Электронный документооборот упрощает жизнь бизнеса: сделки заключаются быстрее, ускоряется отправка, получение и поиск документации, упрощается оформление и отправка отчётности в госорганы. Поэтому сегодня разберём, как подключиться к ЭДО микропредприятию, ИП, а также представителям крупного бизнеса.
Подключить 1C-ЭДО (Электронный Документооборот)
Переключение на ЭДО небольших компаний и ИП
Рассмотрим, чем следует запастись, что предпринять для переключения на ЭДО, и сколько это будет стоить.
Во-первых, нужно оформить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Он не подлежит копированию и должен использоваться только владельцем. При личном обращении в налоговую директору выдадут один сертификат бесплатно. При обращении в УЦ придётся потратить сумму от 1500 до 3000 руб.
Во-вторых, необходим ключевой носитель, в котором будет храниться ключ КЭП. Он подходит для многократного использования, поэтому можете не менять имеющийся, если он отвечает требованиям. Если вы руководите несколькими компаниями/ИП, все ключи можете записать на один носитель вместе с сертификатом на физлицо. Цена носителя определяется его видом и составляет в среднем от 500 до 2000 руб.
В-третьих, нужна установка СКЗИ (средства криптозащиты информации), которое обеспечивает шифрование и подписание документации. Платить за программный продукт не придётся. СКЗИ устанавливается на рабочем месте собственника сертификата и на других ПК, подключаемых к ЭДО. Скачать сертификат можете на сайте изготовителя бесплатно. Для работы вводить лицензионный ключ не потребуется. Если сертификат у вас уже имеется, обратитесь в налоговую для его перевыпуска.
В-четвёртых, для запуска и настройки ЭДО выбирайте проверенного оператора. За услугу платить не придётся. Оператор должен отвечать следующим требованиям:
- наличие ресурсов для предоставления технической возможности по налаживанию документооборота между контрагентами;
- налоговая должна аккредитовать оператора и выдать статус поверенного, что наделяет его правом передавать документацию от одного участника ЭДО другому в рамках одной системы либо посредством роуминга;
- наличие специального кода, выданного ФНС.
После настройки ЭДО компания/ИП получает идентификатор участника (ИД) с кодом оператора. Этот ИД передаётся последним в налоговый орган. В процессе регистрации формируется личный кабинет. Участник ЭДО получает круглосуточный доступ к нему. Опции ЭДО присутствует во всех типовых продуктах 1С.
В-пятых, пригласите деловых партнёров в систему ЭДО либо примите приглашение. За создание маршрутов обмена платить не нужно. Для получения приглашения отправьте деловым партнёрам свой ИД или название оператора. Когда оно вам поступит, нажмите “Принять”.
Для создания приглашения зайдите в программу ОЭД, найдите делового партнёра по ИНН и отправьте ему приглашение, нажав кнопку “Пригласить”. Маршрут обмена будет построен, как только участник ЭДО нажмёт кнопку “Принять”. Если по ИНН не получилось найти своего контрагента, возможно, вашему оператору ещё не поступила информация о его подключении к системе ЭДО. Уточните у делового партнёра ИД или отправьте ему свой. Если вы и ваши контрагенты зарегистрированы у одного провайдера, документооборот будет прямым, если у разных - роуминговым.
После запуска системы ЭДО вы сможете получать от деловых партнёров документацию (бесплатно), подписывать её либо отклонять. Также вы сможете формировать исходящую документацию в сервисе ЭДО.
Порядок ЭДО
Юридическая значимость электронных и бумажных документов одинакова. Важным достоинством системы ЭДО стало формирование электронного архива, за который отвечает оператор. Любая из нужных форм (ТОРГ-12, счета-фактуры и прочее) доступна пользователям в личном кабинете (ЛК). Подписанная документация сохраняется в формате PDF, что позволяет отправить её в госорганы в случае поступления соответствующего запроса.
Договоры, допсоглашения к ним, акты сверки и прочие подобные документы без унифицированной формы хранятся в том виде, в котором загружены пользователем. Такая документация дополняется Протоколом передачи. В нём ОЭД отражает сведения о сертификатах, которыми подписывались документы, а также данные о проверке сертификатов на день подписания.
Вся документация, отражающая финансово-хозяйственную жизнь компании, должна отражаться в учёте. То есть, её необходимо отправить в бухгалтерию:- Посредством скачивания печатных бланков из ЛК на свой компьютер с последующей их отправкой специалисту по электронке.
-
Оформив для бухгалтерии доступ в ЛК в системе ЭДО. Специалист сможет просматривать документацию, делать выборку за нужный период и отражать операции в системе учёта.
Как видно, ЭДО обеспечивает создание электронного архива, снижает трудозатраты и избавляет от необходимости просить у контрагентов документацию за отчётный период. Сервис высвобождает время директора, позволяя ему заняться более важными делами, и избавляет бухгалтерию от лишней работы.
