В третьей редакции программы от «1С» «Бухгалтерия 8» предусмотрена возможность печатать выставляемый покупателю счет на оплату или акт сверки с контрагентом непосредственно с факсимиле. Мы хотим поделиться с вами, как использовать эту удобную функцию при работе с конфигурацией «1С». Но сначала, как говорится, немного об истории вопроса.
Что это, собственно, такое – факсимиле?
Иногда еще говорят «подпись факсимиле» – является точной копией подписи, выполненной в форме штампа либо печати. Предназначение факсимиле – сделать работу с документами более быстрой и простой. Это достаточно старое изобретение, в свое время немало поспособствовавшее более оперативному решению многих не терпящих отлагательства вопросов и облегчившее выполнение каждодневных рутинных операций.
Если ранее факсимиле было «палочкой-выручалочкой» чиновников всех рангов, то теперь это скорее верный помощник представителей среднего и крупного бизнеса. Чем больше организация, тем чаще в ней встречается ситуация, когда директору или другим работникам высшего звена требуется постоянно ставить личную подпись на огромном числе разнообразных документов.
И чем крупнее руководитель, тем, как правило, больше он занят, либо отсутствует в рабочем кабинете, совершая деловые поездки или осматривая бизнес-объекты. Именно для таких случаев в свое время и было придумано факсимиле. Повторимся, в наши дни оно не только снимает часть рутины с руководства, что дает ему возможность больше внимания уделять более животрепещущим вопросам, но и выручает тогда, когда даже небольшое промедление может обернуться финансовыми потерями. Да, таковы сегодняшние реалии: только динамичное, гибкое и решительное ведение дел способно привести компанию к успеху.
Сейчас многие фирмы предлагают свои услуги по изготовлению факсимиле подписи начальства. Внешне они очень напоминают обычные современные печати и штампы, которыми, по сути, и являются. Физически такое устройство состоит из оснастки, позволяющей делать оттиск, и клише нужной подписи. Если оно сделано качественно, внешне оттиск не отличается от реальной подписи. Конечно, перед тем, как заказать такой «мини-ксерокс подписей», в компании необходимо с помощью внутреннего приказа разрешить доверенным лицам в организации использовать факсимиле руководителя.
Где можно использовать готовый оттиск подписи?
На этот вопрос нельзя дать однозначный ответ. В большинстве случаев он применяется при подписании актов и счетов.
Использование факсимиле в «1С:Бухгалтерии 8»
Чтобы включить эту функцию, необходимо произвести соответствующую настройку в форме элемента справочника организаций (непосредственно в карточке нашей компании). Доступ к этой форме можно получить, перейдя из раздела «Главное».
- В карточке нужной фирмы открываем сворачиваемую группу под названием «Логотип и печать».
- По инструкции загружаем факсимильные подписи директора и главного бухгалтера в форме графических изображений.
- При желании мы также можем загрузить, например, логотип и (или) печать компании.
- Ссылка предварительного просмотра печатной формы счета покупателю откроет нам возможность проверить образец формы счета, где уже будут стоять факсимиле, логотип и печать (конечно, если мы их загрузили) и дополнительные условия.
- Теперь в счете покупателю (в разделе продаж), если мы выберем команду «Печать - Счет на оплату», будет напечатан документ с факсимильными подписями руководителя и главбуха и печатью компании.
Важно!
Чтобы при печати акта сверки расчетов с контрагентами (который будет находиться в разделе продаж или же в разделе покупок) выводилось нужное факсимиле, в поле представителя организации (закладка «Дополнительно») как ответственное лицо нужно указать или начальника, или главного бухгалтера. В этом случае при выполнении команды печати акта сверки будет сформирован документ с факсимиле и его расшифровкой.
Что еще нужно знать о факсимиле в продуктах «1С»
К сожалению, включение факсимильных подписей во время распечатки актов, универсальных передаточных документов и накладных, в «1С:Бухгалтерия 8» невозможно из-за определенных рисков для получателей таких документов.
Когда мы отправляем документ, чтобы он оперативно отразился в учете у нашего контрагента, предпочтительнее все же отправлять его по e-mail прямо из приложения в одном из предлагаемых форматов - это может быть, как XLS, так и XML и др. В этом случае контрагент автоматически загрузит отправленный нами документ в собственную программную конфигурацию, экономя время на ручном вводе данного документа.
Разработчики программ для бизнеса «1С» всегда внимательно следят за пожеланиями своих пользователей. В связи с их многочисленными просьбами, уже рассматривается возможность включения функционала факсимильных подписей в первичных документах в ПО. Эта задача уже обсуждается специалистами и, возможно, будет достаточно скоро решена.
