В практике часто случается, что в уже готовых и соответствующим образом подписанных документах учета обнаруживаются нестыковки, ошибки, неточности. Такое встречается и в электронном документообороте. Здесь не всегда достаточно исправить недостатки, приходится удалять документ полностью. Чаще всего так бывает, когда его направили не тому партнеру. Либо произошло оформление факта хозяйственной жизни несколькими документами. В этом случае возникает необходимость лишить неверный документ юридической силы. Для этого проводят процедуру аннулирования, где инициатор – это всегда сторона, заметившая ошибку.
Мы описали порядок действий по аннулированию первичных учетных документов в "1С:Бухгалтерии 8" (редакция 3.0), независимо от того, чья это инициатива.
Основные особенности аннулирования ЭПД
В ч. 7 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 No 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 19 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" (утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 No 62н) допускает исправления в ЭПД при условии, что указаны:
- дата на момент исправления;
- ФИО сотрудников, вносивших правки;
- подписи сотрудников.
В п. 20 ФСБУ 27/2021 прописано, что исправление ЭПД возможно путем замены его на другой (исправленный) документ, с указанием реквизитов, описанных ранее. Однако, в этом случае новый ЭПД обязательно содержит запись, что он составлен вместо исходного, а использование первичного документа самостоятельно, отдельно от нового (исправленного) не допускается. Иногда возникает необходимость полностью удалить документ. Такая необходимость появляется чаще всего, если имеет место факт направления ЭПД не тому партнеру.
Юридически процесс признания документа ошибочным нерегламетирован. Сейчас нормативных актов, предусматривающих аннулирование такого договора, нет.
В случае с бумажными вариантами есть два пути: партнеры составляют правильный, а ошибочный подлежит уничтожению; стороны составляют соглашение о недействительности и в случае продолжения дальнейших отношений заключают новый.
Также поступают и в случае с документооборотом в электронном формате. Но физически уничтожение ЭПД невозможно. Поэтому составить новый отдельный документ, фиксирующий согласие на признание исходного аннулированным, будет более надежным способом замены. Тогда документ не считается уничтоженным, но имеет статус недействительного юридически.
Сторона, обнаружившая ошибку, оформляет предложение об аннулировании партнеру и направляет его средствами электронного документооборота. Если второй партнер с этим не согласен, он вправе отказаться от внесения изменений. Тогда исходный документ считается юридически значимым, а стороны решают проблему с помощью существующих правовых механизмов.
Как аннулировать ЭПД по инициативе продавца
Чтобы аннулировать неверный документ, выполняют команды в программе оба партнера, но первичные действия в данном случае производит продавец.
Аннулирование ЭПД продавцом
Аннулируют ЭПД из режима просмотра. Для этого необходимо:
- открыть ЭПД через учетную систему Реализация (можно сделать через просмотр или через строку «Состояние ЭДО»);
- в выпадающем списке команд выбрать «Другие действия», затем «Аннулировать».
Тогда появится окно, где нужно указать причины (ошибки), которые обосновывают необходимость признания документа аннулированным. Далее выполняется команда через кнопку «Аннулировать».
Теперь система направляет покупателю предложение аннулировать документ с указанием причин, а у продавца появляется статус-ссылка ожидания подтверждения (в строке Состояние ЭДО). Также неверный документ автоматически перемещается у продавца в папку «На контроле».
Если покупатель со своей стороны отмечает в системе согласие на аннулирование, процедура автоматически завершается, документ признается недействительным. У продавца он удаляется из папки «На контроле», а в строке «Состояние ЭДО» появляется статус-ссылка «Аннулирован». Такое Предложение должно содержать данные и подписи обеих сторон. Только тогда оно считается принятым, а исходный ЭПД утратившим силу.
Если же предложение не принято и отклонено, продавцу поступает Уведомление об уточнении от покупателя. Найти его в системе можно при переходе последовательно по командам: «Администрирование» - «Сервис», «Руководителю» - «Сервис», «Продажи» - «Сервис».
В этом случае у продавца появляется статус-ссылка «Завершен». Это свидетельствует о возвращении документа в состояние, в котором он находился перед запуском процедуры аннулирования. Тогда ЭПД считается юридически полноценным. В уведомлении указывается причина отклонения, увидеть ее можно через форму просмотра.
Аннулирование ЭПД покупателем
Покупателю приходит электронное предложение аннулировать неверный документ. Тогда исходный ошибочный документ помещается в папку «Аннулировать». При просмотре в системе отображается статус-ссылка «Требуется подтвердить аннулирование».
Посмотреть причину можно через просмотр Предложения, обоснования будут указаны именно там. Продавец имеет право выразить согласие или несогласие с полученным предложением.
В случае согласия подтвердить его можно через команду «Согласиться». Также команда будет отражаться и при просмотре уведомления. Тогда появится статус-ссылка «Аннулирован», документ утратит юрсилу, а факт взаимного согласия отразится в Предложении: в нем будут стоять подписи и данные продавца и покупателя.
В случае несогласия с предложением продавец:
- выполняет команду «Не согласиться»;
- описывает причину;
- выполняет команду «Отклонить аннулирование».
Далее программа автоматически сформирует «Уведомление об уточнении». В нем будет прописана причина несогласия. Этот документ подписывается ЭЦП и направляется второй стороне. Теперь в строке «Состояние ЭДО» отразится гиперссылка «Завершен». Это говорит о том, что первичный документ продолжает действовать и не утратил юридической силы.
