществление внутреннего контроля за работой сотрудников. При помощи сервиса можно выявить количество допускаемых ошибок
- Разграничение зон ответственности. По тексту оповещений видно, на каком этапе произошло нарушение.
Использование оповещений позволяет не только экономить время при передаче и приеме документов, но и оказывает помощь в профилактике нарушений и технических ошибок.