Подсоединение к ЭДО представителей среднего и крупного бизнеса
Для данной категории юрлиц переход на ЭДО зачастую не может ограничиваться подсоединением к оператору и настраиванием маршрутов. Процедура будет более сложной и может растянуться на срок от полугода до года, если ваша организация соответствует следующим критериям:
- на протяжении года формируется более 10 тыс. документов;
- налажена сложная IT-структура с большим количеством инструментов для учёта и передачи данных, необходимо согласовывать документацию;
- право подписания важных документов есть у нескольких лиц;
- ЭП работников используются в системе внутреннего ЭДО, для взаимодействия с деловыми партнёрами с МЧД;
- необходимо перевести внутреннюю документацию на ЭДО.
Для запуска электронного документооборота в такой организации требуется комплексный подход к автоматизации бизнес-процессов, а также интеграция программы ЭДО с настроенной IT-структурой.
Пошаговая настройка ЭДО в крупных организациях
Шаг 1. Определение участков внедрения ЭДО, а также процессов, подлежащих автоматизации в программе ЭДО. Ответственными за такую работу выступают сотрудники соответствующих направлений и финансово-экономического отдела. От них требуется:
- в системе внешнего юридически значимого документооборота с деловыми партнёрами установить численность операторов ЭДО, задействованных в процессе, и выбрать главного;
- определиться с направлением внутреннего документооборота, в котором необходимо использовать квалифицированные и неквалифицированные сертификаты ЭП работников;
- разобраться с направлением кадрового документооборота и документооборота с госорганами;
- разработать список документации, которая будет переведена в электронный формат;
- разобраться с налоговыми и правовыми рисками, а также с препятствиями при переходе либо непереходе на ЭДО;
- документально обосновать по техническим и экономическим параметрам востребованность ЭДО.
Шаг 2. Поиск готовых проектов по участкам внедрения ЭДО. Выход на подрядчиков и назначение встречи, изучение презентации. Переговоры о проведении проектного обследования. К данной работе советуем привлекать подрядчиков, которые разбираются в тонкостях вашего бизнеса. Они будут работать с собственниками решений по налаживанию ЭДО. Искать исполнителей можно в интернет-пространстве через поисковик, не лишней будет беседа с деловыми партнёрами. Они смогут рассказать о своей практике внедрения. У заинтересовавших операторов советуем попросить предложения для проведения отбора. Также можно привлечь к процессу компанию, которая уже внедряла у вас какой-либо IT-продукт.
Шаг 3. Проведение проектного обследования, получение по его итогам решения, а также примерная оценка бюджета, необходимого на внедрение. Для такой работы зачастую привлекаются сторонние компании, которые должны:- проанализировать IT-структуру вашего бизнеса (изучить её строение, основу, сформировать список учётных и прочих программ, которые попадут в проект, оценить автоматизацию процессов);
- продиагностировать состояние документооборота (подразумевается описание моделей AS IS и выделение всех недочётов в хозяйственных операциях, сбор данных по ним);
- разработать оптимальную для вашей компании модель ТО ВЕ;
- сделать описание организационных процессов проекта и выработать схему действия для внедрения ЭДО;
- определить основные направления по оптимизации процессов документооборота.
Шаг 4. Поиск готовых вариантов реализации проекта, а также принятие решения о необходимости доработки системы ЭДО. Оценка затрат на внедрение и доработку. Поручить эту работу советуем своему IT-специалисту или собственнику решения. Им предстоит:
- выбрать решение, отвечающее всем потребностям вашего бизнеса, а также оценить возможность его самостоятельного внедрения (если есть IT-специалист в штате);
- оценить ресурсы вашей компании для реализации проекта по запуску ЭДО.
Шаг 6. Создание нормативно-методической документации по ЭДО. На данном этапе к исполнителю проекта подключаются ваши юристы. Совместно им нужно разработать:
- положение по ЭДО;
- регламенты, соглашения и прочую документацию;
- правки в действующие локальные нормативные акты в связи с запуском ЭДО;
- изменения в учётную политику.
Шаг 7. Тестирование и запуск системы. Эти процессы можно поручить работникам вашей компании и исполнителю, который занимался установкой решений. Им необходимо:
- разработать методички и тренинги для участников ЭДО;
- проверить системы и оформить доступ вашим сотрудникам;
- провести запуск программы ЭДО по мере готовности её элементов.
Шаг 8. Массовое присоединение к ЭДО ваших деловых партнёров с учётом приоритетов по настройке маршрутов. Это вы можете провести силами своей компании. Ответственным работникам придётся:
- сообщить контрагентам, что вы переходите на ЭДО;
- разослать приглашения;
- настроить ЭДО.
