Электронная документация и регистры бухучета все активнее используются бюджетными организациями. Отчетность и документация заверяется электронными подписями, налажен электронный документооборот. Все эти опции реализованы в базе “1С:БГУ 8”. Рассмотрим, как их использовать, оформляя расчеты с подотчетниками, которые направляются в командировку.
Создание решения о командировке
Оформление командировочного начинается с создания решения о командировке в базе “1С:БГУ 8”. В шапке одноименного бланка необходимо указать ФИО подотчетника, его должность и отдел, а также реквизиты приказа или иного документа, подтверждающего необходимость поездки.
Далее заполняется блок 1.1 “Служебное задание на командирование”. Здесь необходимо указать куда и когда едет сотрудник, а также сумму суточных. В блоке 1.2 “Условия проезда” и 1.3 “Условия проживания” указываются данные из вкладок “Проезд”, “Проживание”, а также “Прочие расходы”. Ниже идет блок 2.1, в котором производится полный расчет командировочных для подотчетника.
Во вкладке “Дополнительно” нужно выбрать метод выплаты денег. Сведения о долгах по выплаченным авансам подтянутся автоматически. Все эти данные необходимы для формирования раздела 2 “Обоснование командировочных расходов”. Здесь же нужно обозначить сотрудника, который подпишет документ, а также дату приказа на командировку. Она должна совпадать с датой создания документа.
Далее заполняется вкладка “Финансовое обеспечение”, которая формирует одноименный раздел 3.
Во вкладке “Бухгалтерская операция” нужно выбрать “Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу”. Так появится возможность создать проводки по командировочным выплатам.
Для подписания созданного бланка достаточно в его верхней части кликнуть “Посмотреть электронный документ”, а затем нажать кнопку “Внутр.ЭДО”. Подойдет как простая, так и усиленная электронная подпись.
Создание отчета о расходах командировочного
Отчет о расходах подотчетного лица формируется в одноименном документе. В шапке указывается ФИО, должность и подразделение командировочного. А в строке “Документ-основание” приводятся реквизиты приказа. После их внесения большая часть отчета заполняется автоматически.
Указанные в шапке сведения необходимы при заполнении заголовочного блока отчета. Информация, которая будет обозначена во вкладке “Аванс” необходима для создания блока 1 “Авансовый отчет”.
Теперь можно приступить к заполнению вкладок “Суточные”, “Проезд”, “Проживание”, а также “Прочие расходы”. Сведения из них подтягиваются для создания подраздела 1.1 “Отчет о расходах по командировке”. На основе данных, указанных во вкладке “Отчет о выполненной работе” создается раздел 2 “Отчет о выполненной работе в командировке”.
На следующем этапе заполняется вкладка “Дополнительно”. В ней необходимо указать, каким способом подотчетник будет получать деньги. Здесь же нужно обозначить сотрудника, который будет подписывать бланк. Далее вносятся сведения во вкладку “Денежные обязательства”, которые необходимы для заполнения раздела 4 “Обязательства” отчета.
На следующем этапе заполняется вкладка “Бухгалтерская операция”. Здесь нужно выбрать “Расходы подотчетного лица”, что поможет внести в программу проводки.
Подписание созданного бланка проходит в таком же порядке, как и решения о командировке. Сформированный документ можно отправить на печать.
Все электронные бланки, подтверждающие затраты подотчетника, прикрепляется к учетной документации через активную строку “Файлы”. Для подписания скан-копий используется усиленная подпись.
