Нельзя начать производство продукции, не имея материальных запасов. Поэтому процесс закупок важен для успешной работы компании. Сделать это вручную сложно. Процесс автоматизации позволяет минимизировать простои и регулировать затаривание складов.
Можно выбрать один из предлагаемых программных продуктов на рынке для автоматизации управления закупками. Но наиболее подходит для этого 1С:ERP.
ERP система – гибкое решение для автоматизации сложных, многоступенчатых бизнес-процессов. Это универсальная единая информационная система, целью внедрения которой является оптимизация бизнес-процессов компании и получение конкурентного преимущества. Так как проекты по внедрению ERP требуют больших временных и денежных ресурсов, важно точно определить цели еще до старта проекта. Такой целью могут быть, например, улучшение показателя окупаемости инвестиций.
Внедрите ERP систему у нас и результаты превзойдут ваши ожидания!
Этапы управления закупками
Закупочная деятельность на предприятии организуется, исходя из наличия штатных единиц, материально-технической базы и иных факторов. Однако есть алгоритм процесса закупок, который свойственен все компаниям, занимающимся производством.
- Планирование.
- Подготовка.
- Осуществление.
- Завершение.
1C:ERP на каждом этапе имеет определенные механизмы, чтобы автоматизировать процесс.
Планирование закупок
В программе есть три уровня планирования:
- Долгосрочное, привязанное к подсистеме “Бюджетирование”.
- Среднесрочное — к “Планированию”. В подсистеме может быть реализовано формирование планов закупок на основной склад.
- Краткосрочное основано на документах, в которых отражены заказы клиентов.
Существует связь между планированием в различных подсистемах. Она настраивается путем установки в настройках вида бюджета. При внесении внесения плановых сведений в экземпляр бюджета в документе устанавливается настройка “Использовать для ввода плановых данных”. В подсистеме планирования закупок выставляется галочка в строке “Отражать планы в бюджетировании по сценарию”. Привязка в имеющимся данным в “Виде плана” осуществляется благодаря настройке “Отражать по статьям бюджетирования”.
В результате выставленных настроек сведения будут подгружаться автоматически.
В программе отлажена связь между планами закупок, продаж и производства. Благодаря механизму объемно-календарного выстраивания планов удается формировать потребность в закупках на месяц. Это обеспечивается благодаря выбору источника потребностей. Ими являются плановые показатели или заказы контрагентов. Механизм взаимодействия может быть выстроен таким образом: краткосрочное планирование привязывается к заказам покупателей, а перспективные проекты отражаются в подсистеме “Планирование”.
При планировании учитываются складские и производственные остатки, а также цены закупок. Можно выбрать по одному из показателей:
- минимальные;
- максимально высокие (в разрезе всех закупок или конкретного поставщика);
- последние закупочные документы.
В программе есть специальный документ для оценки запасов по отдельным складам, резервированию, в заказе.
Обобщенный план по компании можно разделить по показателям: поставщики, склады, цеха, проекты (заказы). Механизм “Скользящее планирование” позволяет вносить изменения в предварительные расчеты при наличии новых фактических реальностей, например, заказчик расторг договор.
Новые релизы 1С:ERP дополнены документом “Управление процессом планирования”, где появилась возможность формировать плану ручным способом, пересчитывать их и проводить оценку.
Подготовка
Для формирования заказов контрагентам предусмотрена подсистема “Обеспечение потребностей”. В ней настраиваются:
- источники (автоматизация настраивается по схеме и способу);
- контроль неснижаемого остатка (выбирается способ по минимуму или максимуму).
Подсистемы могут быть выстроены по участкам. Одна занимается планированием поставок на основной склад, другая обеспечивает движение внутри предприятия.
Заказы оформляются на двух АРМ. Одно формирует документы, основываясь на показателях подсистемы Планирование, другое — по Обеспечению потребностей. Созданные документы контролируются в разрезе заключенных договоров. Условия включают в себя сроки, цены, склад, вид и лимит цены, минимальный размер заказа. Параметры задаются в справочнике Договоры.
В программе можно зафиксировать график оплаты поставщикам, исходя из условий договора.
Осуществление закупок
При поступлении ТМЦ формируются документы Поступления. Их в программе два вида. В одном отражается поступление товара вместе с дополнительными затратами на транспортировку, погрузку и т.д. Второй предназначен для отражения услуг для дальнейшего распределения при формировании себестоимости продукции.
В программе доступно отражение всех событий, касающихся поставок:
- возврат товара (в случае несоответствия качества, недогруза, порчи);
- прием и движение ТМЦ, находящихся на ответственном хранении;
- учет неотфактурованных поставок;
- учет многооборотной тары и операций с ней;
- учет расхождений;
- комиссионная торговля;
- импорт;
- услуги переработки.
Для этого используется множество документов, хранящихся в журнале “Документы закупки”.
Завершающий этап
После завершения процесса закупки у компании возникают финансовые обязательства перед поставщиками. Для их учета формируются отчеты трех подсистем:
- планирование;
- обеспечение;
- закупки.
В них находится информация:
- взаиморасчеты;
- исполнение обязательств;
- динамика и изменение цен;
- исполнение обязательств по величине закупок и оплате.
В подсистеме “Бюджетирование и Планирование” доступен план-фактный анализ. Здесь же можно сформировать модели закупочной деятельности и определить их влияние на производственные процессы.
