Встроенная система ЭДО позволяет формировать в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» электронную документацию и заверять её электронными подписями. Налажен обмен электронными формами между юрлицами и ИП, участвующими в ЭДО. Функционал позволяет оформить в электронном виде все необходимые документы, чтобы вывести объект из состава основных средств с последующим списанием. Рассмотрим эту процедуру поэтапно.
Оформление первичной документации
Решение о прекращении признания активом объекта ОС сопровождается поэтапным оформлением первичной документации. Только после этого вы сможете списать или утилизировать ненужный объект. Причём каждый документ будет формироваться на основе предыдущего, что поможет избежать повторного ввода информации.
Оформление инвентаризационных документов
Инвентаризационные документы для принятия решения о прекращении признания ОС активом формируются в следующих формах:
- “Решение о проведении инвентаризации”;
- “Инвентаризация ОС, НМА, НПА”.
- счёт инвентаризации;
- работник, который несёт материальную ответственность за объекты инвентаризации;
- дата и место инвентаризации.
Если в госучреждении утверждены правила согласования решения, заполните “Лист согласования”.
В результате после проведения бланка “Решение о проведении инвентаризации” вы сможете сформировать соответствующий электронный документ, листы ознакомления и согласования. Для подписания заполненных форм достаточно нажать кнопку “Внутр. ЭДО”.
В шапке формы “Инвентаризация ОС, НМА, НПА” укажите “Решение о проведении инвентаризации”. В результате реквизиты шапки и раздела “Комиссия” подтянутся автоматически.
Нажатием кнопки “Заполнить” во вкладке “Инвентаризация” таблица формируется в автоматическом режиме. Если у вас имеются ОС, которые признаны комиссией не соответствующими критериям актива, заполните соответствующий блок.
После проведения формы “Инвентаризация ОС, НМА, НПА”, вы сможете сформировать сличительную ведомость. Подписывается форма нажатием кнопки “Внутр. ЭДО”.
Оформление решения о прекращении признания активом
Для оформления решения используйте соответствующий электронный бланк в конфигурации “1С: БГУ 8”. В строке “Формирование” укажите тип объекта (инвентарный или неинвентарный), который решено списать. В закладке “Основание” вы сможете найти форму “Инвентаризация ОС, НМА, НПА”, на основе которой формируется решение. В его заголовке отображаются данные об инвентаризационных описях.
Далее переходите в блок “Основные средства, НМА, НПА” и жмите кнопку “Заполнить”. На основе информации из формы “Инвентаризация основных средств, НМА, НПА” таблица формируется автоматически.
В подразделе “Резолюция комиссии” обозначьте причину, по которой решено списать объект, а также цели его дальнейшего использования. Если в составе списываемого объекта имеются драгметаллы, укажите это в разделе “Драгоценные материалы”.
Во вкладку “Комиссия” подтянутся данные из одноимённого справочника. Если кого-то из членов комиссии нет на инвентаризации, поставьте соответствующий флажок и укажите причину отсутствия.
Вкладка “Бухгалтерские операции” заполняется за счёт автоматического подтягивания операции “Списание объектов ОС, НМА, НПА”. Здесь выбирается счёт для списания остаточной стоимости или “Счёт и ЦМО”, если объект приходуется на забалансовый счёт.
Далее запишите форму в блоке “Основные средства, НМА, НПА”. После этого можно переходить к результатам голосования членов комиссии. Оно может быть единогласным, что подтверждается нажатием соответствующей кнопки.
Если у участников комиссии имеются разногласия, переходите по ссылке “Файл: Нажмите для выбора”. Сюда крепятся файлы с выводами участников комиссии. Их можно будет найти в блоке “Особые отметки имя файла.pdf”.
Для создания проводок выбытие ОС на забалансовый счёт 02 проведите электронный бланк “Решение о прекращении признании активов”. Подписывается он нажатием кнопки “Внутр. ЭДО”.
Оформление документа для списания объекта
Чтобы сформировать акт на списание активов (за исключением транспорта), переходите в раздел “Списание объектов ОС, НМА, НПА”. Далее одноимённый пункт укажите в строке “Вид списания”.
В разделе “Общие сведения” укажите “Решение о прекращении признания активом”, на основе которого списывается имущество.
Далее переходим к оформлению таблицы в подразделе “Основные средства, НМА, НПА”. Нажмите кнопку “Подобрать”, в результате вы внесёте в неё объект, подлежащий списанию. Если в нём есть цветные металлы, укажите это в подразделе “Драгоценные материалы”. Введённые данные формируют раздел 1 электронного акта о списании ОС.
Вкладки “Комиссия”, “Резолюция комиссии” и “Бухгалтерская операция” формируются в порядке, указанном в предыдущем разделе.
Если вы формируете акт на списание, используя решение о прекращении признания активами, голосование проводить не потребуется. То есть, заполнять графу 5 не нужно.
Внимание! В связи с тем, что выбытие ОС на забалансовый счёт 02 проведено на основе решения о прекращении признания активом, документ “Списание объектов ОС, НМА, НПА” проводить не нужно. Достаточно просто его записать. После этого вы сможете сформировать электронную форму акта на списание. Подписывается он нажатием кнопки “Внутр.ЭДО”.
Оформление акта об утилизации
Электронная форма акта формируется в документе “Акт об утилизации ОС”. Во вкладке “Основные средства” отражаются списываемые объекты, которые необходимо утилизировать, класс их опасности, способ утилизации и документ-основание. Вся эта информация необходима для заполнения раздела 1 акта утилизации.
При наличии драгметаллов в утилизируемом объекте, укажите информацию об этом во вкладке “Драгоценные материалы”.
Далее приступаем к заполнению вкладки “Выполненные работы”. Здесь необходимо указать контрагента, его идентификатор, документ, подтверждающий выполнение работ, и их перечень. После утилизации могут остаться матценности. В этом случае внесите информацию во вкладку “Полученные материалы”. На основе этих данных формируется раздел 2 акта об утилизации.
Вкладки “Комиссия” и “Бухгалтерская операция” заполняются автоматически. Если нужна электронная форма акта, проведите документ и подпишите его нажатием кнопки “Внутр. ЭДО”.
